I principi del galateo aziendale per il prossimo incontro con il cliente

Mentre l'ufficio americano medio è diventato un po 'più casual, l'etichetta aziendale non dovrebbe uscire dalla finestra quando si incontrano potenziali fornitori o clienti. Se vuoi essere preso sul serio, devi trattare i tuoi contatti di lavoro con rispetto e professionalità - e ciò significa seguire determinati protocolli durante le riunioni di lavoro e i pasti.

Ecco alcuni suggerimenti chiave per l'etichetta da seguire in una varietà di situazioni aziendali.

Nella sala conferenze

Visitare un venditore o un potenziale cliente in ufficio? Alcuni di questi suggerimenti potrebbero sembrare di buon senso, ma seguirli farà sempre una buona impressione.

Arriva in tempo, adeguatamente vestito e organizzato. Poche cose ti faranno sembrare più poco professionale di presentarti fino a tardi per un incontro sembra sciatto e impreparato. È importante essere puntuali - o meglio ancora, un po 'presto - e assicurarsi di aver prestato attenzione al proprio abbigliamento, alla pulizia e all'igiene personale, ha dichiarato Sherry Fox, co-fondatrice, chief business development officer e chairman of the board a LumiWave, un fornitore di trattamenti di terapia con luce infrarossa.

Fox ha anche consigliato di organizzare qualsiasi documento fisico prima del tempo in modo da sapere dove sono tutti i materiali di presentazione quando ne hai bisogno.

"Assicurati di prendere tutti i documenti necessari biglietti da visita con te ", ha detto. "I documenti devono essere ben organizzati, quindi quando hai bisogno di utilizzare alcune pagine, non passi molto tempo alla ricerca di un rapporto o di una presentazione giusta."

Saluta tutti correttamente. Al centro, tutte le regole di business derivano dall'avere solide competenze interpersonali, ha dichiarato John Covilli, vicepresidente senior del franchising presso Dale Carnegie Training.

"Quando si incontrano nuovi potenziali clienti o colleghi, si applicano le stesse regole: stretta di mano salda, buon contatto visivo , impegno genuino, rispetto - per lo più solo generi di buon senso ", ha detto. "Le persone vogliono sapere che quando ti parlano, hai un genuino interesse per quello che stanno dicendo, e ... quel tipo di considerazione può fare molto."

Per gli incontri di business globali, può essere un po 'più complicato, dal momento che le pratiche di etichetta potrebbero essere diverse nel paese che stai visitando. In tal caso, assicurati di avere familiarità con l'etichetta appropriata per la cultura del tuo cliente, in modo da non offendere involontariamente nessuno, ha detto Fox.

Ascolta e chiedi (pensieroso) domande. Jon Weston, presidente e CEO di LumiWave, ha osservato che la maggior parte delle persone tende a lanciarsi nelle proprie agende durante gli incontri con i potenziali clienti. Invece, dovresti ascoltare i clienti e porre domande ponderate e intelligenti basate su ciò che hanno detto.

"Facendo domande, identifica rapidamente ciò che è importante per il potenziale cliente", ha detto Weston. "Allora puoi indirizzare come aiutarli dove sono. Le persone vogliono essere ascoltate."

In un ristorante

Che si tratti di un pranzo o una cena formale, o di un incontro più casual in un bar o in un bar, alcuni

Se hai pianificato la riunione, dovresti ritirare la scheda e, se possibile, lasciare che i tuoi ospiti scelgano il vino per la tavola, ha dichiarato Courtney Spritzer, co-fondatrice e co-CEO di socialfly social media agency. Fox ha aggiunto che dovresti essere gentile con qualsiasi server o cameriere con cui interagisci.

Ecco alcune cose aggiuntive da tenere a mente quando mangi o bevi con un contatto commerciale:

Scegli attentamente la posizione. Se sei tu quello che sceglie il luogo dell'incontro, la tua decisione può dire ai tuoi ospiti chi sei e come lavori. Volete trovare il giusto equilibrio tra prezzo, qualità e atmosfera, ha detto Fox.

"Scegli un ristorante rinomato per il servizio e il cibo eccellente", ha detto. "Non economico ma non stravagante - un ristorante dove c'è abbastanza privacy e spazio tranquillo per avere una conversazione d'affari."

Fox ha anche consigliato di chiedere le preferenze o le allergie alimentari dei tuoi ospiti, in modo che tu possa tenerne conto al momento di scegliere un luogo.

Ricorda i tuoi principi di base sull'etichetta. "Aspetta che l'altra persona inizi a mangiare, mastichi con la bocca chiuso, non parlare con il cibo in bocca, ecc. "disse Weston.

Fox concordò, aggiungendo che dovresti usare gli utensili adatti se stai facendo un pasto da seduti.

" Anch'io suggerisci sempre di evitare di mangiare qualcosa di disordinato ", ha detto Spritzer.

Mantenere la conversazione educata e professionale. Le conversazioni durante un pasto possono essere un po 'più casual, ha detto Covilli, quindi assicurati di mantenere il dialogo legato al business ed evitare soggetti controversi o inappropriati.

"Avere alcuni argomenti non di business per indicare interesse per l'altra persona, [ma] ... non fare commenti scortesi o discriminatori su altri utenti, ecc.", ha aggiunto Fox. "Stai lontano da commenti sarcastici e battute off-color."

Comunicare con i contatti di lavoro

Quando la riunione è finita, è importante andare oltre per rivedere e confermare i punti chiave discussi.

"Noi segui sempre i passi successivi subito dopo l'incontro per dimostrare che siamo seri nell'andare avanti e oltre a spostare le cose insieme ", ha detto Spritzer. "Questo [mostra] anche che rispetti la tua parola e che sei degno di fiducia."

Quando invii questo follow-up, assicurati di considerare quando e come stai comunicando con i tuoi colleghi e potenziali clienti. Eric Hanson, vicepresidente del product marketing di Fuze, una piattaforma di comunicazione aziendale, ha affermato che mentre la tecnologia consente di inviare messaggi e-mail a tutte le ore del giorno, la dedica 24 ore su 24 può spingere gli altri ad aspettarsi che tu sia raggiungibile 24 / 7 - o peggio, costringiamo gli altri a fare pressioni per fare lo stesso.

"Uno studio condotto da Fuze ha rilevato che l'87% dei dipendenti pensa che sia corretto chiamare o mandare messaggi di testo su argomenti relativi al lavoro al di fuori degli orari di lavoro standard" Hanson ha detto Mobby Business. "Prenditi del tempo per ... capire le preferenze di comunicazione, i tuoi limiti e le tue abitudini di lavoro, in modo da essere più attento a quando e come, puoi scegliere di comunicare con gli altri.

Regole generali di etichetta

Indipendentemente dalla situazione o dalla posizione, le nostre fonti hanno consigliato di seguire questi standard di etichetta durante qualsiasi riunione di lavoro:

• Confermare gli appuntamenti programmati in anticipo.
• Ricorda (e usa) i nomi dei tuoi ospiti.
• Sii rispettoso del tempo dei tuoi ospiti e rispetta un programma o un ordine del giorno.
• Mantieni il tuo smartphone e tablet in silenzio e fuori dalla vista; Usa carta e penna se hai bisogno di prendere appunti.
• Ringrazia tutti per il loro tempo e segui il passo successivo.

"L'etichetta è tutta una questione di far star bene le persone e garantire alcuni comfort sociali di base", ha affermato Fox. "Pratica buona etichetta in tutte le tue interazioni aziendali e personali, e diventeranno buone abitudini nel tempo."

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