Le migliori pratiche di fatturazione per le piccole aziende B2B

La fatturazione è una delle attività più importanti per le aziende B2B. Non puoi essere pagato se non invii ai tuoi clienti una fattura che riepiloghi i servizi resi e ciò che ti devono.
Mentre ci sono molti modi diversi per inviare una fattura - tramite posta ordinaria, e-mail o una terza parte portale online: devi trovare i metodi di fatturazione e le pratiche che funzionano meglio sia per i tuoi clienti che per le tue operazioni commerciali. Mobby Business ha chiesto agli esperti del settore consigli per l'impostazione di una strategia di fatturazione intelligente.

Automazione e digitalizzazione laddove possibile

Raj Narayanaswamy, co-fondatore e co-CEO della soluzione di rilevamento dei tempi dei dipendenti Replicon ha osservato che è necessario automatizzare la fatturazione quando possibile.

"La fatturazione più rapida e semplice viene eseguita online", ha detto Narayanaswamy. "Investi in un motore di generazione di fatture / fatturazione per automatizzare il processo e rimuovere gli errori umani. La fatturazione manuale che si basa sulla ricerca e raccolta di fogli di carta, l'inserimento di informazioni in Excel e il controllo manuale per la precisione spreca tempo amministrativo prezioso."

Questo lascia spazio anche a errori e ritardi. Automatizzare la fatturazione significa eliminare la maggior parte del potenziale di errore e anche risparmiare denaro, eliminando costi amministrativi aggiuntivi.

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Mitch Rose, SVP e direttore generale della società di soluzioni di pagamento Billtrust, aggiunge che incorporano metodi elettronici che aiutano ad automatizzare la fatturazione -cash processo può rivelarsi utile a lungo termine per entrambi i conti ricevibili e pagabili.

"Il passaggio alla digitalizzazione consente ai clienti di pagare quando e dove sono - che incoraggia pagamenti più veloci e aumenta l'efficienza per i vostri clienti e il vostro A / R squadra ", ha detto Rose Mobby Business.

Ha aggiunto che la digitalizzazione dei pagamenti e la fatturazione fanno risparmiare sui costi. La consegna della carta costa il doppio della consegna elettronica e rallenta l'intero processo. Spostare questi processi online risparmia costi di spedizione, carta e stampa e, per non dire, tempo.

Resta organizzato

È importante trovare una soluzione di contabilità che offra a te e al tuo team la possibilità di rimanere organizzati e di tenere d'occhio tutte le fatture in sospeso.

"Senza l'accesso a una vista centralizzata di fatture e fatture, le aziende non sono in grado di determinare rapidamente il tempo medio di pagamento, la quantità di denaro in circolazione, il numero di fatture e di follow-up inviati, quali aziende sono spesso delinquenti e così via ", ha detto Narayanaswamy a Mobby Business.

Assicurati di essere conforme PCI

Se accetti pagamenti elettronici dai tuoi clienti, è fondamentale assicurarsi che il tuo processore di pagamento sia compatibile con Standard di sicurezza dei dati PCI (Payment Card Industry). Questi standard riconosciuti a livello mondiale sono stati creati per proteggere i consumatori e mantenere i loro dati di pagamento al sicuro. Rose ha osservato che il rispetto di questi standard è obbligatorio per qualsiasi azienda che accetta pagamenti con carta di credito.

"Non solo la conformità PCI è cruciale per motivi legali, ma genera anche fiducia con i clienti", ha affermato. "Le aziende che sono state violate vedono una perdita di clienti, una reputazione danneggiata e un calo del prezzo delle azioni - per non parlare dei costi esorbitanti per porre rimedio alla violazione e quindi gestire i reclami di frode post-violazione e la perdita di entrate dal sentirsi cliente."

Rose ha aggiunto che essere conformi è più importante in quanto le aziende affrontano il crescente utilizzo delle carte di credito nel B2B. La maggior parte delle aziende si rivolge a terze parti che forniscono i portali e i processi di pagamento che consentono loro di accettare pagamenti elettronici ed essere conformi PCI.

Comunicare

Una comunicazione chiara durante ogni fase di un progetto mantiene clienti e aziende sulla stessa pagina in termini di aspettative di pagamento.

"Comprensione del livello di dettaglio della fattura di cui un cliente ha bisogno fin dall'inizio, creando piani proattivi in ​​caso di ambito creep e mantenere i clienti aggiornati in ogni fase del processo può far risparmiare tempo e sforzi considerevoli durante l'effettivo processo di fatturazione dopo il completamento del progetto ", ha detto Narayanaswamy.

Per ulteriori informazioni su come trovare la giusta soluzione di elaborazione dei pagamenti per voi, visitate Business News Guida del giorno.

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