Il tuo manuale dei dipendenti ha bisogno di un aggiornamento?

Quando senti il ​​"manuale dei dipendenti", probabilmente pensi a un grosso pacchetto di rigide linee guida che regolano ciò che i lavoratori possono e non possono fare, come dovrebbero vestirsi e cosa si aspetta di loro in un grande ufficio aziendale. Sebbene un manuale possa e debba essere molto più di una descrizione delle regole, delle regole e delle pene aziendali, è facile capire perché questo importante documento ha guadagnato quella reputazione ossessionata dalle regole nel corso degli anni.

"Manuali dei dipendenti antiquati [sono basati on] un ideale di politiche progressive disciplinari o di azioni correttive ", ha dichiarato Melinda Figeley, vicepresidente dei servizi di consulenza HR presso il provider di soluzioni di benefici NFP. "Tendono a riflettere una vecchia cultura in cui un dipendente viene avvertito verbalmente, e se il problema della condotta o della prestazione si ripresenta, ci sono avvertimenti scritti seguiti dalla risoluzione."

Figeley ha notato che i datori di lavoro spesso inseriscono questi tipi di politiche sui manuali degli impiegati in posto per proteggersi da cause legali e reclami dei dipendenti. Tuttavia, tali regole possono portare i datori di lavoro a maggiori problemi se le società non applicano le proprie politiche, ha affermato. La maggior parte dei datori di lavoro finisce per non seguire la politica che hanno pubblicato alla lettera perché crea un processo graduale che non è appropriato per ogni dipendente in ogni situazione e ciò può creare seri problemi sul posto di lavoro.

"I manuali devono avere una politica in cui le prestazioni e la condotta sul lavoro vengono valutate individualmente in base alle circostanze, come la cronologia di lavoro dei dipendenti, la gravità e la frequenza del problema, e cosa sarebbe meglio imprimere a questo dipendente la necessità di cambiare", Figeley ha detto Mobby Business. "Ogni situazione è diversa e [i manuali] hanno bisogno di flessibilità invece di una formula passo passo per gestire i problemi di prestazioni."

Ma le politiche disciplinari obsolete non sono il problema più grande che le aziende di oggi hanno con i loro manuali dei dipendenti. La maggior parte delle piccole imprese non ha in realtà un manuale formale per il riferimento del proprio personale. Michael Pires, vicepresidente di ADP HR Solutions, ha affermato che, sebbene le società non abbiano l'obbligo per legge di avere manuali, sono tenuti ad avere politiche scritte su varie leggi federali e statali sul lavoro, quali Equal Employment Opportunity (EOO), Fair Labour Standards Act (FSLA) e Family and Medical Leave Act (FMLA).

"Un manuale diventa un modo per impacchettarlo in modo davvero professionale", ha dichiarato Pires. "Mostra ai dipendenti che prendi sul serio la tua azienda e fissa anche uno standard per il datore di lavoro e i dipendenti su come gestire [determinate situazioni]. È uno strumento e una risorsa cruciali per aiutare a gestire un'organizzazione."

Se sei Creando per la prima volta un manuale ufficiale per i dipendenti, Figeley e Pires consigliavano di includere le seguenti politiche essenziali:

• Classificazione FLSA o politica dello status di esenzione
• Ammissibilità alla copertura FMLA e altre forme di assenza (es. giurato), nonché i diritti e le responsabilità dei dipendenti e del datore di lavoro
• Politica EOO
• Politiche antibullismo, molestie sessuali e discriminazione
• Disclaimer "Occupazione a volontà" (richiesto da 23 stati)
• Aspettative di tempo e di presenza
• Tempo di ferie / tempo di ferie consentito
• Pianificazioni, deduzioni e processi di retribuzione (dal punto di vista dei dipendenti)
• Gestione della sicurezza sul lavoro e degli infortuni
• Offerta dei vantaggi, ove applicabile

Per l'ufficio "moderno", tecnologia e lavoro a distanza le politiche dovrebbero anche avere un posto nei manuali dei dipendenti. Le guide dovrebbero indicare chiaramente l'uso del BYOD rispetto alle attrezzature di proprietà dei datori di lavoro, nonché le aspettative sulla privacy relative ai dati aziendali. Figeley ha detto che il tuo manuale dovrebbe includere politiche relative ad accordi di lavoro speciali come telelavoro e tempi flessibili, e Pires ha raccomandato una politica sui social media delineando alcune linee guida di base su come un dipendente dovrebbe rappresentare il tuo marchio sui social network pubblici.

Se stai creando un manuale per i dipendenti per la prima volta, non cercare di farlo da solo, ha detto Pires. Esistono numerosi strumenti per aiutarti a creare un manuale, come ad esempio procedure guidate di manuali per dipendenti di aziende come ADP. Sebbene siano disponibili numerosi modelli online e numerosi manuali aziendali esistenti da utilizzare come modelli, tieni presente che il tuo manuale dovrebbe tenere conto delle tue esigenze e circostanze aziendali speciali.

"Non [presumi] politiche generiche che hai scaricato o preso in prestito da qualcuno che conosci avrà la lingua o il contenuto appropriato per la tua attività, perché è probabile che non lo sia ", ha dichiarato Pires. "Pensa di coinvolgere gli esperti giusti per guidarti attraverso il processo.Se stai volando da solo senza la giusta esperienza, può essere davvero difficile."

Soprattutto, quando costruisci il tuo manuale, ricorda che il suo scopo principale è per coinvolgere e motivare i tuoi dipendenti.

"Un manuale per i dipendenti [dovrebbe] ispirare, motivare e guidare i dipendenti", ha detto Figeley. "È necessario prendere in considerazione la mitigazione del rischio, ma il suo scopo principale è quello di introdurre dipendenti nella vostra cultura, persone e storia. [Spiegare] cosa state facendo e in che modo fanno parte di questo. acculturare o socializzare i dipendenti in un'organizzazione e farli entusiasti di lavorare [con voi]. "

Originariamente pubblicato su Mobby Business

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