5 POS riporta ogni proprietario aziendale dovrebbe eseguire


5 POS riporta ogni proprietario aziendale dovrebbe eseguire

Mentre molte PMI scambiano i loro vecchi registratori di cassa per sistemi POS all'avanguardia principalmente per facilità d'uso durante il servizio, c'è un enorme valore nelle funzioni di analisi e reporting che il software POS porta in tavola. I diversi prodotti POS (alcuni dei quali sono destinati a settori specifici) hanno una propria selezione di report, ma alcune categorie di report e analisi sono disponibili in quasi tutti i sistemi POS.

Se non hai mai usato un POS o non hanno familiarità con l'analisi in generale, questi cinque tipi di rapporti sono un buon punto di partenza. L'utilizzo dei dati che il tuo POS sta già raccogliendo può aiutarti a migliorare le operazioni quotidiane, eliminare il tempo impiegato nel lavoro amministrativo, minimizzare gli sprechi e aumentare le entrate.

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Il modo più semplice per sfruttare i dati raccolti dal tuo sistema POS è la revisione del dashboard di analisi ( se ce n'è uno) o tirando un rapporto generale di riepilogo (che è disponibile in quasi tutti i sistemi). I dashboard POS offrono un ovvio vantaggio rispetto ai report di riepilogo in quanto sono live e riflettono lo stato attuale della tua attività, ma i dashboard e i report di riepilogo mostrano in genere informazioni simili.

Un report di riepilogo generale o dashboard analitico mostrerà fatti rapidi come vendite nette durante un certo lasso di tempo (oltre alla variazione percentuale rispetto ai periodi precedenti), numero di transazioni, totali delle transazioni, totali delle fatture, depositi e costi in uscita. Una vista panoramica di tutti i dati in diversi settori della tua attività è utile anche se si estraggono report più dettagliati. I riepiloghi generali possono aiutarti a identificare le aree problematiche e approfondirle per risolvere il problema. Panoramiche come queste possono anche essere utili per condividere informazioni con partner commerciali o collaboratori che richiedono solo un'istantanea di ciò che sta accadendo, non un'analisi approfondita.

Se il tuo sistema POS non ha un dashboard, controlla sotto la sezione di segnalazione per riepiloghi automatici. Un sacco di software POS include report di riepilogo generale incorporati che possono essere inviati via email su una base specificata (giornaliera, settimanale, mensile o trimestrale), ma se non è un'opzione, sarà necessario estrarre manualmente il report, che rimane comunque richiede solo pochi minuti.

I rapporti contabili sono una delle migliori caratteristiche dei sistemi POS per i titolari di aziende. Quasi tutti i sistemi POS hanno rapporti di contabilità generale, che forniscono un resoconto dettagliato di attività, passività, depositi dei clienti, conti da pagare e altro.

Dovresti essere in grado di personalizzare i tuoi rapporti contabili all'interno del tuo POS inserendo i codici e le descrizioni della contabilità generale e mappare i tuoi account in base alle categorie che determini, come rimborsi, entrate o aggiustamenti di cassa. In un buon sistema POS, una volta eseguita la contabilità generale o un altro rapporto contabile, è possibile esportare le informazioni in Excel. Poiché Excel è compatibile con QuickBooks, probabilmente il software di contabilità più popolare tra le PMI, questo è un enorme risparmio di tempo. I ragionieri individuali possono anche apprezzare avere le informazioni di cui hanno bisogno consegnati in Excel. Se possiedi già un POS e non utilizzi i rapporti contabili incorporati, ti perdi una delle migliori funzioni per risparmiare tempo offerte da questi sistemi.

Monitorare l'inventario tramite un POS non solo istantaneamente rende più difficile per i dipendenti rubare, semplifica inoltre il processo di ordinazione e semplifica la diagnosi e minimizza gli sprechi.

I riepiloghi di inventario, uno dei report più comuni, forniscono in genere una panoramica dell'inventario corrente in magazzino, che può essere utile sia per il personale che per i proprietari: non è necessario correre al magazzino per controllare l'inventario se è disponibile una dashboard o un report. Anche le relazioni di valutazione delle scorte sono una scelta popolare tra le PMI; offrono uno sguardo al valore monetario totale del tuo inventario corrente. Infine, ci sono report di riordino dell'inventario, che acquisiscono automaticamente tutti gli articoli nel tuo inventario che sono caduti sotto la quantità richiesta che hai determinato. Quindi, se decidi che hai sempre bisogno di un minimo di 35 widget verdi, nel momento in cui il tuo inventario di widget verdi raggiunge 34, verrà visualizzato nel rapporto di riordino dell'inventario.

Rapporti di inventario specializzati sono disponibili anche in alcuni sistemi, come i rapporti sugli ingredienti crudi (usati principalmente nei ristoranti o negli impianti di produzione alimentare) o i rapporti sulle parti specificamente per le imprese manifatturiere. Molti prodotti POS consentono inoltre di integrare l'analisi dell'inventario con software di contabilità di terze parti per semplificare completamente il processo. Il software POS con dashboard in tempo reale (anziché report definiti) può persino mostrare i flussi di lavoro degli ordini, indicare quando è pianificato l'inventario e consentire il tracciamento al minuto dei pagamenti in uscita e delle consegne.

Le informazioni sulle vendite POS sono preziose per le PMI che desiderano individuare la domanda ed eliminare prodotti o servizi a basso rendimento. Esistono molti tipi di rapporti sulle vendite, che variano nel layout e nella funzione a seconda del tipo di attività a cui sono orientati. Ad esempio, un negozio al dettaglio avrà un rapporto diverso da una società di architettura paesaggistica, poiché la natura dei prodotti e dei servizi è così diversa.

In generale, i rapporti sulle vendite consentono di visualizzare ogni articolo venduto, oltre a un riepilogo dei top performer e dei low performer, entrate totali, importo medio dell'ordine, ordini per ora del giorno, guasti delle imposte sulle vendite, cronologia dei depositi, tendenze delle vendite, metodi di pagamento più comuni e meno comuni e altro ancora. Numerosi report di vendita e dashboard includono anche informazioni sui clienti e sui dipendenti in modo che ogni transazione possa essere facilmente riveduta per intero in caso di controversie o attività discutibili. Le informazioni sui clienti possono anche essere utilizzate per individuare il numero di clienti di ritorno rispetto ai nuovi clienti e quanto spesso i clienti ripetono gli acquisti.

I rapporti sulle vendite possono anche informare le decisioni aziendali future e persino aumentare le entrate. Ad esempio, se una forma di credito dispendiosa non viene ampiamente utilizzata tra la clientela d'acquisto, una PMI potrebbe decidere di non accettarla più e di salvare la differenza. Tali rapporti rendono inoltre più semplice ordinare in modo strategico l'inventario, evitando il sovraffollamento durante periodi lenti o esaurimento scorte durante i periodi di grande volume. Naturalmente, l'analisi delle vendite diventa più preziosa più a lungo viene utilizzato il sistema, quindi potrebbero non esserci grandi rivelazioni nei primi mesi. Tuttavia, una volta monitorati un anno o due, questa funzione faciliterà la diagnosi dei modelli di acquisto e pagamento dei clienti e regolerà di conseguenza.

I rapporti sul lavoro POS non sono applicabili a tutte le aziende, ma funzionano abbastanza PMI che sono degne di inclusione in questa lista. La maggior parte dei sistemi POS consente di creare profili individuali dei dipendenti, il che significa che è possibile visualizzare i rapporti di lavoro di ciascun dipendente per visualizzare informazioni come le ore medie lavorate, gli importi medi delle vendite, il numero medio di transazioni e la percentuale del costo totale del lavoro in base a singoli o posti di lavoro titolo.

I rapporti di immissione del tempo sono anche popolari, specialmente tra le PMI che fanno affidamento su dipendenti orari che non sono necessariamente su una pianificazione da 9 a 5. Troverai informazioni come i titoli di lavoro e le corrispondenti scale salariali (comprese le ore di straordinario), le ore di pagamento totali, gli straordinari totalizzati e, in alcuni casi, i timestamp delle ore lavorate da ciascun dipendente. Questo tipo di informazioni non è solo molto più veloce da raccogliere attraverso un POS che manualmente in Excel, ma fornisce anche informazioni sulla gestione dei costi di manodopera e sull'ottimizzazione del metodo di pianificazione.

I proprietari di PMI che recuperano i rapporti di manodopera potrebbero trovare, ad esempio , che hanno troppi dipendenti che lavorano durante tempi lenti o alcuni membri che non stanno tirando il loro peso. La capacità di tracciare empiricamente le prestazioni aumenta la responsabilità e rende più facile costruire una forza lavoro eccezionale.


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