Che cos'è l'automazione dei processi aziendali (e come può aiutare la tua attività)?

Ecco il problema con la tecnologia: non sempre funziona. Ogni prodotto, servizio o soluzione può funzionare perfettamente da solo, ma se il disordine operativo è combinato in modo non sistematico, è probabile che ne scaturisca il caos. Questo perché più tecnologie implementano un'impresa, più sistemi complicati diventano - e maggiori sono i mal di testa che probabilmente causeranno nel lungo periodo. È qui che può essere d'aiuto l'automazione dei processi aziendali.

Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?

Il BPA è un tipo di software o metodo sistematico che richiede attività complesse, ridondanti o altrimenti complesse e le semplifica in maniera semplificata, processo libero. In parole povere, ciò significa che BPA usa meno tecnologia per svolgere lo stesso lavoro, rendendo le operazioni molto meno complicate e molto più efficienti. L'obiettivo del BPA è di risparmiare tempo e denaro per le aziende completando automaticamente le noiose attività, che aumentano la produttività consentendo ai dipendenti di concentrarsi sulle aree principali di talento.

Quali sono alcuni esempi di automazione dei processi aziendali?

BPA può essere utilizzato praticamente in ogni aspetto di un'azienda. Dalla gestione dei documenti e dell'automazione del flusso di lavoro agli avvisi via e-mail e altre attività ripetitive, BPA può aiutare a ridurre i costi ed evitare sprechi di risorse umane in una vasta gamma di aree operative. Tre esempi principali sono la gestione dei clienti, il marketing e l'assistenza clienti.

Gestione dei clienti

La gestione dei clienti e dei conti può essere travolgente per le piccole imprese. L'utilizzo del software BPA può semplificarti la vita.

"Essendo un'agenzia di marketing online in crescita con due uffici e clienti in tutto il paese, ci sono molti pezzi mobili per ogni account", ha dichiarato Katelyn McKinley, direttore dei servizi clienti alla società di marketing Blue Corona Inc.

Ovunque da tre a 10 persone possono gestire ciascuno dei clienti di Blue Corona, quindi l'agenzia utilizza il software BPA Central Desktop come hub centrale per lo staff ei clienti, ha detto McKinley.

" Usiamo Central Desktop per assicurarci di non lasciare mai la palla e ogni membro dell'account è aggiornato su ciò che sta succedendo con l'account, sa cosa deve essere fatto in ogni momento e può accedere a qualsiasi file di cui hanno bisogno con il clic di un pulsante ", ha detto.

Per illustrare, ecco alcuni modi in cui McKinley ha affermato che Central Desktop ha aiutato ad automatizzare e ottimizzare i processi dell'agenzia:

• Collaborazione. Quando i nuovi client si collegano, viene creato un progetto da un modello che ha il kickoff standard di tutta la società quelli e compiti. Questi includono il ping del rappresentante di vendita per caricare il contratto firmato per l'intero team da visualizzare, il reparto fatturazione per creare la prima fattura e il gestore account per pianificare una chiamata preliminare e compilare una serie di documenti di assunzione cliente che vengono quindi condivisi con il resto del team account.
• Aggiornamenti automatici. Quando vengono apportate modifiche al contratto di un cliente esistente (ad esempio, una modifica al budget, un nuovo componente aggiuntivo del servizio), c'è un blocco note gli aggiornamenti del gestore account ; tale aggiornamento viene automaticamente inviato via email a tutte le parti interessate (principalmente fatturazione) per avvisare del cambiamento.
• Gestione dei documenti. Quando i client caricano i documenti che desiderano condividere con la società (ad esempio foto, documenti), il loro account il team viene informato tramite e-mail e può accedere per scaricarli, collegarli alle attività imminenti e altro.
• Intranet aziendale. Quando i dipendenti eseguono l'accesso, la pagina predefinita è Intranet aziendale. Qui, i dipendenti possono ottenere aggiornamenti di stato da altri dipendenti, leggere gli aggiornamenti delle vendite e le previsioni dell'azienda, visualizzare il calendario aziendale e gli eventi imminenti, ecc. Dalla Intranet, possono anche richiedere la PTO / vacanza (che viene quindi inviata automaticamente a HR per approvazione), vai al regolamento aziendale / manuale online e altro ancora.

Il sistema utilizzato in precedenza dall'azienda, d'altra parte, comportava un elenco di servizi diversi per eseguire singoli compiti. Nell'infanzia della società, McKinley e il suo staff hanno utilizzato servizi come Box.com per condividere file, Basecamp per la gestione dei progetti e e-mail solo per la collaborazione. Invece, hanno scoperto che diverse persone e diversi dipartimenti dipendevano in larga misura da un sistema e raramente utilizzavano altri, ha detto Mckinley.

"Potrei andare avanti all'infinito [l'automazione ha aiutato] il nostro business, ma avere un software per gestire la condivisione di file, la gestione dei progetti e la collaborazione interna ed esterna ha aumentato esponenzialmente la nostra efficienza e la qualità del nostro lavoro", ha affermato McKinley. .

Marketing e assistenza clienti

In alternativa all'utilizzo di un singolo software di automazione aziendale, le aziende possono anche creare un ecosistema di app per semplificare le loro operazioni. La chiave è integrare diverse app Web in un modo coerente che le consenta di lavorare insieme anziché funzionare come sistemi separati, ha affermato Gabriel Mays, fondatore della piattaforma di creazione di siti Web Just Add Content.

"Utilizziamo la business automation per semplificare il nostro marketing e assistenza clienti ", ha detto Mays. "Per il marketing, i nuovi articoli del blog vengono pubblicati automaticamente su Twitter, Facebook, LinkedIn e Google+. Questo elimina il dolore di dover postare manualmente su ciascuna di queste reti, così possiamo concentrarci su altre cose."

L'automazione aziendale ha anche ha aiutato Mays a realizzare campagne di email marketing. "I visitatori del sito che aderiscono alla nostra newsletter vengono aggiunti automaticamente alla nostra lista di email marketing e hanno inviato un corso gratuito per migliorare il loro sito web nel corso di una settimana, [con] una lezione al giorno", ha detto.

La stessa tecnologia può essere utilizzato per migliorare l'assistenza clienti. Ad esempio, quando viene inviata una richiesta di assistenza, viene creato un ticket nel software di help desk dell'azienda per garantire che la richiesta sia tracciata correttamente, ha spiegato Mays. Inoltre, tutti i file inviati con la richiesta di aiuto vengono automaticamente caricati su un account Dropbox per un facile accesso e archiviazione, ha aggiunto.

L'automazione aziendale può anche integrarsi con il software CRM (Customer Relationship Management). "I clienti che ci contattano attraverso i canali di vendita vengono aggiunti automaticamente al nostro CRM in modo da poter seguire", ha detto Mays. "Inoltre, tutti i messaggi vocali lasciati sul nostro sistema telefonico al di fuori dell'orario sono trascritti e inviati a noi attraverso il sistema di ticket di assistenza per un facile follow-up la mattina successiva."

Ancora non sei convinto che l'automazione aziendale sia giusta per te? Ecco altri esempi di come le aziende utilizzano il BPA per massimizzare le loro risorse:

Meno attività di amministrazione

"Gestiamo un'attività di concierge di viaggi per destinazioni Disney. Utilizziamo software di automazione per tutto: gestione clienti, e-mail automatiche, promemoria di pagamento, lettere di ringraziamento, questionari di prepianificazione, promemoria sull'assicurazione di viaggio e anche pagamenti mensili automatici per determinate cose: usiamo Infusionsoft e lo abbiamo adattato al settore dei viaggi, ci hanno liberato ore di tempo per poter personalizzare davvero i nostri clienti le vacanze e parlare con le persone al telefono, quindi non stiamo facendo così tanto admin, ma ha anche ridotto la linea di fondo con tutto ciò che può automatizzare che il personale non deve fare o rintracciare ". - Amy Sinclair, proprietario, Orecchie dell'esperienza

Gestione ottimizzata del sito

"Uso AffiloTools per la gestione e il monitoraggio quotidiani dei nostri siti Web e per individuare i problemi e correggerli prima che vengano ricevuti KissMetrics mi aiuta a scoprire come i nostri clienti principali utilizzano i nostri siti Web. Customer.io aiuta i nostri clienti nei momenti chiave quando utilizzano i nostri siti Web. Ottimamente è importante per ottimizzare le nostre pagine di destinazione per migliorare i tassi di conversione. panoramica di alto livello delle prestazioni della nostra azienda e utilizzata all'interno del nostro ufficio. " - Simon Slade, CEO e co-fondatore, Affilorama

Migliore gestione del progetto

"Il software di automazione dei processi aziendali che utilizziamo è Redmine. Redmine consente ai miei dipendenti di tenere traccia di progetti e attività e Tieniti aggiornato con eventuali nuovi sviluppi.Il software invia automaticamente una e-mail quando qualcuno riceve una nuova attività o ne completa una vecchia.Redina traccia la cronologia di ogni progetto e attività, in modo da poter tornare in qualsiasi momento a fare riferimento a qualcosa o vedere come si è evoluta, c'è anche la possibilità di porre domande attraverso Redmine, che ci ha aiutato a comunicare in modo più efficiente.Prima della nostra implementazione di Redmine, alcuni dei nostri compiti sono stati persi o dimenticati. da quando abbiamo iniziato a usarlo, ci ha reso più responsabili e migliorato la nostra gestione del tempo ". - Vladimir Gendelman, CEO, Cartelle aziendali

Tracciamento efficace delle persone

"Al MIT Sloan, il nostro obiettivo è creare una comunità di innovatori per la sostenibilità da studenti e alunni, docenti e ricercatori e partner nel mondo degli affari , governo e ONG .Questa estesa comunità crea una vasta gamma di contatti e abbiamo iniziato a utilizzare SalesForce per tenere traccia di tutti.Cryrus Insight mi consente di creare contatti nel nostro database, registrare le email e vedere le informazioni di base sulle persone quando sento da loro, senza mai lasciare Gmail. È un grande aiuto. " - Jason Jay, Direttore dell'iniziativa di sostenibilità, MIT Sloan

Lavoro legale meno complicato

Usiamo software personalizzato per automatizzare il lavoro legale di ottenere clienti dai contratti di telefonia mobile. Dal punto di vista del cliente, le tre fasi legali coinvolte sono (1) rilevamento di una violazione, (2) affermazione di un'obiezione valida e (3) passaggio a un nuovo fornitore in base al contratto del cliente corrente del fornitore. Il nostro software di automazione consente ai clienti di completare questi tre passaggi in circa 5 minuti totali su CellBreaker.com per un periodo di 7 giorni. Super facile; super veloce; e garantito per essere efficace. - Jon Colgan, fondatore e CEO, CellBreaker.com

Previsione migliorata

L'utilizzo di Excel come strumento di pianificazione funziona alla grande, ma [non c'è] un metodo ragionevole di cui sono a conoscenza mantenere i fogli di lavoro aggiornati e precisi in modo tempestivo. Alla fine, è l'esecuzione e il pagamento per un programma commerciale che soffre. Le capacità di previsione di AFS TradePro TPM consentono al team operativo di Popcorn, Indiana, di pianificare meglio la produzione. Il nostro team di acquisto può esaminare le previsioni a lungo termine per garantire le materie prime e la logistica può pianificare le esigenze di trasporto per supportare un volume extra durante una promozione. Dopo 60 giorni di live sul sistema TPM, Popcorn, Indiana ha ridotto le sue detrazioni di promozione commerciale di oltre il 50%. TPM ha inoltre aiutato Popcorn, Indiana a ridurre del 50% l'errore di previsione Key Performance Indicators (KPI); eliminare la necessità di rivedere e ordinare più cartelle di lavoro Excel precedentemente inviate in vari formati da ogni rappresentante di vendita; e armare il team di vendita con informazioni basate sui fatti per avviare fruttuose discussioni con i clienti. "- John Kittle, vice presidente di pianificazione aziendale e intuizione, Popcorn, Indiana

Comunicazione più efficiente

" AffinityLive è come automatizziamo il processo della nostra agenzia. Stiamo assistendo a una maggiore produttività e all'efficienza complessiva dell'azienda. AffinityLive unifica il nostro processo e semplifica la comunicazione tra tutti i reparti e gli uffici. Dal punto di vista della fatturazione, ci sono voluti 10 giorni per ottenere le fatture di manutenzione; ora ci vogliono solo due. L'automazione ci aiuta ad amplificare i marchi di assistenza sanitaria, scienza e tecnologia che rendono il mondo un posto migliore. - Rebecca Angelos, vicepresidente delle operazioni, HDMZ

Originariamente pubblicato su Mobby Business .

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