6 Email Etiquette Lezioni vostri collaboratori apprezzeranno

Se ti senti come una buona parte della tua giornata è sprecato leggere e rispondere a e-mail inutili, non sei solo. I dirigenti stimano che quasi il 20% delle ore che spendono per la posta di lavoro è uno spreco di tempo, secondo uno studio di Robert Half.

Il più grande colpevole è lo spam, con quasi il 40% degli intervistati che afferma che questo è il principale time-waster for work email.

Tuttavia, lo spam non è tutto da incolpare. Altri distrattori includono essere copiati su e-mail irrilevanti, la lettura dei messaggi che avrebbero potuto essere consegnati in un modo migliore, e decifrare messaggi lunghi e sconclusionati.

Paul McDonald, un direttore esecutivo senior per Robert Half, ha detto che l'uso, mentre lo spam può essere affrontato filtri e tecnologia per prevenire e-mail indesiderate, le altre questioni spesso si riducono al giudizio di chi invia messaggi.

"Mantenere i tuoi messaggi brevi, pertinenti e perseguibili migliorerà le probabilità che le tue e-mail vengano lette e risposte rapidamente", ha affermato McDonald. in una dichiarazione.

Per rendere le tue email più efficienti, Robert Half offre sei consigli di etichetta:

• Guarda i tuoi CC. È importante copiare i colleghi solo sulle email che devono vedere. Se non è qualcosa su cui devono agire, probabilmente non dovrebbero essere copiati su una e-mail. È anche importante evitare di "rispondere a tutti" quando si risponde. Fare ciò è probabilmente uno spreco di tempo per tutti i destinatari che non hanno bisogno della tua risposta.
• Sii breve. Più è breve la possibilità di emettere le tue e-mail pur continuando a farti capire, meglio è. Più lunga è l'email, più tempo è necessario per digerire. E più tempo ci vuole per digerire, più è probabile che il lettore diventi disinteressato. Quando possibile, mantieni le tue e-mail a meno di due paragrafi.
• Fai presto il punto. Piuttosto che far leggere ai colleghi l'intera tua e-mail per scoprire solo alla fine cosa vuoi e perché sono stati copiati sul messaggio, riassumi i tuoi punti principali in alto. È quindi possibile fornire i dettagli come sfondo, se necessario.
• Invia meno. Prova a resistere alla tentazione di rispondere immediatamente a un'e-mail, soprattutto se si tratta di una richiesta che può risolversi senza l'input dell'utente. Inoltre, considera di non avere giorni di e-mail interne, ad esempio "venerdì senza e-mail", per ridurre il numero di messaggi che riempiono le caselle di posta degli uffici.
• Metti a fuoco sull'oggetto. Crea il tuo linea tematica diretta e al punto, in modo da dare ai lettori una visione immediata della tua email. Provare a utilizzare righe di oggetto con frasi come "RSVP", "per la tua opinione" o "incontro riprogrammato", così i lettori possono comprendere rapidamente che cosa il vostro e-mail è circa.
• Essere professionale. Nel mondo digitale di oggi, e-mail devono essere scritto con la stessa professionalità che usereste in un promemoria commerciale formale. Assicurati di controllare l'ortografia e la grammatica. Inoltre, prova a leggere ad alta voce l'e-mail prima di inviarlo. I destinatari lo apprezzeranno quando si prende qualche minuto per mettere a punto il contenuto del messaggio e il tono.

Lo studio è basato su indagini di 2.200 responsabili finanziari delle aziende in più di 20 dei più grandi aree metropolitane.

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