È Tempo di pulizia di primavera per la tua casella di posta in arrivo

L'utente medio di posta elettronica spende 2,5 ore al giorno setacciando attraverso i 147 messaggi, mostra la ricerca. Gestire questo tumulo di messaggi è uno dei principali succhi di tempo del posto di lavoro moderno. Ma ci sono modi per risparmiare un sacco di tempo dando la tua casella di posta a attraverso la pulizia di primavera.

Alex Moore, CEO di Baydin, offre 10 suggerimenti su come dare alla tua casella di posta la lunga attesa di pulizia che merita. La sua azienda sviluppa servizi di promemoria per client di posta elettronica popolari come Outlook e Gmail che consentono agli utenti di assumere il controllo di quando inviano e ricevono messaggi di posta elettronica.

Cerca e troverai

Usa ricerca per trovare email specifiche. Ci vorrà solo un terzo del tempo. I moderni client di posta elettronica includono funzionalità di ricerca molto potenti: impiegano 15 minuti per imparare a utilizzarli e pagheranno dividendi per anni.

Disattiva

Prova a disattivare le notifiche sul computer e sul telefono. Ogni volta che viene visualizzata una notifica, il tuo cervello impiega più di un minuto per riprendere completamente la concentrazione.

Elimina follia nella cartella

Non preoccuparti di complicati sistemi di cartelle: la ricerca mostra che è molto più veloce trovare i messaggi scorrendo un elenco di ogni messaggio che hai mai ricevuto che guardando attraverso un insieme "organizzato" di cartelle.

Il tempismo è tutto

Invia messaggi nei momenti ottimali - di solito appena prima del lavoro o durante il pranzo, e raramente nel tardo pomeriggio. Un messaggio inviato alle 7:00 è quasi quattro volte più probabile che venga aperto rispetto a quello inviato alle 16:00.

Cancella la confusione

Lascia solo i messaggi che richiedono ancora la tua pronta attenzione nella tua casella di posta. Spostare il resto in una singola cartella di posta vecchia o archiviarli. I tuoi vecchi messaggi saranno ancora ricercabili e sarà più difficile per le email che non sono "finite" di cadere attraverso le crepe.

La brevità è l'anima dell'argu

Prova a scrivere e-mail più brevi. Sarai sorpreso di quanto bene le persone rispondano alla brevità nella posta elettronica. Una buona linea guida: prova a mantenere la maggior parte dei tuoi messaggi (anche se chiaramente non tutti!) Sotto cinque frasi.

Si tratta di bloccare e affrontare

Se la tua pianificazione lo consente, imposta blocchi temporali specifici ogni giorno per gestire la tua email . Durante quei tempi, passa attraverso le tue e-mail in lotti. Ma cerca di non farlo per prima cosa la mattina - vuoi iniziare la giornata con il tuo lavoro più importante, piuttosto che con l'apparentemente più urgente.

Avere un sistema

Calcolare un sistema per posticipare i messaggi a più tardi. La ricerca mostra che più di un terzo di tutte le e-mail non ha bisogno di attenzione ora, ma ne ha bisogno di nuovo in seguito. Alcune opzioni includono un servizio di promemoria via email che può riportare i tuoi messaggi in un secondo momento.

Semplifica

Se invii un'email in cui chiedi più di una cosa, annota le tue richieste e mettile vicino al parte superiore del messaggio per facilitare il destinatario a capire cosa deve fare.

Dì cosa intendi

Fai la prima frase nella tua email descrittiva. La maggior parte dei client di posta mostra un piccolo snippet del messaggio nella visualizzazione della posta in arrivo. Quale di queste è più probabile che attiri la tua attenzione? "Riunione importante il prossimo venerdì. Per favore, rispondi!" oppure "Hey Frank, ti ​​sto solo scrivendo per farti sapere"

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