Una corretta comunicazione sul posto di lavoro nell'era della chat e del testo

Gli strumenti di comunicazione hanno fatto passi da gigante negli ultimi 20 anni. Siamo passati da telefonate e fax a e-mail e testo. Con quei cambiamenti arrivò un nuovo linguaggio e nuove regole per l'etichetta della comunicazione professionale. Gli esperti consigliavano di eliminare l'umorismo dalle e-mail per evitare interpretazioni errate e gli argomenti seguiti sull'uso dei saluti e delle firme nelle risposte e in avanti, per non parlare della battaglia sulle citazioni personali nei blocchi delle firme.

Flash forward to today. Ora molti strumenti di produttività includono la messaggistica istantanea nei loro spazi di squadra e hanno portato questa sfida un ulteriore passo avanti con l'introduzione di emoticon nei loro sistemi. Mentre molti di noi usano facce sorridenti, facce tristi e "LOL" nelle nostre comunicazioni informali quotidiane con amici e familiari, dovrebbero essere usati nella corrispondenza professionale?

"Questi tipi di strumenti di comunicazione consentono flessibilità", ha affermato Dennis Collins, direttore senior del marketing presso West Unified Communications. "Molte volte gli strumenti di comunicazione vengono incolpati, non l'utente, per un uso inappropriato, invece i manager dovrebbero concentrarsi sui risultati di una comunicazione più ampia e immediata, e non sui mezzi per arrivarci."

I pro e contro della comunicazione digitale strumenti

Ci sono molti aspetti positivi dell'utilizzo di Slack, Chat di lavoro di squadra e l'ampia varietà di strumenti di comunicazione simili. Sharon Schweitzer, esperto di galateo internazionale, autore e fondatore di Access to Culture, ha affermato che gli strumenti di collaborazione offrono ai team una piattaforma su cui discutere e sviluppare progetti, consentendo a tutti di condividere e consolidare le loro idee.

"L'open lo scambio tra colleghi consente loro di trasmettere e ricevere informazioni il più rapidamente possibile, aumentando la produttività e la comunicazione tra squadre ", ha affermato. "Per un progetto che include più team o persone che lavorano in remoto, queste app aiutano a ricollegare i dipendenti, fornire aggiornamenti sui progressi e facilitare la collaborazione.Le app forniscono anche una piattaforma designata per la comunicazione sul posto di lavoro senza le distrazioni di Facebook Messenger o Google chat, consentendo un ufficio più grande efficienza. "

Guidare lo scambio aperto può essere una sfida. Mentre Collins incoraggia i proprietari e i manager delle piccole imprese ad abbracciare la tecnologia e ad andare con il flusso, incoraggia anche i parametri di impostazione.

"Stabilire aspettative", ha detto, "e fornire indicazioni per il loro utilizzo. differenza: puoi "parlare" in un modo solo in un'email e esprimere lo stesso sentimento in un messaggio di chat, solo in modo diverso a causa della natura più informale. "

Questo include l'uso delle emoticon. Collins ha diversi motivi per cui usare le emoticon nelle chat è una buona cosa, soprattutto quando si parla di contesto.

"Il contenuto che non è rilevante è solo rumore", ha detto. "Siamo inondati di contenuti, ma quando il contenuto ha un contesto, è più facile da capire: le emoticon forniscono quel contesto, rendendo i messaggi unidimensionali più robusti e mostrando inflessibilità". Fornisce a ciò che la persona sta dicendo una sensazione di comunicazione visiva, aggiungendo un ulteriore livello per dire se le parole digitate sono intese come uno scherzo, serio o sarcastico, per esempio.

La comunicazione istantanea ha anche altri vantaggi. Abbatte i confini gerarchici. Invece di una e-mail a un capo, poi un altro al loro capo, uno al grande capo e di nuovo giù, ora una domanda può essere posta in tempo reale. Dato che le persone non hanno la capacità di attenzione a cui erano abituati, messaggi più brevi con maggiore frequenza suscitano risposte migliori e più immediate, mantenendo un progetto che va avanti invece di aspettare una domanda e una risposta che sta risalendo la scala verso il basso.

Può anche esserci un lato negativo nell'uso delle emoticon, all'interno o all'esterno della tua organizzazione. Secondo un nuovo studio dell'Università di Amsterdam, compresi i volti sorridenti nella corrispondenza e-mail, i lettori possono considerarti meno competenti. Se questo è un problema, Schweitzer ha qualche consiglio: per gli scambi professionali, lascia fuori gli emoji, i LOL ei meme.

"Ricorda che la tua piattaforma di lavoro online è prima di tutto una sfera professionale progettata per facilitare un dialogo efficiente ed efficace", ha raccomandato. "Spamming your co-workers with GIFs è un modo sicuro per causare problemi e irritare i tuoi compagni di squadra.Tenere i tuoi messaggi brevi e dolci."

Appoggia anche l'utilizzo di piattaforme di comunicazione professionali solo internamente. "Gli strumenti esterni rischiano di esporre al pubblico o ai concorrenti informazioni riservate, riservate, con marchio di fabbrica, finanziarie o di altro tipo, aprire il canale ai gruppi interni che collaborano insieme e assicurarsi di chiudere la conversazione a tutti i non coinvolti nel progetto. "

Un altro aspetto negativo è l'uso delle piattaforme per il business personale. Non dovrebbe essere usato per inviare messaggi ai colleghi su argomenti non di business come piani del fine settimana o problemi personali.

Consigli per manager e dipendenti

All'interno di un'organizzazione, tuttavia, l'uso di emoji comuni, meme e le GIF possono promuovere la familiarità e favorire la sensazione di lavoro di gruppo. La chiave è fornire e applicare le linee guida per tipi appropriati di comunicazione sullo strumento e sul canale di comunicazione sul posto di lavoro.

"Usalo come opportunità di leadership", ha detto Collins, "non un'azione da boss. protocollo per comunicazioni interne ed esterne e lavorare insieme su questi punti di protocollo Spiega cosa è OK e cosa non lo è.Una volta determinato, monitora e coinvolgi - esercitati su ciò che predichi. "

" La direzione può coordinarsi con le risorse umane per preparare le linee guida scritte per l'uso della piattaforma ", ha aggiunto Schweitzer. "I responsabili delle risorse umane possono addestrare e segnalare ai dipendenti le funzioni, gli strumenti e le linee guida della piattaforma in modo che il loro utilizzo rimanga professionale e le linee guida impediscono l'uso personale e non autorizzato (ad esempio, pettegolezzi da ufficio). che, come con qualsiasi sistema di messaggistica online, i messaggi non sono privati. "

Inoltre, per evitare che il tuo team diventi distratto dalle notifiche, crea un override di gestione o un criterio che richiede loro di modificare le loro impostazioni in modo che ricevano solo avvisi relativi a loro e il loro gruppo di lavoro. Ciò riduce il tempo sprecato e aumenta la produttività.

Infine, sottolinea che una piattaforma di messaggistica non è un sostituto per incontri di persona, telefonate o videoconferenze, tutte cose che sono più efficaci e comunicative. Mentre le app online sono convenienti, non dovrebbero mai prendere il posto delle interazioni interpersonali in tempo reale. Va bene il messaggio istantaneo per vedere se qualcuno è disponibile a parlare, ma le discussioni sulla sostanza dovrebbero comunque aver luogo di persona. Nessuna faccina elettronica o "LOL" può sostituire un vero sorriso o una squadra che ride, discute e lavora insieme.

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