I vantaggi del libro paga senza carta

Non esegue più le buste paga richiede di stampare e conservare montagne di documenti. I sistemi di gestione stipendi online di oggi aiutano le piccole imprese a rendere il processo completamente privo di supporti cartacei.

Invece di dover stampare rapporti sulle retribuzioni, pagare gli impiegati con assegni cartacei e registrare il tempo e la frequenza tramite un foglio cartaceo, i programmi di gestione stipendi online consentono di gestire tutto questi compiti elettronicamente.

"Il libro paga senza carta è un termine che descrive come un intero libro paga può essere elaborato senza generare alcuna carta", ha detto Eric Wade, esperto di libri paga senza carta per Paychex, fornitore di sistemi di gestione stipendi.

" Ci sono più componenti di un libro paga senza carta, inclusa la registrazione elettronica dei dipendenti, i dipendenti sono pagati tramite metodi di pagamento elettronici (contro un assegno cartaceo negoziabile), consegnando gli stipendi ai dipendenti elettronicamente, i rapporti sulle retribuzioni vengono generati elettronicamente e consegnando W-2 ai dipendenti elettronicamente ", ha detto.

Nota del redattore: Cerchi informazioni sui sistemi di buste paga? Compila il questionario di seguito e sarai contattato da fornitori di paghe pronte a discutere le tue esigenze di gestione stipendi.

Pur avendo tutte queste attività completate online potrebbero rendere nervosi alcuni piccoli imprenditori, ci sono una serie di vantaggi nell'utilizzo di un sistema senza carta libro paga. In particolare, è una pratica estremamente ecologica, ha affermato Wade.

"Il passaggio al libro paga cartaceo è ecologico, richiede meno carta e risorse di stampa", ha detto.

I benefici, tuttavia, sono tutt'altro che limitati all'ambiente vantaggi. Ci sono anche enormi risparmi sui costi. Wade ha detto che la ricerca della Electronics Payments Association e dell'American Payroll Association (APA) ha rilevato che le aziende risparmiano tra $ 2,87 e $ 3,15 per retribuzione pagando dipendenti per via elettronica, ad esempio tramite deposito diretto, anziché tramite assegno cartaceo. Le aziende risparmiano altri $ 1,20 fornendo buste paga online, la ricerca ha rilevato.

"Inoltre, l'APA indica che se un assegno viene perso e deve essere sostituito, ci può essere un ulteriore risparmio di $ 8 a $ 10 per il controllo di sostituzione "Wade ha detto.

I sistemi di gestione stipendi non cartacei aiutano anche a garantire che i proprietari di piccole imprese paghino e presentino le tasse in tempo, ha affermato Tomer London, co-fondatore e chief product officer per il fornitore di sistemi di paghe Gusto. I programmi di gestione stipendi senza carta archiviano automaticamente tutte le tasse locali, statali e federali, quindi i proprietari di imprese non devono più ricordarsi di inviare moduli o effettuare pagamenti, ha detto Londra.

"L'esecuzione manuale delle retribuzioni è lunga, complicata e soggetta a errori processo ", ha detto Londra. "Di conseguenza, un terzo dei proprietari di piccole imprese viene multato ogni anno per aver archiviato o pagato in modo errato le imposte sui salari."

Wade ha sottolineato diversi altri vantaggi del libro paga cartaceo:

• Risparmia tempo - Datori di lavoro risparmiare il tempo che avrebbero speso per preparare i controlli, consegnare assegni ai dipendenti, risolvere i controlli persi e non consegnati, risolvere i problemi di incasso e affrontare i problemi di frode. Le aziende risparmiano anche il tempo che avrebbero speso per rispondere alle domande dei dipendenti che i dipendenti potevano risolvere visualizzando le loro informazioni online.
• Affidabilità - I datori di lavoro sono in grado di pagare i dipendenti in tempo indipendentemente dalle vacanze o da eventi imprevisti, come il maltempo o disastri naturali. I dipendenti sanno che saranno pagati in tempo e non avranno bisogno di entrare nel mondo del lavoro per ritirare gli assegni o aspettare che i loro assegni vengano consegnati.
• Accessibilità - I datori di lavoro hanno un comodo accesso ai propri dati sui salari online o tramite un dispositivo mobile. I dipendenti hanno anche un comodo accesso ai propri dati sui salari, che spesso includono informazioni personali, informazioni di deposito diretto, paystub e W-2.

Londra ha detto che il libro paga cartaceo è anche intrinsecamente manuale e compartimentato mentre i sistemi senza carta consentono numerose integrazioni con software di contabilità popolare, come QuickBooks e Xero.

"Le persone non hanno più bisogno di registrare manualmente le voci del libro paga", ha detto Londra.

Prima di andare completamente senza carta, tuttavia, le aziende dovrebbero prima assicurarsi che i loro stati lo consentano. Wade ha affermato che alcuni stati richiedono ai datori di lavoro di offrire assegni cartacei come opzione di pagamento, mentre altri Stati impongono ai dipendenti di rinunciare alla consegna online del paystub.

Inoltre, l'Internal Revenue Service richiede che tutti i dipendenti acconsentano a ricevere il proprio W -2 moduli online. I dipendenti che non acconsentono devono ricevere una copia cartacea.

Se sei interessato a saperne di più su cosa cercare in un sistema di gestione stipendi, consulta la nostra guida all'acquisto del sistema di gestione stipendi. Se sai cosa vuoi, ti invitiamo a leggere su ciò che consigliamo come i migliori sistemi di gestione stipendi per una serie di tipi di business.

Nota del redattore: Cerchi informazioni sui sistemi di gestione stipendi? Compila il questionario qui sotto e verrai contattato da fornitori di paghe pronte a discutere le tue esigenze di gestione stipendi.

Guida alla scelta del giusto prestito per le piccole imprese

Se hai bisogno di un prestito d'affari nel 2018, trovare il giusto finanziatore e il tipo di prestito può essere un processo di confusione. Per indirizzarti nella giusta direzione, devi prima rispondere ad alcune domande critiche: Quanti soldi hai bisogno? A cosa ti servono i soldi? Quanto velocemente hai bisogno dei soldi?

(Soluzioni)

TSYS Merchant Solutions Review: il miglior processore di carte di credito per pratiche mediche

Dopo molte ricerche e analisi sui processori delle carte di credito, raccomandiamo TSYS Merchant Solutions come miglior processore di carte di credito per le pratiche mediche nel 2018. Perché TSYS Soluzioni per commercianti? Opzioni di prezzo personalizzate TSYS Merchant Solutions offre un modo economico e sicuro per le pratiche mediche di accettare carte di credito dai pazienti al momento del servizio.

(Soluzioni)