Scegliere il giusto software di contabilità per le piccole imprese

Il software di contabilità facilita il monitoraggio della salute finanziaria della tua azienda e monitora il movimento dei tuoi account in entrata e in uscita. Può creare fatture, tenere traccia delle spese e generare una varietà di rapporti che consentono di analizzare le prestazioni della tua azienda da varie angolazioni. Molte applicazioni possono anche aiutarti a tenere traccia delle bollette e gestire il tuo inventario o i tuoi progetti.

La scelta del software di contabilità può essere difficile. Ogni programma include un diverso set di funzionalità e la maggior parte offre più piani tariffari tra cui scegliere, che variano anche per funzionalità, numero di utenti o altri fattori. Ecco tre elementi da tenere a mente quando selezioni il software di contabilità per la tua azienda:

1. Costi. Preferiresti un software di contabilità di base economico o di base che costi di più ma includa funzionalità extra?
2. Usabilità Quanti utenti hanno bisogno di accedere al software? Preferisci un sistema basato su cloud che puoi accedere a qualsiasi software desktop o desktop? Ne hai bisogno per avere un'app mobile?
3. Caratteristiche. Che cosa hai bisogno del programma software di contabilità? Avete bisogno sia degli strumenti di contabilità clienti che di contabilità fornitori? Quali rapporti hai bisogno di generare? Ne hai bisogno per tracciare l'inventario? Ti serve per includere servizi ausiliari, come il monitoraggio del tempo, la gestione del progetto e il libro paga?

Se sai già di cosa hai bisogno e vuoi solo vedere i nostri consigli per il miglior software di contabilità, visita la nostra pagina delle migliori scelte.

Quanto costa il software di contabilità?

Il software di contabilità varia a seconda del numero di funzioni incluse, del numero di utenti supportati e di altri fattori. La maggior parte delle società di software di contabilità offre un software basato sul cloud come un servizio piuttosto che licenze software e addebita un canone mensile.

Di solito è possibile scegliere tra più piani, con pacchetti pagati in genere compresi tra $ 10 e $ 40 al mese, anche se alti i programmi finali costano molto di più. Se sei disposto a pagare il software annualmente anziché a cadenza mensile, sono spesso disponibili tariffe scontate.

I piani più costosi includono spesso funzionalità avanzate come il tracciamento delle spese, il monitoraggio delle vendite, le fatture ricorrenti, la fatturazione automatica scaduta, le funzionalità del team , servizi di gestione stipendi, capacità di reporting avanzate, tracciamento dell'inventario e ordini di acquisto. Molte società di software di contabilità offrono integrazioni per aumentare le capacità del software o per collegarlo a un altro programma aziendale, anche se spesso a un costo aggiuntivo.

Diverse società offrono una versione gratuita del proprio software di contabilità, anche se di solito hanno funzioni di base o limite il numero di utenti, clienti o transazioni. Alcuni fornitori di software di contabilità gratuiti ricavano i loro soldi dai servizi aggiuntivi a pagamento offerti. Questi programmi sono utili se la tua azienda è molto piccola o se vuoi portare il software per un test più lungo di quanto consentito dal periodo di prova.

Quali fattori di usabilità dovresti cercare nel software di contabilità?

Per trovare il meglio software di contabilità per la tua azienda, considera attentamente come e dove vuoi utilizzarlo e se qualcun altro utilizzerà il sistema. Ecco alcuni fattori da considerare:

Accesso multiutente. La maggior parte dei prodotti software di contabilità consente di invitare altri utenti al sistema e controllare i dati che possono vedere e le attività a cui possono accedere. Ad esempio, potresti voler concedere al tuo partner commerciale e al contabile accesso completo, consentendo al tempo stesso ai dipendenti di utilizzare il sistema per tenere traccia dei tempi e dei clienti delle fatture. Alcuni sistemi ti consentono di invitare più utenti senza costi aggiuntivi; altri forniscono accesso contabile ma richiedono di sottoscrivere un piano tariffario più elevato o pagare un extra se si desidera aggiungere altri utenti al sistema.

Supporto per più aziende. Se possiedi più di un'azienda, potresti volere un software di contabilità che supporti più piccole attività commerciali in un unico account senza costi aggiuntivi. In caso contrario, pagherai un extra per impostare account separati per ciascuna entità.

Software basato su cloud e accesso mobile. La maggior parte dei software di contabilità è basata su cloud, quindi puoi accedere al tuo account in qualsiasi momento e da qualsiasi computer con accesso a Internet, per aiutarti a gestire la tua attività da remoto, a casa o in vacanza.

Molti offrono anche app mobili per aiutarti a monitorare le informazioni chiave e ad eseguire le attività principali mentre sei in viaggio. Alcuni offrono app separate per i dipendenti con funzioni limitate, come il monitoraggio del tempo e l'invio delle ricevute di spesa.

Le funzionalità delle app mobili variano da un programma all'altro, quindi se questa è una funzione importante per te, dovrai assicurarti che la funzionalità di cui hai bisogno. Dovrai anche assicurarti che funzioni sulla tua piattaforma preferita, in quanto alcuni sono compatibili solo con iOS e altri possono essere utilizzati con smartwatch (oltre a telefoni e tablet).

Quali sono le funzionalità del software di contabilità necessarie alle piccole aziende?

Il software di contabilità offre molte funzionalità e strumenti che possono aiutarti a gestire le tue finanze. Dovrebbe soddisfare le esigenze della tua azienda, rendendo più semplice svolgere le normali attività di contabilità. Dovrebbe anche aiutarti a vedere il quadro generale del rendimento della tua attività.

Molti proprietari di aziende con cui abbiamo parlato hanno affermato che la facilità d'uso e le funzionalità di risparmio di tempo sono le due principali cose che cercano in un programma. Ecco alcune delle funzionalità che il software di contabilità dovrebbe avere per aiutarti a risparmiare tempo e gestire meglio le tue finanze:

Funzionalità di contabilità di base. La maggior parte delle piccole imprese può accontentarsi di software di contabilità che offre funzioni di base come la fatturazione (sia via email e posta ordinaria), rilevamento di entrate e spese, generazione di report finanziari e gestione clienti. Tuttavia, se la tua attività vende più di pochi prodotti, desideri anche software che tenga traccia del tuo inventario, gestisca i venditori e ti assista con l'ordine di acquisto. Oppure, se la tua azienda fornisce servizi, desideri un programma che consenta di tenere traccia delle ore fatturabili e fatturabili.

Automazioni a risparmio di tempo È possibile impostare un software di contabilità per inviare automaticamente fatture e fatture ricorrenti. notifiche dovute, risparmiando tempo con le attività di fatturazione e contabilità clienti. Altri possono farti risparmiare tempo riconciliando i tuoi account suggerendo corrispondenze di transazione. Se la tua attività fornisce ai clienti preventivi o stime, cerca un programma che converta questi documenti in fatture in pochi clic. Oppure, se trasporti inventario, cerca un sistema che riordini i prodotti creando automaticamente gli ordini di acquisto quando gli articoli scendono al di sotto di una soglia impostata.

Preparazione fiscale. Rendi più facile la vita (e la vita del tuo commercialista) con il software di contabilità che ti aiuta con le tue tasse con funzioni come il calcolo automatico delle imposte, le aliquote fiscali multiple e il reporting fiscale. Dovresti anche essere in grado di fornire al tuo commercialista l'accesso ai dati rilevanti all'interno del sistema o inviare facilmente via email tutti i dati e i file necessari.

Servizi aggiuntivi Componenti aggiuntivi del software di contabilità, come elaborazione dei pagamenti e paghe servizi, rendono facile accettare pagamenti di fatture online e pagare dipendenti. Sebbene questi servizi di solito costino di più, sono convenienti da usare e i costi possono essere paragonabili a quelli che pagherei altrove.

Integrazioni di terze parti. Il software di contabilità può semplificare la gestione della tua attività integrandosi con i programmi e i servizi già in uso, condividendo automaticamente i dati tra i sistemi in tempo reale. Le integrazioni popolari includono sistemi POS, elaborazione dei pagamenti, gestione avanzata dell'inventario, e-commerce, ERP, CRM, e-mail marketing e app Google.

Domande da porre quando si valuta il software di contabilità

Quando hai ristretto le tue scelte al tuo top due o tre opzioni, iscriviti per le prove gratuite in modo da poter vedere da te se il software di contabilità ha le funzionalità necessarie, è facile da usare e consente di risparmiare tempo. Chiama le aziende produttrici di software per farti un'idea del servizio clienti in modo che tu possa sentirti sicuro che riceverai il supporto di cui hai bisogno in caso di problemi con il programma.

Ecco un elenco di domande che puoi porre quando chiami per aiutarti a selezionare il software di contabilità adatto per la tua attività:

• Il tuo software è adatto per il mio settore?
• Offri soluzioni personalizzate per soddisfare le esigenze della mia azienda?
• Quanti dipendenti e clienti possono ospitare il software?
• In che modo il software può aiutarmi a rispettare i GAAP, le leggi fiscali e i regolamenti finanziari?
• In che modo viene eseguito il backup dei miei dati? È possibile ripristinare l'accesso immediatamente durante un'interruzione?
• Quali misure di sicurezza sono in atto per proteggere i dati di entrambe le aziende e dei miei clienti?
• Qual è il costo totale? Sono previsti costi per l'installazione o il cloud storage?
• Quali tipi di supporto tecnico e assistenza clienti fornite? (Ad esempio, il fornitore offre la forma di contatto preferita, come telefono o live chat?)

Pronto a scegliere la soluzione software di contabilità? Ecco una ripartizione della nostra copertura completa:

• Come scegliere il software di contabilità
• Il miglior software di contabilità per piccole imprese 2018
• Miglior software di contabilità per piccole imprese
• Miglior software di contabilità per Mac
• Miglior software di contabilità per davvero Piccole imprese
• Miglior software di fatturazione per piccole imprese
• Miglior software di contabilità per le piccole imprese gratuito

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