4 Errori comuni di comunicazione (e come risolverli)

Tutti sanno che la comunicazione è fondamentale nel mondo degli affari. Per gestire un team di successo, dipendenti, dirigenti e top manager devono comunicare in modo chiaro ed efficace.

Tuttavia, a volte il flusso di informazioni viene interrotto e alcune parti interessate vengono lasciate all'oscuro. La mancanza di comunicazione può comportare conseguenze negative, da dipendenti arrabbiati e clienti a opportunità perse e profitti persi.

"I messaggi vengono inviati e ricevuti indipendentemente dal fatto che le aziende scelgano di comunicare", ha affermato Tim Eisenhauer, co-fondatore e presidente dell'azienda piattaforma di social network Axero. "La mancanza di comunicazione può anche mandare un messaggio forte".

Non dovrebbe sorprendere, quindi, che il coinvolgimento dei dipendenti possa avere un duro colpo se non si effettua regolarmente il check-in con il personale.

"Spesso Le piccole imprese operano nel presupposto che i dipendenti sappiano cosa sta succedendo o, in caso contrario, lo capiranno da soli ", ha affermato Jeff Corbin, fondatore e CEO di APPrise Mobile, creatore diEMPLOYEEapp. "Tuttavia, nella maggior parte dei casi, questo non è il caso. Di conseguenza, le questioni relative alla comunicazione e al coinvolgimento dei dipendenti tendono a cadere in fondo all'elenco di priorità."

Mobby Business ha parlato con i leader aziendali e gli esperti sui quattro più comuni errori di comunicazione e come è possibile risolverli.

1. Sovraccarico di e-mail

I datori di lavoro e i dipendenti possono entrare in contatto tramite telefonate, messaggi di testo, servizi di chat e social network al giorno d'oggi. Eppure, a livello generale, la maggior parte delle aziende utilizza ancora l'e-mail come principale metodo di comunicazione. Phil Simon, consulente aziendale e autore di "Message Not Received" (Wiley, 2015), ha dichiarato che la persona media riceve da 120 a 150 email al giorno. Mentre la consegna dei messaggi è generalmente affidabile, ha detto, è molto probabile che una persona possa smarrire, eliminare o non vedere nemmeno una specifica e-mail e, quindi, potrebbe perdere un'importante informazione.

Simon ha anche notato che i dipendenti possono rapidamente essere sopraffatto dalla quantità di informazioni che devono elaborare attraverso le loro caselle di posta, specialmente quando è pieno di gergo industriale confuso.

"Saresti scioccato dalla frequenza con cui le persone inviano il gergo [nelle e-mail] e si aspettano che le persone capire ", ha detto Simon Mobby Business. "Se non capiscono, prendono decisioni basate su quella comprensione errata."

2. Perdita di controllo su situazioni esterne

Se c'è una circostanza legata al mercato o economica che riguarda la tua attività, devi ai tuoi dipendenti spiegare loro la situazione prima che la sentano da fonti esterne all'azienda. Jennifer Connelly, fondatrice e CEO della società di pubbliche relazioni JConnelly, ha affermato che alcune aziende commettono l'errore di lasciare che le fonti esterne controllino il messaggio dei propri dipendenti e stakeholder, invece di diventare una fonte di notizie per loro.

"Quando si tratta di interni comunicazione, vedo spesso le aziende che adottano un approccio "laissez-faire, wait and see", "ha detto Connelly. "Questo ... apre le porte alla disinformazione, alle dicerie e alle insinuazioni - tutte cose che rappresentano un danno significativo per un marchio: è fondamentale per le aziende comunicare apertamente e liberamente, anticipando e rispondendo alle domande prima che vengano loro poste".

3. Silos di comunicazione

I silos si verificano quando le persone in ruoli o reparti diversi si concentrano solo sui propri obiettivi e non collaborano con altri che potrebbero fornire loro una nuova prospettiva sul "quadro generale". Mentre questo tende ad accadere in aziende più grandi, Enon Landenberg, fondatore e CEO della società di consulenza e tecnologia aziendale sFBI, ha affermato che può succedere anche nelle aziende più piccole.

"È molto possibile che i reparti si concentrino troppo sul proprio lavoro e perdere le grandi idee che provengono solo dalla collaborazione ", ha detto Landenberg. "Gli ego [possono prevenire] discussioni oneste sulla qualità del lavoro, i miglioramenti necessari e le idee nuove."

4. Scarsa comunicazione con i dipendenti remoti

Con un numero sempre maggiore di aziende che cercano di migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata, il numero di dipendenti remoti continua ad aumentare. L'International Data Corporation (IDC) prevede che i dipendenti senza scrivania rappresentino circa il 72% della forza lavoro totale americana entro il 2020. Anche se i dipendenti mobili non sono in ufficio, è comunque importante che siano tenuti al corrente.

" Quando i lavoratori remoti ei loro manager non comunicano in modo efficace, i dipendenti potrebbero non disporre delle informazioni vitali di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro ", ha affermato Stacey Epstein, CEO della piattaforma di comunicazione mobile Zinc. "Anche quando manager e team aziendali fanno del loro meglio per tenere informati i dipendenti, i lavoratori senza scrivania hanno solo un modo diverso di comunicare e terminare i messaggi mancanti, sentendosi così esclusi e delusi."

Secondo uno studio di Zogby Analytics, gli ostacoli all'efficienza per i lavoratori a distanza più comunemente segnalati sono la mancanza di informazioni (38%) e la tempestività delle informazioni (39%). Mentre i dipendenti in ufficio sono in grado di comunicare faccia a faccia, i dipendenti senza scrivania devono fare affidamento sulla tecnologia.

"Quello che vediamo ora è un sistema frammentato, in cui alcuni team si affidano all'e-mail o ai telefoni, mentre altri stanno inviando messaggi di testo o [utilizzando] video chat, e il processo di passaggio tra le varie app non è solo confuso, ma una distrazione e un modo per perdere le informazioni ", ha detto a Mobby Business.

Riparazione dei processi di comunicazione interrotti

Se queste situazioni ti sembrano familiari, devi iniziare a sistemare il modo in cui il tuo team condivide e discute le informazioni. È possibile iniziare limitando il numero di e-mail interne che si inviano. Corbin ha detto che le e-mail spesso vengono ignorate quando ce ne sono troppe, quindi è molto meno probabile che il tuo messaggio venga scoperto.

Similmente, Simon ha notato che le e-mail interne "urgenti", così come quelle che vanno avanti per più messaggi, dovrebbero essere evitato a tutti i costi per questo motivo.

"Se è davvero urgente, prendi il telefono", disse. "[Seguo] la regola delle tre e-mail: dopo tre messaggi, parliamo".

Puoi anche impostare gli standard tecnologici per la tua azienda in modo che tutti i membri del tuo team - in ufficio o in remoto - comunichino tra loro gli stessi canali, sia che si tratti di uno strumento di chat, di una intranet aziendale o di un servizio di videoconferenza.

Tuttavia, la tecnologia ti porterà solo lontano. È importante dare l'esempio e incoraggiare i dipendenti ad aprirsi, sia a te che a vicenda.

"I dirigenti devono mantenere un dialogo aperto con i propri team, condividendo quante più informazioni possibili e incoraggiando i dipendenti a esprimere preoccupazioni o domande ", Ha detto Connelly. "Mantenere chiare le linee di comunicazione è uno dei modi migliori per costruire una forza lavoro fidata, impegnata e dedicata."

"Renditi disponibile per le conversazioni ... e incoraggia le domande", ha aggiunto Landenberg. "Questo tipo di comportamento definisce il tono per l'intera azienda, in cui i dipendenti si sentono a proprio agio l'uno con l'altro."

Eisenhauer ha ricordato ai datori di lavoro di dimostrare che stimano l'input dello staff ascoltandoli veramente.

" ... il tipo di cultura che vuoi avere la tua attività ", ha detto. "È di vitale importanza dare ai dipendenti un modo per esprimere le proprie opinioni." I dirigenti aziendali non dovrebbero mai presumere di sapere cosa pensano i loro dipendenti, ma dovrebbero fornire un modo per i dipendenti di dire loro. "

Alcune interviste di fonte sono state condotte per un versione precedente di questo articolo.

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