Collaboration Kinks che possono costarti
I progressi tecnologici odierni consentono alle aziende di fare brainstorming, comunicare, condividere e innovare da qualsiasi parte del mondo, in modi che non erano mai stati possibili prima. Queste capacità hanno portato con sé la promessa di una collaborazione senza interruzioni tra i membri di una forza lavoro sempre più globale.
Ma come molte aziende sanno, gli sforzi di collaborazione non sempre funzionano come pianificato. Un recente studio paneuropeo commissionato dal fornitore di soluzioni di collaborazione Projectplace ha rilevato che le inefficienti pratiche di gestione dei progetti costano alle organizzazioni 20 giorni lavorativi all'anno, il che può mettere a repentaglio le entrate e la reputazione di un'azienda.
"Il successo del progetto richiede un equilibrio di elementi, inclusa la costruzione di un team motivato, collaborazione semplice e lavoro in tempo e nel budget ", ha dichiarato Tobias Andersson, chief operating officer di Projectplace. "Basta uno solo di questi elementi per scivolare, perturbare l'equilibrio e provocare il caos: se la squadra manca una sola e-mail, l'effetto a catena può essere un ritardo nel progetto, un cliente insoddisfatto e persino un mancato guadagno".
I problemi di comunicazione e tecnologia sono tra i principali motivi per cui la collaborazione si rompe nelle organizzazioni. Dei 1240 project manager intervistati da Projectplace, il 37% ha dichiarato che la mancanza di comunicazione con i membri del team è un grosso problema. Tre quarti degli intervistati utilizzano l'e-mail come metodo di comunicazione principale e i limiti delle dimensioni delle cassette postali (26 percento) e il rintracciamento di e-mail specifiche in un thread (38 percento) sono due grandi pet peeves per i lavoratori. Mentre la maggior parte dei project manager ritiene che investire in nuove tecnologie possa ridurre tempo, denaro e stress, solo il 52% dei reparti IT supporta l'utilizzo di nuove soluzioni tecnologiche.
James Bindseil, presidente e CEO dell'azienda di software di trasferimento file Globalscape ha rilevato che versioni multiple di file e l'impossibilità di tracciare correttamente i documenti possono anche ostacolare l'innovazione e il lavoro di squadra che la collaborazione dovrebbe consentire, specialmente quando i lavoratori sono geograficamente dispersi.
"Con una miriade di utenti in varie sedi, le aziende devono affrontare ostacoli nella gestione di più reti e nella prevenzione delle ridondanze nei carichi di lavoro dei dipendenti ", ha dichiarato Bindseil a Mobby Business. "[Se un utente sta modificando un documento che è attualmente accessibile da un altro membro del team in tutta la città, il paese o il globo, può portare a più documenti incoerenti e un tempo di completamento del progetto più lento. Organizzazioni che non possono controllare e tenere traccia dei loro documenti spesso scoprono che la collaborazione può essere ingombrante e inefficiente. "
Forse anche più preoccupante di questi problemi è il rischio inerente alla sicurezza delle informazioni associato a pratiche di scarsa collaborazione. Uno studio di Globalscape ha rivelato che quasi i due terzi dei dipendenti utilizzano metodi di condivisione file non approvati come Dropbox e account di posta elettronica personali e l'80% di questi lavoratori lo fa almeno una volta al mese. Bindseil ha consigliato alle organizzazioni di scegliere un software di collaborazione che consentisse loro un maggiore controllo sui loro documenti e informazioni.
"L'assenza di sicurezza di livello enterprise mette i dati a rischio di compromissione o corruzione se cade nelle mani sbagliate", ha affermato Bindseil. "[Trova una soluzione che] può spostare o sincronizzare le informazioni da una posizione a un'altra, proteggere i dati in movimento, evitare ridondanze bloccando i file e consentire l'accesso controllato remoto e offline ai documenti critici."
Andersson ha anche sottolineato l'importante ruolo di le giuste soluzioni tecnologiche per garantire una collaborazione sicura, efficiente e produttiva.
"Il caos nella gestione dei progetti è dannoso per le aziende perché può danneggiare la loro reputazione e il loro profitto", ha detto Andersson. "Le aziende hanno tutto da guadagnare affrontando il caos e la tecnologia gioca un ruolo centrale in questo: esplorando nuovi metodi e strumenti, possono promuovere una collaborazione più intelligente e guidata dagli obiettivi."
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