Scelta di una stampante aziendale: Guida all'acquisto

Il tipo di stampante che si preleva in un negozio di forniture per ufficio non lo taglierà per uso aziendale, almeno nella maggior parte dei casi. Anche i piccoli uffici di solito necessitano di macchine molto più sofisticate per efficienza e produttività.

La maggior parte delle aziende opta per stampanti in rete che possono essere condivise da più utenti, piuttosto che da singole stampanti per ogni scrivania. Queste macchine risparmiano risorse e tendono a durare molto più a lungo delle varietà fuori dalla scatola. Offrono inoltre velocità di stampa più elevate, migliore maneggevolezza e opzioni di finitura avanzate. La maggior parte è anche in grado di eseguire copie, scansioni, e-mail e fax.

Le stampanti aziendali in rete sono disponibili in centinaia di modelli e in vari tipi, tutte con caratteristiche e funzionalità diverse, che possono scoraggiare il processo di acquisto. Possono essere cablati o wireless; laser, LED, getto d'inchiostro o inchiostro solido; e monocromatico o a colori. Alcuni sono compatibili con la stampa mobile, mentre altri no. Troverai anche ampie variazioni di costo.

In questa guida per l'acquirente, analizzeremo le opzioni per semplificare il processo di acquisto. Spiegheremo i tipi di stampanti aziendali, le funzionalità e le funzionalità disponibili, le opzioni di rete, i costi e le opzioni di pagamento. Offriamo anche alcuni consigli pratici per la scelta del fornitore giusto.

Tipi di stampanti aziendali

Laser / LED

Le stampanti laser e LED, che sono molto simili, sono di gran lunga le più popolari negli uffici. Usando una fonte di luce, proiettano un'immagine su un tamburo rotante, che trasferisce il toner sulla carta. Questi sono affidabili e veloci e producono testi di alta qualità. Le funzionalità di memoria e disco rigido sono ideali per il networking. I costi correnti sono ragionevoli perché il toner è relativamente economico rispetto ad altri metodi di stampa.

Al ribasso, le stampanti laser e LED sono costose in anticipo. Inoltre, non sono ideali per la stampa di foto.

Inkjet

Le stampanti a getto d'inchiostro sono più comuni per l'uso personale e per gli uffici domestici, sebbene possano essere adatte per alcuni usi commerciali di piccole dimensioni. Questi funzionano spruzzando l'inchiostro liquido attraverso una capocchia di spillo. Le stampanti a getto d'inchiostro sono meno costose e la qualità delle foto è alta, quindi sono ottime per brochure, volantini e documenti che contengono elementi grafici. Possono stampare su molti tipi di supporti.

Sebbene sia possibile trovare una stampante inkjet di qualità per ufficio con funzionalità di rete, questi sono meno comuni. Ciò è dovuto principalmente agli alti costi continuativi della sostituzione dell'inchiostro, il che non è pratico per la stampa di volumi elevati. Queste stampanti sono anche molto più lente.

Tipi di stampante aggiuntivi

I tipi di stampante meno comuni includono:

& bull; Stampanti a inchiostro solido , che fondono blocchi di cera colorata su carta. Questi tendono ad essere paragonabili alle stampanti laser in qualità di stampa in bianco e nero, affidabilità e costi continui, ma sono superiori per la stampa a colori. Sono anche più piccoli e più compatti. Tuttavia, le stampanti a inchiostro solido sono soggette a sbavature. E poiché sono meno comuni, ci sono molti meno modelli tra cui scegliere.

& bull; Stampanti Snapshot che stampano solo immagini. La qualità della foto è molto più alta rispetto ad altri tipi di stampanti. Questi sono più comuni per l'uso domestico, ma possono anche avere applicazioni aziendali.

& bull; Stampanti a sublimazione di colore , che si avvicinano molto alla qualità della fotografia utilizzando la tinta trasferita al calore. In genere, queste stampanti sono riservate a aziende come aziende di progettazione grafica, che devono avere una qualità dell'immagine superiore. I costi per pagina sono estremamente alti - spesso $ 2 o più.

Stampanti cablate o wireless

La maggior parte di noi utilizza stampanti wireless a casa. Perché preoccuparti di connettere il tuo computer quando puoi stampare da qualsiasi luogo? Tuttavia, le connessioni cablate sono in genere più veloci, più affidabili e molto più sicure, che sono tutte importanti negli ambienti aziendali, dove le stampanti vengono utilizzate più spesso e da più persone contemporaneamente. Le configurazioni wireless, d'altra parte, sono più flessibili, oltre ad essere meno costose da implementare. Sono inoltre compatibili con dispositivi mobili come smartphone e tablet.

Nel nostro mondo sempre più mobile, molte aziende, in particolare quelle di grandi dimensioni, scelgono di installare applicazioni che consentono la stampa mobile collegando il dispositivo alla stampante o utilizzando una connessione Wi-Fi o Bluetooth. Questo è spesso definito come la stampa cloud o la stampa mobile. Non tutte le stampanti sono compatibili con questa tecnologia emergente, ma è qualcosa da considerare se si dispone di una forza lavoro altamente dipendente dalla rete mobile. Alcune stampanti per ufficio sono compatibili anche con le tecnologie di stampa mobile come Apple AirPrint, HP ePrint e Google Cloud Print, ma è qualcosa che dovrai verificare.

Colore o monocromatico

Se stai stampando solo in modo semplice documenti aziendali in fogli di testo, fogli di appunti, lettere e -monocromo probabilmente stanno bene. Se hai bisogno di stampare grafica, loghi personalizzati o documenti con grafici e altri elementi visivi, ti consigliamo di utilizzare una stampante a colori. Le stampanti monocromatiche vendono ancora sorprendentemente bene perché riducono i costi continui, ma tieni presente che probabilmente rimani bloccato con la stampante che scegli per molti anni. Se hai bisogno della possibilità di stampare colori in futuro, dovrai trovare un'altra fonte.

Funzionalità stampante commerciale

Una delle prime cose da considerare quando si tratta di funzionalità è se hai bisogno di una singola funzione o stampante multifunzione (MFP). Proprio come sembra, le stampanti a funzione singola fanno una cosa: stampare documenti. Le stampanti multifunzione sono in grado di svolgere molte altre attività, tra cui la scansione, la copia, l'invio tramite e-mail e la conversione di documenti. Diversi modelli combinano diverse funzionalità.

Le stampanti multifunzione sono economiche perché evitate di dover acquistare più macchine e occupano meno spazio. Aiutano a semplificare la gestione dei documenti e il flusso di lavoro aziendale perché è possibile inviare fax, scansire e inviare via e-mail i documenti dalla stessa macchina. Tuttavia, sono più costosi. E se una persona utilizza la macchina per stampare, ad esempio, un altro dipendente dovrà attendere per inviare un fax, fare una copia, ecc.

Successivamente, considerare la velocità e il volume di stampa, che hanno un impatto significativo sul prezzo. Generalmente, le velocità di stampa inferiori a 20 pagine al minuto (ppm) sono troppo lente per gli ambienti di ufficio; velocità di 20 ppm a 40 ppm saranno sufficienti per la maggior parte degli uffici; e velocità superiori a 40 ppm sono ideali per l'uso in volumi elevati. Alcune delle macchine più sofisticate raggiungono 100 ppm, anche se questo è molto più di quanto la maggior parte delle piccole imprese hanno bisogno. Il volume di stampa può variare da modelli base che contengono solo 100 fogli nel vassoio e 250 nella cassetta a MFP che contengono 500 fogli nel vassoio e 2.000 o più in due o più cassette.

Anche la memoria è una considerazione importante. La maggior parte delle stampanti per ufficio va da 64 MB a 256 MB di RAM, anche se alcune stampanti di fascia alta consentono di aggiungere memoria aggiuntiva se necessario in seguito.

Altre funzionalità che è possibile considerare includono:

• Stampa fronte / retro automatica - Conosciuto anche come duplex, stampa su entrambi i lati della carta senza ricaricare la macchina.
• Alimentatori automatici di documenti (ADF) -Scan, copia, email e fax documenti con più pagine.
• Vassoi multiuso -Stampa su carta speciale come buste, cartoline, biglietti da visita, brochure e carta di grandi dimensioni.
• Punti per pollice (dpi) -Il numero di punti per pollice quadrato che la stampante può contenere su un pezzo di carta. Più alto è il numero, più nitidi saranno i documenti e le immagini.
• USB e lettori di schede da stampare senza un computer.
• Controlli interattivi del touch screen per facilità d'uso e convenienza.
• Conformità Energy Star per costi operativi ridotti.

Opzioni di rete

La condivisione di una stampante tra il maggior numero possibile di dipendenti ha senso pratico e finanziario. Per fare ciò, la stampante deve essere connessa alla rete dell'ufficio, che consente agli utenti di stampare su una singola macchina dai rispettivi desktop, laptop, dispositivi mobili e, a volte, da remoto.

Ci sono due modi per collegare un stampante laser alla rete dell'ufficio: acquista una stampante con funzionalità di rete incorporate o collega una stampante a un server di stampa dedicato. Le stampanti con funzionalità integrate sono più semplici da collegare ma probabilmente costano di più. In entrambi i casi, puoi assumere un fornitore esterno per eseguire la configurazione (se non è incluso nel prezzo di acquisto o di leasing) o affidarti al personale IT interno (se ne hai uno).

Molti uffici hanno bisogno di più di una stampante. Solo così tanti dipendenti possono fare affidamento sulla stessa stampante senza incappare in ostacoli, quindi le aziende spesso scelgono di acquistare una stampante laser per ogni reparto, gruppo o squadra. Stampanti separate possono risiedere sulla stessa rete, consentendo ai dipendenti di spostarsi avanti e indietro tra loro. Ciò è particolarmente utile se i dipendenti hanno bisogno di passare da una macchina monocromatica a una macchina a colori, ad esempio. In alternativa, è possibile utilizzare sottoreti che consentono a determinati utenti di accedere solo a determinate stampanti. Questi sono a volte usati per limitare o limitare l'accesso alle stampanti a colori perché i loro costi operativi sono molto più alti.

Costi di stampa aziendali

Ah, la domanda magica: quanto dovrò spendere? Questa è una domanda difficile a cui rispondere senza conoscere le esigenze specifiche della tua attività, ma ti daremo un'idea generale di cosa aspettarci.

Puoi acquistare una stampante di base per meno di $ 100 in questi giorni, ma don ' Ci si aspetta che i prezzi delle stampanti aziendali siano comparabili. Le stampanti di qualità professionale sono molto più avanzate e sofisticate, e il prezzo lo rispecchia.

Le stampanti a getto d'inchiostro di base progettate per le piccole imprese partono da $ 150 a $ 300, ma non sono abbastanza robuste per la maggior parte degli uffici. Certo, sono un'opzione se hai un budget molto limitato, ma anche il costo totale di proprietà, che include la sostituzione dell'inchiostro. A un certo livello di volume di stampa, il costo di un getto d'inchiostro economico più il costo dell'inchiostro supera l'acquisto di una stampante laser più costosa con costi di gestione contenuti.

Le stampanti laser a colori più basilari partono da $ 300, ma sono modelli adatti per gli uffici di piccole e medie dimensioni in genere costano $ 750 a $ 3000. Le stampanti laser di fascia alta con funzionalità di rete spesso costano da $ 5000 a $ 10.000 o più.

Leasing vs. acquisti

Molte aziende scelgono di noleggiare le stampanti anziché acquistarle a titolo definitivo. Ciò consente di risparmiare sulle spese iniziali, pagando poco o nulla, e consente di scambiare la macchina ogni pochi anni per un modello più nuovo o più adatto. Ovviamente non darei in affitto una stampante a getto d'inchiostro da $ 300, ma comincia a dare un senso quando parli di stampanti laser che costano migliaia o decine di migliaia di dollari. Una cosa da notare, però: il leasing è più costoso a lungo termine a causa delle spese di leasing / finanziamento.

I pagamenti dei leasing sono ripartiti su un periodo di mesi, solitamente da 12 a 60. Più lunga è la durata del leasing, più bassa è la tua i pagamenti mensili saranno.

Manutenzione e assistenza della stampante

Le stampanti laser richiedono una manutenzione regolare, incluse pulizie, ispezioni e sostituzione di parti usurate e difettose. Una manutenzione regolare aiuta a prevenire guasti imprevisti e prolunga la durata della macchina.

La maggior parte dei produttori e venditori offre contratti di manutenzione e assistenza a un costo aggiuntivo. Questi in genere coprono il costo delle visite in ufficio per l'assistenza e la manutenzione ordinaria, nonché le parti di ricambio come toner e batteria. Alcuni venditori applicano una tariffa annuale fissa, mentre altri ne valutano i piani in base al volume di stampa. Una tariffa standard basata sul volume di stampa è di 1 o 2 centesimi per pagina. Molti produttori offrono sconti se si acquista il piano quando si acquista la macchina, piuttosto che attendere fino alla scadenza della garanzia o se si paga anticipatamente per più anni. Tieni presente, inoltre, che il prezzo dei piani di assistenza aumenta dopo che la garanzia è scaduta perché dovrai pagare il venditore per assicurarti che la macchina funzioni correttamente.

Non è necessario acquistare un contratto di assistenza -un venditore non dovrebbe costringerti -ma è saggio. Non dovrai affrontare costi di riparazione imprevisti lungo la strada e potresti ottenere un servizio più rapido in caso di malfunzionamento della macchina.

Prima di firmare un contratto di assistenza, leggi la stampa fine per scoprire esattamente cosa copre . Alcuni non coprono ciò che è considerato una manutenzione ordinaria e la definizione di tale può differire da una società all'altra. Altri non copriranno articoli come il toner. Inoltre, non aver paura di porre domande dettagliate. Se la stampante si rompe, qual è la procedura per richiedere una chiamata di servizio? Quanto tempo impiega un tecnico per arrivare? Parti e componenti sono tenuti in magazzino per accelerare il processo di riparazione?

Come valutare le tue esigenze e il tuo budget

Prima di iniziare a fare acquisti, è importante valutare le esigenze della tua azienda: cosa vuoi che faccia la stampante? Quante persone lo useranno? La velocità è più importante o darebbe priorità alla qualità di stampa? Utilizzerai la stampante per documenti di base come fogli di calcolo e file Word o stamperai documenti che incorporano grafica e foto?

Identifica come verrà utilizzata la stampante, quindi crea un elenco delle tue priorità e dei tuoi must Caratteristiche. L'elenco non deve essere un tutto-e-tutto-tutto. Le probabilità sono, ti imbatterai in altre caratteristiche e priorità più avanti nel processo. Tuttavia, dedicare il tempo necessario per valutare le vostre esigenze in anticipo rende più facile estirpare le miriadi di opzioni disponibili e aiuta i venditori a consigliare i tipi e i modelli più adatti alla vostra attività.

Considerate anche il vostro budget. Che cosa sei disposto e / o in grado di spendere? Crea una gamma ideale e poi un massimale, un prezzo che è il tuo limite assoluto. Tieni presente, tuttavia, che gli stampatori di business sono un investimento importante perché sono fondamentali per le funzioni quotidiane. Il modello più economico sul mercato spesso non offre il miglior rapporto qualità / prezzo a lungo termine. Non vuoi superare i tuoi mezzi, ma non vuoi rimpiangere l'acquisto più tardi.

Scelta di un fornitore

Il tuo compito finale è scegliere un venditore. Alcuni venditori vendono più marchi e altri lavorano direttamente per un singolo produttore. Non importa quale scegli, purché tu scelga un venditore affidabile che impiega il tempo necessario a comprendere appieno le tue esigenze, piuttosto che spingere per la vendita più alta.

Alcuni consigli aggiuntivi:

• Presta attenzione alle vendite tattiche : cerca i venditori che ti istruiscono su tutte le opzioni disponibili. Fai attenzione a chiunque cerchi di spingere prodotti che vanno oltre ciò di cui hai bisogno. Fare suggerimenti è fantastico, ma essere eccessivamente aggressivi non è OK.
• Richiedi referenze -Qualsiasi fornitore rispettabile dovrebbe essere disposto a fornire referenze da parte dei clienti che hanno acquistato lo stesso modello che stai considerando. Parla con questi clienti per scoprire se sono contenti non solo del modello, ma del servizio clienti. La compagnia è stata pronta a rispondere alle chiamate di servizio, ad esempio?
• Richiedi una prova in loco -Particolarmente con macchine costose, non esitare a chiedere una prova sul posto. Non c'è niente come usare una macchina per valutare se è una buona misura. La stampante è facile da usare? Sei soddisfatto delle funzionalità, della qualità di stampa e della velocità di stampa?
• Fai acquisti intorno a -Metti con più fornitori prima di sceglierne uno per confrontare riferimenti, prezzi e qualità del servizio. Oltre al prezzo, sarai sorpreso di quanto puoi dire di un'azienda o di un venditore semplicemente incontrandoti di persona. È probabile che uno si distingua al meglio.

Suggerimenti per l'utilizzo di CRM per il servizio clienti

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