Paper Trail: una guida per cosa salvare e cosa cestinare

È probabile che tu possieda almeno uno scoppio lo schedario delle cuciture o un cestino di plastica pieno di dichiarazioni dei redditi dell'epoca in cui Vanilla Ice non era una battuta finale. O forse sei un po 'più dal lato moderno: il tuo disco rigido è letteralmente pieno di scansioni e dump di dati.

Peggio ancora, forse stai tirando i dadi e non hai molta intenzione di salvare i documenti della tua azienda.

Indipendentemente da in quale campo cadi, rimangono un paio di domande centrali: quanto tempo occorre a un'azienda per aggrapparsi ai suoi documenti aziendali? E cosa dovrebbe tenere?

Come molte delle domande della vita, non esiste una risposta in bianco e nero. Le regole dell'Internal Revenue Service sono da tempo le impostazioni predefinite, ma ci sono altre cose che le aziende dovrebbero prendere in considerazione. Soprattutto, però, le piccole imprese devono avere un piano esplicito ed eseguibile.

"È molto possibile per le piccole imprese sottovalutare il valore dei record e la necessità di conservarli", ha detto Benjamin Wright, un avvocato con sede a Dallas specializzato in tecnologia e documenti.

In una certa misura, l'IRS consente una certa flessibilità nel modo in cui le aziende gestiscono i loro documenti, incluso l'uso di sistemi elettronici.

"L'IRS non ti dirà tutto ciò che devi fare. Avrai bisogno di una guida da parte di un CPA ", ha detto Wright, che ha ampiamente parlato di sistemi documentali.

L'IRS ha, tuttavia, spiegato recentemente che accetterà sistemi di contabilità elettronica, come QuickBooks, per un controllo.

La Pubblicazione IRS 583 sottolinea che qualsiasi sistema di conservazione dei documenti dovrebbe consentire a un contribuente di supportare facilmente i risultati aziendali che appaiono in una dichiarazione dei redditi. Per lungo tempo, la regola della conservazione riteneva che le imprese e gli individui dovessero conservare dichiarazioni dei redditi e documenti per sette anni, ma la pubblicazione 583 indica che ciò non è vero. Piuttosto, diversi statuti di limitazione si applicano a diverse situazioni fiscali. Ad esempio, se un'azienda deve una tassa aggiuntiva, lo statuto delle limitazioni è di tre anni.

L'IRS offre esempi dei migliori documenti da conservare:

• Entrate: Ricevute, ricevute bancarie, fatture, 1099
• Acquisti e spese: Assegni annullati, ricevute di carte di credito, estratti conto

Tutto sommato, sette anni non sono un cattivo standard, anche se è un po 'più del necessario in diverse situazioni. Nota: non vi è alcun limite di legge sulle dichiarazioni fiscali fraudolente o non corrette.

I documenti hanno scopi più divergenti rispetto al supporto delle dichiarazioni dei redditi. Wright ha citato come esempio le società di costruzioni che potrebbero dover rispettare leggi speciali in materia ambientale. Altri enti governativi federali o statali potrebbero stipulare che i documenti pertinenti debbano essere conservati a tempo indeterminato.

"In teoria, si possono avere requisiti che vanno oltre [i requisiti IRS]", ha affermato Wright. "Se è così, probabilmente lo saprai".

Le piccole imprese non dovrebbero presumere che un piano di conservazione dei documenti più sofisticato richieda attrezzature e software sofisticati. In effetti, una soluzione potrebbe essere a portata di mano. Wright sottolinea l'e-mail come il modo più semplice e semplice per mantenere la documentazione di supporto. "Possiamo usare l'e-mail come diario di ciò che abbiamo fatto, con chi abbiamo parlato, come abbiamo fatto qualcosa. Può essere molto prezioso ", ha detto Wright. Ha notato che molti dei principali servizi di posta elettronica offrono spazio illimitato per un minimo di $ 20 all'anno.

Date le circostanze, una piccola azienda potrebbe scegliere di archiviare molti documenti su un sistema di posta elettronica e registrare molto di come fa affari. Con il prezzo del disco rigido e il crollo del cloud storage, anche le aziende ora hanno molte opzioni convenienti tra cui scegliere.

Troppa documentazione può potenzialmente essere problematica, però. "Viviamo nell'acquario elettronico," disse Wright. "Questo vale tanto per i mom-and-pop quanto per il Dipartimento di Stato degli Stati Uniti. I record elettronici possono apparire ovunque. "In altre parole, fai attenzione.

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