Suggerimenti per la pianificazione di disastri per le piccole imprese

Ci vuole un un sacco di soldi e risorse umane per riportare l'attività online dopo un enorme disastro naturale - come Sandy, Harvey o Irma - ma può essere altrettanto difficile riaprire dopo un incidente localizzato come un incendio o un'inondazione. Quando si tratta di preparare la tua azienda per sopravvivere a un disastro, dovresti probabilmente tenere a mente questo vecchio adagio sportivo: la migliore difesa è un buon attacco.

Ottenere la tua casa professionale in ordine richiede tempo, ma prima inizi, più preparato sarà il tuo business in caso di disastro. Dal momento che molte aziende non sanno da dove cominciare con la pianificazione delle catastrofi, abbiamo contattato alcuni esperti del settore per curare cinque dei migliori consigli per la pianificazione di disastri per le piccole imprese.

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Pianifica di comunicare

Secondo Christopher Berry, senior director presso la pratica di gestione dei rischi per la sicurezza di Kroll, pianificare come un business comunicherà con stakeholder, clienti e fornitori durante e dopo un disastro.

Berry ha detto che le aziende devono "assicurarsi che le informazioni di contatto per tutti i dipendenti siano all'altezza ad oggi e in modo appropriato inclusivo di casa, numeri di cellulare e indirizzi e-mail. " Controlla questa lista ogni anno. Dal momento che i file elettronici potrebbero non essere accessibili se il servizio di alimentazione o Internet viene interrotto, sarebbe saggio "considerare di tenere una copia cartacea dell'elenco appropriato in modo sicuro al di fuori del sito in una cassaforte di casa."

Estendere tale elenco un passaggio aggiungendo i nomi e i dettagli di contatto per i fornitori di servizi di emergenza che la tua azienda potrebbe dover raggiungere dopo un disastro. Il momento di capire quale compagnia di gas serve al tuo edificio o chi dovrebbe essere il tuo rappresentante assicurativo locale prima che tu abbia a che fare con un problema, non dopo.

Berry raccomanda anche "stabilire un processo per tenere dipendenti, clienti e venditori informati Per quanto riguarda le operazioni aziendali durante un'emergenza, è possibile farlo pubblicando aggiornamenti di stato su una pagina Facebook dell'azienda o utilizzando il sito Web della società. " Informa in anticipo i metodi che la tua azienda utilizzerà per fornire aggiornamenti.

Determinazione di un piano di backup e accesso

Fornire un processo per proteggere i tuoi dati e record è anche un passo importante. Chloe Demrovsky, presidente e CEO di Disaster Recovery Institute International, consiglia alle piccole imprese di "fare copie dei documenti vitali e dei loro documenti più importanti e archiviarli elettronicamente, in sicurezza ... [in] storage basato su cloud conveniente."

Assicurati di pianificare test dei dati di backup per i dipendenti per garantire che i file siano completi e di facile accesso. Ti vergognerebbe scoprire dopo un disastro che un file importante non è stato caricato correttamente o che un vecchio computer di casa non è aggiornato per accedere a un'applicazione chiave da remoto.

Andy Abramson, CEO dell'agenzia di marketing boutique Comunicano, raccomanda inoltre alle piccole imprese di prendere in considerazione la transizione verso servizi basati su cloud per le operazioni quotidiane prima degli attacchi. "Fortunatamente, dato che siamo tutti cloud, sempre [utilizzando Google G Suite] ... tutti i miei dati sono lì", ha detto.

Abramson ha detto che Comunicano utilizza anche Dialpad per le comunicazioni e UberConference per la collaborazione, "quindi tutto le mie telefonate, i messaggi di testo e le registrazioni sono anche archiviate in Google Cloud. "

Quando l'hardware di Abramson lo ha danneggiato, è tornato operativo dopo pochi minuti dall'accesso ai suoi account cloud su un nuovo laptop.

un piano finanziario e assicurativo

Potrebbe essere difficile da immaginare, ma oltre il 40% delle imprese non riaprono dopo un disastro, secondo l'Agenzia federale di gestione delle emergenze. Parte del motivo è che molte piccole imprese non hanno un piano assicurativo adeguato o un sistema per mantenere il flusso di cassa nella loro attività in caso di emergenza.

Andy Wood, direttore amministrativo dell'agenzia assicurativa per le piccole imprese Insureon, raccomanda di optare per l'assicurazione per interruzione di esercizio oltre alla semplice copertura di responsabilità generale. Non avere "una politica di interruzione del business significa che le spese necessarie per riavviare un'impresa in caso di uragano [o altro incidente che interrompe l'attività commerciale] non sono coperte". Se lo hai, questa copertura può aiutare a sostituire le entrate perse mentre lavori per riaprire le porte.

Anche se hai un'assicurazione adeguata, possono essere necessarie alcune settimane per alcuni mesi per fornire tutta la documentazione necessaria per un reclamo in seguito a un disastro. Avrai voglia di essere pronto a mantenere a galla la tua attività in questo periodo.

Dopo che un inquilino disattento ha lasciato il rubinetto in funzione durante la notte sopra, l'acqua ha colato l'intera produzione di Hollywood Mirrors Adam Watson. "L'unica ragione per cui siamo sopravvissuti è che mi piace mantenere tre mesi di costi di gestione in banca come rete di sicurezza", ha affermato Watson. Ci sono voluti quattro mesi per ottenere il risarcimento dell'assicurazione, l'acqua pulita e il nuovo inventario in magazzino.

"È assolutamente necessario disporre di fondi di riserva per disastri imprevisti come questo", ha detto Watson. "Se finisci i soldi, sarai senza lavoro. È semplice e facile, e può capitare a chiunque."

Prep per le esigenze dei dipendenti

I tuoi dipendenti sono il cuore della tua attività , quindi non dimenticare di includere le loro esigenze nei piani di preparazione alle catastrofi. Peter Yang, co-fondatore di ResumeGo, raccomanda di includere "ampio tempo per i tuoi dipendenti per evacuare la regione con la loro famiglia" nei tuoi piani. Questo è quello che ha fatto prima che il recente Hurricane Harvey colpisse uno dei suoi uffici a Houston. Ha anche preparato i suoi dipendenti in un'altra regione in modo che potessero riprendere il gioco durante il periodo di transizione.

Se la tua squadra lavora in remoto o viaggia per lavoro, è imperativo disporre di un sistema per effettuare il check-in durante un incidente localizzato o disastro. Erik Endress, CEO di Share911, conosce l'impatto che la comunicazione in tempo reale può avere su un'azienda durante un incendio, un'inondazione o un uragano. Il software Endress consente ai datori di lavoro di sapere quali dipendenti sono sicuri e che potrebbero aver bisogno di assistenza durante i disastri. Questo accesso consente ai datori di lavoro di ottenere l'aiuto di cui hanno bisogno e di riportare tutti al lavoro più rapidamente una volta superato il pericolo.

Pratica il piano

Matthew Hilton, responsabile marketing prodotto Switchvox presso la società di comunicazione aziendale Digium, ti consiglia " Allena il tuo staff fino al punto in cui il piano può essere fatto facilmente, esercitalo, esercitalo e poi esercitalo ancora, così non ci sono sorprese quando si verifica un evento reale ". Una fase del piano che sembra semplice, ad esempio la pubblicazione di aggiornamenti della società sui client su Facebook, potrebbe richiedere più attenzione di quanto non appaia.

Ad esempio, chi sta pubblicando gli aggiornamenti? Quante volte vengono pubblicati gli aggiornamenti in un giorno? Cosa succede se non ci sono aggiornamenti in un determinato periodo - è un aggiornamento? Scovare i dettagli del piano e praticare i vari scenari riduce le possibilità di confusione e il tempo in cui la tua attività potrebbe essere offline.

Con un po 'di fortuna, non dovrai mai usare il tuo piano di emergenza, ma questo non significa che tu e la tua i dipendenti non dovrebbero essere pronti a usarlo alla goccia di un cappello.

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