4 Errori comuni alle riunioni di lavoro da evitare

Gli incontri di lavoro hanno una reputazione di lunga data per essere poco eccitanti, noiosi e una perdita di tempo. Intrattenimento e foto d'archivio caratterizzano gli incontri con scene di dipendenti annoiati che guardano l'orologio, roteando gli occhi e addormentandosi mentre il presentatore sembra eccitare ininterrottamente.

Anche se le rappresentazioni in TV e le foto sembrano esagerate, sono fedeli alla vita. Secondo un recente sondaggio condotto dalla società intranet aziendale Igloo Software, circa la metà di tutti i dipendenti ritiene che le riunioni siano improduttive. In particolare, i dipendenti sono infastiditi da riunioni non necessarie (76%), riunioni che vanno fuori tema (59%) e persone che si ripetono l'un l'altro (58%).

"Quando le persone percepiscono che un incontro è privo di produttività, sono meno probabilità di mantenere la fiducia è un buon uso del loro tempo, e quindi si disimpegnano ", ha detto Amanda Milligan, portavoce di Igloo Software e project manager del sondaggio.

È importante per i manager valutare come stanno conducendo le riunioni - e quanto spesso - per vedere se è il migliore per le loro squadre, ha detto Milligan. Se i tuoi dipendenti non sembrano ricavare nulla dalle riunioni aziendali, potresti valutare se stai commettendo questi errori. [Vedi storia correlata: Vuoi un incontro di lavoro migliore? Sii più preparato ]

1. Manca uno scopo preciso o un ordine del giorno

Le riunioni senza un obiettivo distinto vengono classificate come "inutili" e "non necessarie" dai dipendenti.

"Le riunioni devono avere uno scopo ben preciso oltre un rapporto sullo stato, che può essere gestito molto bene da uno dei tanti strumenti di gestione progetti online disponibili sul mercato ", ha affermato Stephen Sheinbaum, fondatore di Bizfi, società di tecnologia finanziaria e fornitore di servizi finanziari alternativi. "Crea un'agenda per le riunioni e invialo prima a tutti i partecipanti [così] sanno cosa ci si aspetta da loro durante la riunione."

Tim Eisenhauer, presidente del provider Intranet Axero Solutions, concorda sul fatto che rinunciare a un ordine del giorno è un grosso errore, in quanto questo spesso porta a lunghe riunioni fuori tema.

"Resta breve", ha detto Eisenhauer. "Avere definito orari di inizio e fine e, cosa più importante, avere qualcuno che guidi la riunione e mantenerla in pista."

2. Usi "parole d'ordine"

Poche cose fanno sì che i dipendenti si spengano più velocemente di quanto non sentano il gergo aziendale durante le riunioni. Potresti pensare che parole d'ordine popolari come "synergy" e "paradigm shift" ti facciano sembrare più in sintonia con la strategia aziendale dell'azienda, ma probabilmente il tuo team preferisce le spiegazioni in linguaggio semplice a queste frasi vaghe e abusate.

Igloo Software ha scoperto che le seguenti parole d'ordine sono i dipendenti più infastiditi durante le riunioni:

• Pensare fuori dagli schemi
• Touch base
• Portare alla tabella
• Sinergia
• Avanti

3. Vi impegnate in comportamenti di distrazione durante le riunioni

Il sondaggio Igloo Software ha rilevato che i dipendenti sono infastiditi da comportamenti distraenti come il prendere chiamate (51%), conversazioni laterali (47%) e mangiare o bere (22%) durante le riunioni. Forse non ti rendi conto che stai facendo queste cose o l'effetto che ha sugli altri partecipanti, ma potrebbe essere parte della ragione per cui si stanno sintonizzando.

Eisenhauer ha dato un esempio di un ex collega che ha masticato rumorosamente la gomma durante le riunioni .

"Non appena l'ho vista o sentita, puoi contare su di me," disse. "Mi concentrerei sulla masticazione e sarei distratto, forse anche un po 'ipnotizzato, quindi se qualcosa del genere mi disimpegnasse, immagina le cose che potrebbero disinnescare i tuoi dipendenti."

4. Non stai utilizzando correttamente gli strumenti tecnologici

Sebbene la tecnologia abbia reso possibili PowerPoint, condivisione dello schermo, videoconferenza e altri aspetti dell'incontro moderno, non è sempre perfetto. Gli errori tecnologici possono e devono accadere, così spesso che il 34% degli intervistati Igloo ha citato problemi tecnici costanti come uno dei maggiori fastidi della riunione. Se la tua connessione video si interrompe e il monitor di uscita continua a spegnersi, come puoi aspettarti che i tuoi dipendenti rimangano concentrati? Prova tutti gli strumenti per le riunioni prima di utilizzarli e, anche se tutto procede senza problemi, preparati a eseguire la riunione senza problemi in caso di problemi.

Un problema correlato è l'incapacità di utilizzare la tecnologia in modo efficace. Un altro 29 percento degli intervistati ha dichiarato di non apprezzare le riunioni che utilizzano le presentazioni di PowerPoint per tutto il tempo. Leggere una presentazione - e non aggiungere ulteriori informazioni - sembra uno spreco di tempo da parte dei dipendenti perché potrebbero facilmente leggerlo da soli, senza un incontro.

"Nonostante ci siano numerose risorse digitali e tecnologiche a A disposizione delle aziende, i manager potrebbero non conoscere i modi migliori per utilizzare queste risorse ai fini delle loro riunioni ", ha dichiarato Milligan a Mobby Business. "È essenziale che i leader dell'azienda ricerchino le opzioni e identifichino in che modo possono comunicare con i dipendenti nel modo più diretto e coinvolgente possibile."

È necessario il tuo incontro?

Prima di chiamare una riunione in cui puoi potenzialmente rendere sopra gli errori, prenditi un momento per pensare se hai davvero bisogno di averlo in primo luogo.

"Dovresti chiederti se un incontro, che può interrompere la produttività, è il modo migliore per [raggiungere un obiettivo]," Disse Sheinbaum. "Quando voglio verificare i progressi di alcune delle tecnologie che stiamo sviluppando, chiedo una chiamata o e-mail dal leader del team, non una riunione di gruppo, ma quando volevo comunicare perché abbiamo rimarchiato la società all'inizio di quest'anno, Ho riunito l'intera azienda alla fine della giornata lavorativa: se una riunione è la soluzione giusta, devi essere sicuro che, alla fine, hai raggiunto l'obiettivo che hai impostato. "

" Un numero significativo di riunioni più piccole che si concentrano su aggiornamenti o semplicemente la diffusione di informazioni può essere fatto in spazi collaborativi, che fa risparmiare a tutti tempo e rimuove la possibilità di interruzione o distrazione ", ha aggiunto Milligan. "Aiuta anche ad avere una cultura aperta che incoraggi le persone a lavorare ad alta voce, ad esporre conversazioni quotidiane e flusso di lavoro dipartimentale per renderlo più facile da seguire. Le culture aziendali con una base di trasparenza hanno meno bisogno di frequenti -person riunioni. "

Alcune interviste di fonte sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.

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