Email Etiquette: il Dos e cosa non fare delle email professionali

Rispondere alle e-mail è una necessità nel mondo degli affari, ma prendere il tempo di scrivere una risposta premurosa e educata a ciascuno può consumare una buona parte della giornata. Google ha aggiunto una funzione di risposta intelligente a Inbox di Gmail e Google Allo che consente agli e-mail di scegliere risposte automatiche e automatiche suggerite per loro in base al testo dell'email.

Mentre c'è un tempo e un luogo per questo, veloce, Le risposte casuali alle e-mail professionali potrebbero fare più male che bene, secondo Sharon Schweitzer, fondatore di Protocol & Etiquette Worldwide. Le risposte automatizzate possono ridurre le connessioni tra mittenti e destinatari e la creazione di e-mail più generiche anziché personalizzate può portare a problemi di comunicazione.

Jodi RR Smith, proprietario di business di consulenza sull'etichetta Mannersmith e Schweitzer hanno condiviso i loro consigli per mantenere le e-mail corrette e professionali, tra cui alcune cose da fare e da non fare, e quando usare le opzioni CC e BCC.

Il Dos

Do: usare il saluto appropriato

Aprire una mail con "ciao" o "ciao" potrebbe andare bene per i colleghi siete amichevoli, ma per i nuovi contatti, Schweitzer ha consigliato di iniziare la vostra e-mail con un saluto rispettoso e rispettoso, come "buongiorno", "buon pomeriggio", "buonasera" o "buongiorno".

" Buono day 'or' greetings 'sono altre frasi usate frequentemente nell'arena internazionale ", ha aggiunto.

Do: Correzione di bozze

Prima di inviare, assicurati di rileggere attentamente e modificare la tua email. Dovresti cercare errori di ortografia, omonimi, grammatica e punteggiatura, ha detto Smith.

"Questi errori sembrano poco professionali e riducono la probabilità che l'email venga presa sul serio," ha aggiunto Schweitzer. "Il software di posta elettronica viene fornito con molti strumenti professionali come Spell Check. Usali."

Fai: rimani sintetico

È sempre meglio mantenere le tue e-mail brevi e dolci. Le e-mail non sono pensate per essere brevi quanto i messaggi di testo, ha detto Smith, ma sono pensate per essere una forma di comunicazione rapida. Se la tua email è troppo prolissa, prova a modificarla per renderla più concisa.

"I destinatari leggeranno solo la prima o due righe prima di decidere se conservare o eliminare [un'e-mail]", ha detto Smith. "Assicurati di dire quello che devi dire a sufficienza."

Fai: Mantieni la calma

Non inviare mai nessuna email mentre sei arrabbiato o comunque emotivo, Smith ha consigliato. Invece, prova a calmarti e poi parla alla persona che devi affrontare faccia a faccia o al telefono se una riunione di persona non è possibile. Farlo potrebbe aiutare a evitare un alterco inutile, ha detto Smith.

Cosa non fare

Non: usare le parole d'ordine

Gli acronimi e le parole d'ordine possono confondere i destinatari e farti sembrare poco professionale, ha detto Smith. Attenersi a scrivere parole complete e utilizzare termini generici per ottenere il tuo punto di vista, anche se possono essere fatte eccezioni a seconda di chi stai inviando per e-mail. Ad esempio, gli acronimi possono essere accettabili nell'e-mail interna occasionale, ma qualsiasi e-mail che invii, specialmente ai clienti, dovrebbe essere scritta in una lingua che è facile da capire, Smith ha detto.

Non: mettere nessuno giù

Email possono essere condivisi in modo rapido e semplice, e ci sono conseguenze nel disprezzare gli altri in comunicazioni digitali durature. Evita di metterti in imbarazzo - o, peggio, di perdere il lavoro - assicurandoti di non disturbare colleghi o partner commerciali.

"Non vuoi mai dire niente di male a qualcuno in una email", ha detto Smith. "È semplicemente troppo facile per essere inoltrato e finirebbe per essere letto da qualcuno per il quale non era previsto."

Non: Punteggiare male

Quando scrivi un'e-mail professionale, tieni i punti esclamativi al minimo. Un punto esclamativo è troppi, ha detto Smith. Mantieni la tua punteggiatura professionale e, a meno che tu non sia amichevole con il destinatario previsto, Smith ha detto che dovresti evitare di usare anche le emoticon nelle e-mail.

"Queste piccole icone lampeggianti sono per i messaggi di testo", ha detto Schweitzer. "Sono inappropriate e poco professionali in una email aziendale. Le emoticon possono deviare la posta elettronica a un filtro antispam o a una casella di posta indesiderata."

Non: Dimentica la conversazione più vicina

Termina la tua email con una chiusura come "migliore" "Cordiali saluti", "sinceramente", "grazie" o un'altra frase appropriata.

"Consentendo al destinatario di sapere che non è necessaria una risposta, il ciclo di posta elettronica non continua per sempre", ha dichiarato Schweitzer .

Altre opzioni più vicine includono "nessuna risposta necessaria", "grazie ancora", "ci vediamo alla riunione" e "per favore fatemi sapere se potrei essere di ulteriore aiuto."

Come CC e BCC correttamente

Gli strumenti copia carbone (CC) e copia carbone cieco (BCC) sono difficili. A volte sono utili, ma se usate impropriamente possono essere problematiche.

Quando si utilizza la funzionalità CC, Smith ha detto di tenere a mente che less is more. Devi anche pensare a cosa stai inviando e quanto è importante per gli altri.

"Considerare veramente chi deve essere coinvolto in questa comunicazione", ha detto Smith. "Hanno bisogno di queste informazioni, o c'è qualcosa che possono aggiungere alla conversazione?"

Schweitzer ha aggiunto che a volte le persone sono così orgogliose del loro prodotto di lavoro che aggiungono una dozzina di destinatari nella linea CC e si crogiolano al centro dell'attenzione di afterglow quando tutti commentano quanto o quanto bene stanno facendo. Questo può essere interpretato come un superbo slancio, un grido di attenzione o di egocentrismo, quindi tieni i CC solo per chi ha bisogno di sapere.

La funzione BCC ti consente di aggiungere qualcuno a una conversazione via email senza che nessuno lo sappia, quindi può essere un po 'più difficile determinare quando o se è giusto usarlo. Smith ha detto che ci sono occasioni in cui BCC-ing degli altri è una buona idea.

• Se stai pianificando qualcosa ma non tutti nella conversazione si conoscono ancora, usare BCC mantiene private le email di tutti fino a quando non sono pronte a condividerle con il gruppo.
• Se ti è stato chiesto di completare un'attività, quando includi il richiedente tramite BCC, consente a quella persona di sapere che l'attività è in corso.
• Se sei corrispondente con un cliente che non è soddisfatto , BCC-il tuo capo si assicurerà che lui o lei non sarà colto di sorpresa, se il client chiama.

Smith ha detto che è meglio lasciare quelli che non rientrano nella categoria "necessità di sapere" di un e-mail e ridurre la confusione nella loro casella di posta. E se non sei sicuro, Smith ha detto che l'approccio migliore da fare è chiedere alla persona che vuoi CC o BCC se desiderano essere inclusi.

Per ulteriori consigli sull'etichetta aziendale, visita questo Business News Guida quotidiana .

Sono state condotte alcune interviste sulle fonti per una versione precedente di questo articolo.

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