Cosa fanno le persone nelle riunioni?

Le riunioni sono una parte fondamentale di qualsiasi attività commerciale. Informano sia i datori di lavoro che i dipendenti di eventuali cambiamenti, nuovi prodotti o servizi e ulteriori informazioni a beneficio dell'azienda.

Circa la metà degli americani afferma che ora è prevista la partecipazione a riunioni più lunghe e frequenti rispetto a quelle dell'anno precedente , secondo una ricerca condotta da Klaxoon. Ma stanno davvero diventando più compiuti? I lavoratori non la pensano così: il sondaggio ha rilevato che il 22% degli intervistati ritiene che la maggior parte delle riunioni sia una perdita di tempo.

Klaxoon ha anche scoperto che le cose più comuni che gli americani fanno negli incontri sono fantasticare, lavorare su altri progetti, controllare i social media, leggendo le notizie e acquistando online.

"I risultati di questo sondaggio sottolineano che le persone imparano meglio quando stanno realmente collaborando e interagendo", ha dichiarato Matthieu Beucher, CEO di Klaxoon, in una nota. "Quando non lo sono, le loro menti vagano e le riunioni falliscono".

Sulla base del sondaggio, ecco alcuni modi per rendere le riunioni più efficaci.

1. Fornire l'agenda in anticipo con argomenti pertinenti.

L'invio dell'ordine del giorno a tutti i partecipanti in anticipo consente loro di leggerlo e prepararsi per ciò che verrà discusso. Ciò fornisce una struttura per la riunione da seguire. Inoltre, consente ai partecipanti di preparare qualsiasi informazione o domanda sugli argomenti.

Secondo il sondaggio, quasi la metà degli americani ha dichiarato che un incontro ha avuto successo perché aveva un programma da cui lavorare, e poco più della metà ha detto perché gli argomenti discussi erano pertinenti. Gli argomenti che includono tutti nella riunione consentono una maggiore partecipazione e, a loro volta, offrono opportunità di collaborazione.

2. Rendere chiari gli obiettivi della riunione.

Indipendentemente dal fatto che la riunione sia destinata a informare su un nuovo prodotto o servizio, prendere una decisione su un progetto o modificare una politica, gli obiettivi devono essere chiari sin dall'inizio. Questo aiuta a mantenere focalizzata la conversazione. L'agenda dovrebbe delineare gli obiettivi e l'incontro dovrebbe concludersi con tutti gli obiettivi raggiunti.

3. Stabilire un facilitatore accattivante.

Poco meno della metà degli intervistati ha affermato di preferire un incontro in cui tutti abbiano la possibilità di parlare. Inoltre, "gli introversi hanno il 35% di probabilità in meno di parlare in una riunione senza essere chiamati". I facilitatori che invitano i dipendenti a fare i conti consentono alla conversazione di fluire più facilmente e incoraggia più persone a partecipare.

Il facilitatore sarà responsabile di mantenere la conversazione in pista, assicurandosi che tutti gli obiettivi siano raggiunti prima della fine della riunione. Inoltre coinvolgeranno i dipendenti con domande, progetti pratici, immagini e opportunità di collaborazione di gruppo.

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