Come gestire correttamente un'inchiesta sul luogo di lavoro

Attraverso il rigoroso rispetto degli standard etici, le aziende possono prevenire la maggior parte delle cause legali dei dipendenti. Tuttavia, le azioni legali sono in ultima analisi basate sulla discrezionalità individuale e non sempre prevedibili o evitabili. Ecco perché è importante concentrarsi sulla mitigazione degli effetti di potenziali azioni legali conducendo un'indagine sul posto di lavoro appropriata ogni volta che è necessario.

Un'indagine dovrebbe verificarsi ogni volta che un dipendente segnala illeciti significativi, cattiva condotta o errori etici. Un'azienda che conduce una cattiva indagine sul posto di lavoro rischia di danneggiare sia le sue finanze che la sua reputazione.

In una causa per i dipendenti, un'indagine interna pasticciata può sabotare il caso del datore di lavoro e creare un percorso diretto verso una soluzione costosa. Inoltre, la mancata esecuzione di questa procedura interna comune e necessaria metterà ulteriormente in imbarazzo un'azienda già in difficoltà, aggravando gli effetti ottici della denuncia del ricorrente con una dose di inettitudine sicura di sé. Basta chiedere a IBM, che ha pagato $ 4,1 milioni in una causa di discriminazione per età 2014 dopo aver condotto un'indagine interna troppo unilaterale per ammettere come prova.

Può essere faticoso, frustrante e scomodo condurre un'indagine sul posto di lavoro. Per fortuna, il processo è notevolmente più gestibile quando si conoscono i giusti principi guida. Mobby Business ha parlato con l'avvocato Dan Stern, un esperto in materia di lavoro e occupazione presso Dykema Cox Smith, sugli errori e le complicazioni comuni nelle indagini sul posto di lavoro e su come evitarli. Secondo Stern, per rispondere efficacemente alle violazioni delle regole, è necessario tenere conto delle seguenti preoccupazioni:

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1. Riconosci i problemi e istruisci i dipendenti a fare lo stesso

La cosa peggiore che un datore di lavoro può fare è ignorare un reclamo o violazione delle regole. I dipendenti devono essere informati su ciò che costituisce un comportamento improprio e consapevoli del loro ruolo attivo nel correggerlo. È importante che la direzione crei un ambiente in cui i dipendenti segnalino le preoccupazioni e fornisca al personale le risorse necessarie per condurre le indagini.

Come afferma Stern, "I motivi per condurre un'indagine sono quasi infiniti, inclusi ma non sono limitati a molestie o discriminazioni, e non richiedono un reclamo formale da avviare. "

Stern ha notato che la maggior parte dei problemi sul posto di lavoro non viene segnalata e se i datori di lavoro non stanno monitorando le operazioni aziendali, i problemi potrebbero aumentare significativamente nel momento in cui un reclamo formale è

"I datori di lavoro devono essere vigili sui problemi e agire per correggere le situazioni prima che peggiorino", ha aggiunto.

I dipendenti non collaborativi spesso ostacolano le indagini, anche "riportando una preoccupazione e chiedendo che nulla può essere fatto, rifiutando di essere intervistato e dando vaghe mancate risposte ". Una cultura solidale del posto di lavoro promuoverà la cooperazione.

2. Non trarre conclusioni premature o prendere decisioni legali

Un'indagine superficiale può essere peggio di nessuna. Se sei frettoloso, ci sono buone probabilità che ritorni a perseguitarti, ed è probabile che trascuri elementi cruciali della situazione, o almeno comprometta la tua tempistica.

I datori di lavoro dovrebbero dare la priorità a completare le indagini in modo efficiente e con minima interruzione del posto di lavoro, ma anche con la massima cura. Spesso, la storia completa è molto più di una semplice versione del reclamo iniziale ed è impossibile conoscere senza condurre un'indagine approfondita. Aspettatevi il vostro primo giro di interviste ai testimoni e le recensioni delle prove sveleranno la necessità di ulteriori informazioni.

"Devi essere pronto a cambiare rotta nelle indagini o espandere l'ambito sulla base delle informazioni ottenute", ha detto Stern. "A volte, l'indagine può rivelare altri problemi che dovranno essere esaminati."

Anche se, ovviamente, devi condurre le tue indagini con una sensibilità a potenziali ramificazioni legali, ricorda che non sei nella posizione di fare una determinazione legale.

"Non puoi rivendicare, ' Il suo comportamento è stato molestie sessuali che hanno creato un ambiente di lavoro ostile", ha dichiarato Stern a Mobby Business. "Il tuo ruolo è invece quello di determinare se il comportamento è avvenuto come descritto nel reclamo del dipendente e se ha violato una regola aziendale.

3. Proteggi sempre le prove

Può sembrare ovvio, ma le informazioni sensibili devono rimanere sicure. Si tratta di un'altra misura non negoziabile, che a sua volta crea il rischio di sabotaggio e violazioni della riservatezza, mentre Stern consiglia di adottare misure per proteggere le prove dalla distruzione, in particolare in formato elettronico, che può essere facilmente cancellata o rimossa.

4. situazione individuale

Ciò che unisce le indagini sul posto di lavoro efficaci sono il loro rigore, non l'aderenza a una procedura definita universale o alla struttura del personale.Ti attenti nel considerare la natura unica di ogni indagine, determinando chi dovrebbe condurlo e come. un piccolo gruppo o anche una terza parte.

"Assicurati di avere qualcuno con esperienza nella conduzione di indagini e / o una risorsa di terze parti che può essere rapidamente coinvolta, in particolare per situazioni che sono giuridicamente complesse, coinvolgono un dirigente o sono al di là delle capacità del personale interno ", ha affermato Stern.

5. Comunicare con la parte che ha presentato il reclamo

Se non si informa la parte rispondente in merito all'iniziazione, ai progressi o ai risultati dell'indagine, si sta gestendo male il reclamo.

Se è necessaria assistenza per trattare un reclamo del dipendente o sono preoccupati per una potenziale causa legale, Mobby Business consiglia di rivolgersi a un professionista legale.

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