Come utilizzare Google Apps for Business

Google Apps for Business è una solida alternativa alla suite Office 365 di Microsoft e una buona soluzione all-in-one per le piccole imprese che non dispongono di un budget IT elevato. Un abbonamento include software per creare, modificare e collaborare sui documenti; una buona app di videoconferenza; archiviazione cloud con spazio illimitato; e un calendario che semplifica la pianificazione degli appuntamenti. Continua a leggere per cinque modi per ottenere il massimo da Google Apps for Business.

1. Visualizza e modifica documenti

Google Documenti è un elaboratore di testi completo che ti consente di scrivere, modificare e annotare i documenti. Nel frattempo, Google Sheets è un potente editor di fogli di lavoro e Presentazioni ti consente di creare presentazioni aziendali. Poiché tutte e tre le app vengono eseguite nel tuo browser Internet, puoi eseguire tutte le operazioni di scrittura e modifica senza installare software dedicato sul tuo computer, offrendoti maggiore flessibilità per lavorare su qualsiasi macchina tu scelga. E finché hai una connessione Internet attiva, Google Documenti sincronizza automaticamente i tuoi file sul cloud in modo che vengano sottoposti a backup e sempre accessibili. Funziona anche offline; tutte le modifiche o le modifiche apportate a un documento verranno sincronizzate la prossima volta che sarai online.

Documenti, Fogli e Presentazioni Google consentono anche la modifica collaborativa. Puoi lavorare all'interno di un singolo documento contemporaneamente con i compagni di squadra o altri colleghi, vedere le modifiche mentre sono fatte in tempo reale e comunicare attraverso la chat integrata. Le impostazioni avanzate del documento ti consentono di modificare l'accesso, modificare, visualizzare e commentare per ogni documento.

2. Calendario

Google Calendar è uno strumento affidabile per aiutare il tuo team a pianificare progetti, coordinare appuntamenti e pianificare riunioni. E iscriversi a Google Apps for Business aggiunge nuove funzionalità per rendere la tua squadra più produttiva. Per i principianti, ti consente di utilizzare un calendario condiviso per sfogliare e prenotare sale conferenze e attrezzature condivise come i proiettori semplicemente aggiungendoli a un evento del calendario.

Google Calendar semplifica anche la programmazione delle riunioni, poiché puoi facilmente farle conoscere agli altri sapere quando sei disponibile. Puoi anche verificare rapidamente la disponibilità dei colleghi e persino sovrapporre più calendari in un'unica vista per vedere come si sovrappongono i tuoi programmi. Inoltre, Google semplifica la migrazione da altri calendari aziendali, con strumenti per importare appuntamenti ed eventi da Exchange, Outlook e iCal.

3. Archiviazione cloud

Google Drive è una solida piattaforma di archiviazione su cloud che consente di eseguire il backup di file e documenti e di accedervi in ​​seguito su qualsiasi dispositivo connesso al Web. La registrazione per un singolo account Google Drive ti offre 15 GB di spazio di archiviazione per utente, ma puoi pagare un po 'di più per aggiungere spazio e funzionalità extra.

Un abbonamento base fornisce 30 GB di spazio di archiviazione per ogni utente, per $ 5 per utente al mese . Tuttavia, con un supplemento di $ 5 per utente al mese, puoi accedere a Google Vault, uno strumento di archiviazione e di individuazione dei documenti. Avrai anche uno spazio di archiviazione illimitato per tutti i tuoi dipendenti come bonus. Aggiungendo fino a soli $ 10 per utente al mese, si tratta di circa la metà del prezzo della più grande opzione di archiviazione precedentemente offerta da Google, che ha fornito solo 1 TB di spazio di archiviazione per ciascun utente. C'è un avvertimento per le aziende più piccole: le aziende con meno di cinque dipendenti avranno ancora un limite di 1 TB per utente.

Anche Google Apps for Business aggiunge nuove funzionalità a Google Drive. Ad esempio, ti offre più opzioni per concedere le autorizzazioni per scaricare, visualizzare, modificare o commentare i documenti. Inoltre, puoi accedere a app integrate di Google Drive come DocuSign per la firma digitale dei documenti e Smartsheet per la gestione dei progetti.

4. Email

Gmail è già uno dei migliori servizi di posta Web in circolazione. Ma iscriversi a Google Apps for Business ti offre tantissime nuove funzionalità per i professionisti. Per cominciare, ti consente di creare indirizzi email professionali per tutti i tuoi dipendenti, in formato . Questo è un vantaggio enorme per le piccole imprese che vogliono apparire più professionali online.

Altri vantaggi per gli utenti aziendali includono il doppio dello storage degli account Gmail personali: 30 GB per utente anziché 15 GB. Ciò significa che non dovrai mai preoccuparti di cancellare un messaggio importante. Google Apps for Business elimina anche gli annunci pubblicitari in Gmail e fornisce uno strumento per sincronizzare email, eventi e contatti tra Microsoft Outlook e il tuo account Google. Se si preferisce utilizzare un client di posta elettronica desktop invece di un portale Web, Gmail è compatibile con Microsoft Outlook, Apple Mail e Mozilla Thunderbird.

5. Videoconferenza

La versione gratuita di Google Hangouts è una soluzione decente per le videoconferenze one-on-one. Ma un abbonamento a Google Apps for Business apre nuove opzioni. Ti consente di aggiungere un Hangout a qualsiasi riunione su un calendario condiviso, in modo che dipendenti, colleghi e colleghi possano partecipare alla sessione di videoconferenza con un solo clic.

E Google Hangouts dispone di funzionalità per facilitare le riunioni video. Ad esempio, lo schermo si focalizza automaticamente su chiunque stia parlando in quel momento, e il muting dinamico aiuta ad eliminare il rumore di fondo che distrae. L'app ti consente anche di condividere il tuo schermo per rivedere le diapositive o dare un tutorial remoto da qualsiasi luogo. Nel frattempo, la chat integrata ti consente di condividere facilmente i collegamenti. Hangouts è una buona soluzione per le piccole imprese, ma il limite di 15 persone per le videoconferenze potrebbe ostacolare le aziende più grandi.

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