Pensa prima di scrivere: 7 modi per rendere le tue e-mail più professionali

Nonostante i numerosi canali digitali utilizzati oggi dalle persone per collegarsi al posto di lavoro, l'e-mail rimane uno degli strumenti di comunicazione professionale più comunemente usati. Sia che tu stia interagendo con i responsabili delle assunzioni, con i datori di lavoro attuali o con i colleghi, vorresti essere il più lucido possibile nei tuoi messaggi.

Notizie aziendali Il quotidiano chiede agli esperti di affari e di carriera per i loro consigli. Invia il tuo miglior piede virtuale ogni volta che fai clic su Invia con questi suggerimenti:

Ricorda che chiunque può leggerlo una volta inviato.

Come qualsiasi messaggio scritto su una piattaforma online, le tue parole non sono private. Se non sei d'accordo con chiunque veda la tua email, non dovresti inviarlo. Non puoi riprendere il messaggio una volta consegnato, quindi fai attenzione a ciò che digiti.

"Prima di premere Invia, chiediti sempre: 'Sarei orgoglioso di questa e-mail se fosse nella prima pagina del giornale? ?' Perché ciò che è in forma scritta può essere facilmente condiviso con altri ", ha dichiarato Jennifer Brown, fondatrice e CEO di PeopleTactics.

Ottieni il massimo dalla tua firma.

Le firme consentono ai tuoi destinatari di avere un'idea di chi sei livello professionale. Assicurati di includere titolo, nome dell'azienda, ulteriori informazioni di contatto, social media e siti web, ha dichiarato Lisa Chase Patterson, presidente di The Book Bank Foundation.

Inoltre, se usi la tua e-mail dal desktop e dal telefono, è importante che abbini la tua firma su entrambi i dispositivi, ha detto Zach Feldman, capo accademico ufficiale e cofondatore del Codice di New York + Design Academy. Non è professionale firmare i messaggi con firme di base come "Inviato dal mio iPhone". [Vai oltre l'app iPhone Mail con queste app email per iOS .]

Crea modelli per le risposte usate di frequente.

Se ricevi domande frequenti, è intelligente utilizzare i modelli per assicurarti di fornire un feedback corrispondente ad ogni risposta. Ciò consente di risparmiare tempo dall'articolazione di messaggi unici e appropriati, ha affermato Lori Bruhns, proprietario e presidente di Lori Bruhns LLC.

"Nella mia esperienza, le risposte via email della maggior parte dei professionisti possono essere scritte e modificate leggermente per renderle personali e significative alla mail specifica a cui è stata data risposta ", ha detto. "Suggerisco di pensare alle prime tre e-mail più ricevute e di scrivere una risposta a ciascuna di esse."

Rendilo semplice e organizzato.

Il modo in cui formatti le e-mail è importante quanto le parole che scegli. Per presentare le vostre e-mail in modo efficiente, usate i punti elenco per oggetti importanti, ha detto Cynthia Bazin, presidente di SmartChic. Ciò consente ai destinatari di scansionare la tua posta elettronica e determinare il suo scopo generale, che la maggior parte dei professionisti apprezzeranno, ha aggiunto.

Todd Horton, fondatore e CEO di KangoGift, consiglia di tenere le email semplici. Non fare troppe domande e aspettarti una risposta rapida, ha detto. Invece, limitati a una sola domanda o punto principale per email.

"Questo fa due cose: aiuta a rendere il messaggio più facile da digerire e lo rende più gestibile per il destinatario da elaborare", ha aggiunto Horton.

Sempre correzione

Errori, errori di battitura e errori stilistici possono farti apparire poco professionale o incompetente. La correzione di bozze è fondamentale per esercitarsi prima di inviare una e-mail.

"Scrivere i tuoi pensieri e non correggerli prima di colpire Invia può distruggere ogni speranza che hai a livello professionale", ha dichiarato Ed McMasters, direttore marketing e comunicazioni di Flottman Company.

Per evitare di inviare inavvertitamente un'e-mail incompleta, aggiungi l'indirizzo del destinatario dopo aver scritto e modificato il messaggio.

"In qualsiasi e-mail, azienda o meno, mi piace inserire l'indirizzo e-mail del destinatario all'ultimo minuto, poco prima invio ", ha dichiarato Kerri Garbis, presidente e co-fondatore di Ovation Communication. "In questo modo, posso essere sicuro di leggere e rileggere quello che ho scritto e apportare le modifiche necessarie senza preoccuparmi di un invio accidentale."

Prendi in considerazione i tuoi tempi.

Eliminare le email può farti dimenticare completamente e farti apparire irresponsabile e inaffidabile. Lori Kaye, fondatore di Lion Linq, ha detto che dovresti rispondere al tuo capo, cliente, pari o prospect lo stesso giorno in cui ti hanno inviato per email.

"Se non hai una risposta appropriata o il materiale corretto, lasciali semplicemente sappi che hai ricevuto il loro messaggio e dai loro [la data] ... possono aspettarsi di avere le informazioni di cui hanno bisogno ", ha aggiunto.

Usa la tua riga dell'oggetto con saggezza.

Molte persone sottovalutano l'importanza dell'argomento linea. Poiché fungono da anteprima per il resto dell'e-mail, le righe dell'oggetto devono essere concise ma sufficientemente approfondite da attirare l'attenzione del lettore.

"Le persone danno la priorità a quali e-mail sono state lette prima da chi è il mittente - hai intenzione di leggi subito le e-mail dal tuo capo - e in secondo luogo da ciò che dice la linea tematica ", ha detto David Erickson, vicepresidente del marketing online di Karwoski & Courage.

Ti ha detto che ti chiedi cosa renderà il tuo destinatario interessato a leggere il interezza del messaggio e per tessere questo nella riga dell'oggetto.

Sono state condotte alcune interviste sulle fonti per una versione precedente di questo articolo.

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