Sovraccarico dell'app? Trovare la giusta soluzione di collaborazione per il tuo business

Quante app utilizza la tua azienda? Dalla gestione dei progetti alla gestione delle relazioni con i clienti (CRM), dalla condivisione di file ai social e dall'analitica ai calendari, nel mondo iperconnesso di oggi, il sovraccarico delle app è inevitabile per molte aziende. Questo sovraccarico mette a dura prova non solo il flusso di lavoro di un'azienda, ma anche i lavoratori.

La semplificazione è la soluzione. Utilizzando il software di collaborazione e le soluzioni intranet, le aziende possono accedere a tutte le app necessarie in un'unica posizione. Ciò semplifica e rende più efficiente la gestione dei carichi di lavoro e della collaborazione di squadra rispetto all'accesso agli strumenti dispersi sul Web, su singoli computer e in tutta la rete aziendale. In molti casi, il software di collaborazione e le soluzioni intranet offrono alle aziende la flessibilità di integrare le loro app preferite nella intranet o di utilizzarle in combinazione con le soluzioni out-of-the-box del provider. [ L'economia di oggi richiede Collaboration for Growth ]

Per illustrare i vantaggi del software di collaborazione e della creazione di intranet, Dan Latendre, CEO di Igloo Software, un provider di intranet cloud che mira a combattere il sovraccarico delle app, ha fornito un esempio. Ha citato come Igloo viene utilizzato nella vita reale alla Children's Hospital Foundation, il braccio di raccolta fondi del Children's National Medical Center.

"Prima di Igloo, i loro metodi di collaborazione erano email, riunioni, carta e penna", ha detto Latendre. "Poiché il loro obiettivo è raddoppiare la filantropia da $ 45 milioni a $ 90 milioni nei prossimi cinque anni, avevano bisogno di una serie di strumenti collaborativi che permettessero loro di fare ciò che fanno, solo meglio."

In precedenza, in un giorno tipico , la Fondazione ha utilizzato diverse applicazioni per lavorare e riferire, ha detto Latendre. Ciò includeva Google Apps, Google Analytics, Wufoo, il dashboard client Logi Analytics, lo strumento di gestione dei progetti basato sul Web TeamGantt e il fornitore di soluzioni di gestione delle risorse digitali MerlinOne.

"Igloo ha integrato tutte queste applicazioni tramite Okta e un ambiente single sign-on ", ha detto Latendre. "Ora, tutti questi strumenti disparati sono riuniti in un unico posto e ora dispongono di un portale di informazioni in cui i dipendenti possono accedere a tutte queste diverse applicazioni."

Inoltre, l'implementazione del software di collaborazione ha consentito alla Fondazione di ricostruire e accedere alle informazioni in una posizione centralizzata.

"Invece di affidarsi a un'unità condivisa per trovare un elenco di dipendenti o un elenco di procedure, è possibile aggregare tutte queste informazioni in un unico punto con wiki", ha affermato Latendre. "Per alcuni tipi di informazioni, usano le funzionalità native di condivisione dei documenti di Igloo, ma se del caso, incorporano anche i documenti di Google quando condividono al di fuori di Igloo o quando richiedono una collaborazione in tempo reale."

I wiki possono anche essere usati per memorizzare e accedere a tutti i tipi di informazioni, come le politiche aziendali, trasformando questi dati in una vera base di conoscenze, ha detto Latendre.

Come Children's Hospital Foundation, molte piccole imprese possono trarre vantaggio dalle soluzioni di collaborazione e intranet, utilizzando questi strumenti per semplificare il flusso di lavoro e più efficiente. La sfida, tuttavia, è trovare le giuste soluzioni per la tua azienda e eseguirle con interruzioni minime.

Latendre ha fornito i seguenti suggerimenti su come scegliere e implementare con successo il software di collaborazione per la tua azienda.

1. Determinare le app di cui i team hanno realmente bisogno e il modo in cui le useranno.

Prima di valutare i fornitori, è importante capire il problema aziendale che stai cercando di risolvere e il motivo per cui lo vuoi risolvere. A seconda delle esigenze di una squadra, dipartimento o organizzazione, i tipi di strumenti appropriati variano. Forse un reparto vendite disperso a livello globale vuole migliorare la trasparenza e l'apertura in un ambiente in cui possono condividere informazioni e porre domande - un'applicazione di microblogging potrebbe aiutare a comunicare qui. O forse un team di marketing vuole lo stesso per il proprio dipartimento, ma desidera anche avere visibilità sulle conferenze pianificate per l'anno: un microblogging e un'applicazione per il calendario sarebbero perfette per la loro collaborazione.

Ma con così tante app di collaborazione aziendale disponibili a la carte, le organizzazioni lottano con dati diffusi. Le loro informazioni vengono archiviate in varie aree in cui i dati e le conversazioni non sono unificati. Le organizzazioni devono accedere a una determinata applicazione per trovare un documento e in un'altra app per trovare il feedback dei propri colleghi. Poi devono anche cercare le modifiche suggerite a una presentazione nella loro casella di posta elettronica. Secondo Spiceworks, una rete per professionisti IT, l'azienda medio-piccola di medie dimensioni utilizza probabilmente più di quattro servizi in hosting, di cui l'informatica è a conoscenza, ovviamente. Se guardi la società di ricerca e consulenza Forrester, il numero sale a 9.3.

Igloo offre una serie di app Web per la collaborazione nel social business, come blog, calendari, condivisione di file, forum, microblog e wiki. Le app modulari di Igloo sono progettate per affrontare i problemi specifici per cui gli utenti aziendali si rivolgono ai servizi per i consumatori. A seconda dei requisiti di comunicazione e collaborazione di un'organizzazione, le app offrono agli utenti la flessibilità di utilizzare individualmente le app specifiche che desiderano o di integrarle in una soluzione di social intranet coesiva. Aiuta gli utenti a creare un ambiente di lavoro virtuale per fornire un'unica fonte di informazioni, collegando allo stesso tempo personale remoto e distribuito.

2. L'implementazione è un processo graduale.

Secondo Gartner, l'80% degli sforzi del social business non raggiungerà i benefici previsti entro il 2015. Quindi, anche prima di implementare gli strumenti di collaborazione, è imperativo adottare le misure adeguate per garantire di comprendere appieno le esigenze aziendali e i requisiti di implementazione e di garantire che la soluzione venga adottata e utilizzata a lungo termine dai dipendenti.

Quando si implementano strumenti di collaborazione, l'adozione da parte dei dipendenti è fondamentale. È importante identificare in che modo le tecnologie sociali miglioreranno i flussi di lavoro del personale. Ad esempio, invece di inviare una presentazione via e-mail, dimenticando poi di citare la persona giusta, gli utenti possono caricare presentazioni in specifici reparti o aree del team. Da qui, i dipendenti possono commentare sotto la presentazione con le modifiche suggerite. Il loro flusso di lavoro nel suo complesso è semplificato, ma unificato.

Dopo l'implementazione degli strumenti, è altrettanto importante continuare il livello di supporto e assumerne la proprietà. Assegnare un gestore di comunità che sosterrà e farà crescere la intranet e i suoi strumenti dopo che è stato distribuito assicura che lo slancio continui. Con questa persona incaricata della segnalazione e del monitoraggio, oltre a prendere provvedimenti per migliorare la rete intranet, avrai una base di utenti più attiva e attiva.

Originariamente pubblicato su MobbyBusiness .

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