Nuova tecnologia per la gestione dei lavoratori remoti

Nell'ambiente d'ufficio odierno, gestire i dipendenti remoti può essere un compito difficile.

Da tenerli motivati ​​a garantire semplicemente che lavorino le ore che dovrebbero, i datori di lavoro con i telelavoratori possono avere le mani piene per cercare di ottenere il massimo da esse.

Un certo numero di aziende utilizza ora nuovi strumenti tecnologici per aiutare a gestire il processo, incluso il software di time card. Mark Nemtsas, proprietario e fondatore di Timesheets MTS Software, ha dichiarato che il software è stato progettato per sostituire i fogli di carta, le macchine a impulsi e le macchine per la cronometrazione.

"Il software di time card raccoglie informazioni su quando i dipendenti arrivano al lavoro, quando fanno pause e quando partiranno per la giornata ", ha detto Nemtsas a Mobby Business. "Il software memorizzerà queste informazioni sulla scheda del tempo e le renderà disponibili al personale e ai manager delle buste paga in modo che possano eseguire i report per elaborare il libro paga dei dipendenti, su quali impiegati trascorrono il loro tempo e chi è o non è al lavoro."

Uno dei vantaggi del time card è che aiuta a gestire i dipendenti remoti e fuori sede, ha affermato Nemtsas. In questi casi, ha detto che è necessario un sistema basato sul Web, come il Time Clock MTS della sua azienda.

"Un tale sistema dovrebbe consentire ai dipendenti di entrare o uscire con qualsiasi dispositivo abilitato al Web o magari tramite un'app su uno smartphone ", ha detto Nemtsas. "I dati saranno registrati su un server centrale in cui può essere facilmente riportato dal personale del libro paga."

Il software ha anche una serie di altri vantaggi, ha detto Jerry Morlock di ShopClock. Ha detto che il vantaggio principale nell'usare il time card software è quello di risparmiare tempo per i dipendenti.

Ha detto per un dipendente, il processo di calcolo della quantità di tempo impiegato da un elenco di orari di inizio e fine può essere laborioso e prona. Con i computer, i dati vengono calcolati automaticamente.

"Il risultato sono dati accurati e un risparmio eccezionale in termini di tempo di elaborazione, che si traduce in un risparmio in dollari", ha affermato Morlock. "Questo risparmio normalmente paga per il software."

Il software aiuta anche i problemi di comunicazione tra i dipendenti e il dipartimento delle risorse umane, in quanto include funzionalità integrate per richiedere il tempo libero o far sapere a un datore di lavoro quando un dipendente si dimentica di clock in.

"Per un ufficio con due o tre dipendenti, potrebbe non essere un grosso problema, ma per un'azienda con più sedi e dozzine di dipendenti, diventa estremamente importante", ha affermato. "È uno dei principali collegamenti di comunicazione tra lo staff delle risorse umane e i dipendenti."

Joni Loveless, vice presidente di Hawkeye Technology Inc., fornitore del software TimeClick, ha detto che ci sono anche benefici ambientali nella scelta del software su una carta alternativa.

"I resoconti del software della carta del tempo possono anche essere salvati elettronicamente, aiutando le piccole imprese ad eliminare gli sprechi di carta", ha detto Loveless.

Mentre ci sono una serie di vantaggi che vengono con il software della scheda di tempo, Nemtsas ha detto che ci possono essere alcuni aspetti negativi se il software giusto non viene scelto o se non è implementato correttamente. Ogni volta che sono coinvolti computer e software, c'è il potenziale per problemi tecnici, ha detto.

"I computer possono guastarsi e il software delle carte del tempo può essere incompatibile con i nuovi sistemi operativi", ha affermato Nemtsas. la resistenza al software può essere un problema.

"Alcuni dipendenti odieranno l'idea di un sistema in grado di tracciare i propri tempi in modo preciso e non può essere manipolato", ha affermato Nemtsas. "Questo problema è più di tipo culturale piuttosto che un inconveniente del software stesso."

Per le aziende che stanno pensando di adottare il software per le carte del tempo, Loveless ha detto che ci sono un certo numero di caratteristiche e strumenti che dovrebbero cercare. Innanzitutto, ha detto che i proprietari di attività commerciali dovrebbero cercare un software che includa una versione di prova gratuita in modo che possano dargli un test drive prima di sborsare denaro.

"Le prove gratuite sono un ottimo modo per familiarizzare con il nuovo software", ha affermato. "Ti danno l'opportunità di esplorare le funzionalità e avere un'idea dell'utilità e della facilità d'uso, e possono essere un ottimo modo per fare un confronto parallelo di alternative in competizione."

Dal momento che computer e software possono essere pignoli, Loveless ha affermato che le migliori opzioni di software per le carte del tempo offrono supporto tecnico di prim'ordine via e-mail, chat dal vivo e telefono.

"Un buon supporto tecnico può risparmiarti ore di frustrazione e perdita di tempo e assicurarti di ottenere tutti i vantaggi del software acquisti ", ha detto.

In futuro, Nemtsas vede che il software delle cartelline del tempo sostituisce completamente le versioni cartacee, specialmente con le versioni a partire da $ 100.

" Anche se hai solo pochi dipendenti, tu " È probabile che recupererai quel costo in termini di risparmio di tempo in appena un mese o due se stai utilizzando un sistema di cartellini temporali cartaceo ", ha affermato.

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