Relazione non salutare con la tua casella di posta? Come rompere le cattive abitudini email
Mentre la posta elettronica esiste da decenni, le persone sono connesse ad essa più che mai, trova una nuova ricerca.
Secondo un sondaggio di Reachmail, anche se il controllo della posta elettronica durante il giorno può ridurre la produttività, quasi l'84 percento degli intervistati lo fa spesso. Infatti, più della metà degli intervistati invia più di 10 email ogni giorno.
Non è solo durante la giornata lavorativa che le email di lavoro distraggono le persone. Un altro sondaggio di Reachmail ha rivelato che il 75% degli americani controlla la posta elettronica nei giorni di ferie e alla fine della serata e il 61% controlla la posta in arrivo mentre è in vacanza.
Mentre l'email è una grande forma tradizionale di comunicazione, non dovrebbe essere divorante. Ecco come rompere queste abitudini e creare una relazione più sana ed efficiente con la posta elettronica.
Sviluppare una pianificazione della posta elettronica
Una delle ultime tendenze nella gestione della posta elettronica è conosciuta come "inbox-zero". L'obiettivo è quello di mantenere la tua casella di posta pulita in ogni momento, ma chi pratica questa tecnica tende a controllare la propria posta più di 25 volte al giorno, secondo il sondaggio "Work Email Trends After Hours".
Se vuoi essere meno distratto dalle e-mail e più produttivo, abbandonare il concetto e creare un programma per limitare la quantità di tempo trascorso a leggere e rispondere. Ciò minimizza le interruzioni che fanno deragliare la tua produttività sulle attività e ti assicura che stai accantonando un periodo di tempo adeguato per loro.
Non esiste una regola per quale tipo di programma funziona meglio. Se non sei sicuro di quanto spesso devi essere nella tua casella di posta, prova a controllarlo in tre orari designati ogni giorno per una settimana per un periodo di tempo prestabilito. Quindi riduci il tempo della settimana successiva finché non trovi il tempo minimo necessario per rispondere adeguatamente.
Gestire le aspettative e creare confini è una parte importante della creazione di una pianificazione della posta elettronica. Assicurati che i clienti oi colleghi siano a conoscenza della nuova pianificazione impostando una risposta automatica con il tuo host di posta elettronica o aggiungendo i tempi di risposta alla tua email nella tua firma. In questo modo, le persone che sono abituate alle risposte istantanee non saranno sorprese o offese se impiegheranno tre ore per rispondere invece di tre minuti.
Organizzare il contenuto in cartelle
Creare cartelle che contengono e-mail tempestive o messaggi informativi è un ottimo modo per organizzarsi. Se lavori per una società che ha diversi dipartimenti, potrebbe essere utile organizzare il tuo account per dipartimento con sottocartelle per materiale sensibile al tempo.
Annulla iscrizione alle catene di email
Una parte integrante del processo di organizzazione della posta elettronica è nel magia del link di cancellazione. È facile lasciarsi sommersi da offerte di aziende e venditori iscrivendosi ai propri magneti di riferimento, ma se la loro corrispondenza successiva si aggiunge solo al backlog della posta elettronica, potrebbe essere il momento di annullare l'iscrizione. Sii spietato con questo; i marketer sanno che hanno bisogno di guadagnare l'attenzione degli abbonati, e il tuo abbonamento è il loro privilegio.
Se la creazione di una pianificazione e-mail e l'implementazione di una rigida politica dell'organizzazione non rendono la tua casella di posta più gestibile, potrebbe essere il momento di prendere in considerazione uno strumento di gestione della posta elettronica .
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