Pulisci! Essere produttivi al lavoro Inizia con Organizzazione

Qual è il tuo più grande ostacolo alla produttività sul lavoro? Per alcune persone è il ronzio costante di notifiche e e-mail per smartphone; per altri è una distrazione delle interruzioni da parte dei collaboratori. Ma per molti lavoratori, l'unica cosa che ostacola l'efficienza è semplicemente non essere in grado di trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno per completare un compito.

"Essere disorganizzati ti costa tempo e denaro", disse Donna David, la Il fondatore della società di consulenza organizzativa Donna David and Co. "[Le persone] possono passare ore a cercare cose nel loro ufficio e sul loro computer."

"Troppa carta, tecnologia, e-mail, telefonate, fax, ecc. possono essere travolgente e ostacola la produttività, che poi colpisce altre aree della tua vita ", ha aggiunto John Rowley, imprenditore e autore di salute e benessere.

Anche se una scrivania disordinata è spesso un segno di disorganizzazione, il tuo spazio fisico fisico non è l'unico posto disordinato può accumularsi . Jen Cohen-Crompton, un piccolo esperto di produttività aziendale e redattore capo del software aziendale e fornitore di servizi The Neat Company, crede che molti professionisti oggi lottino con "accaparramento digitale" e si aggrappino file, foto, email e altre risorse digitali lo

"[Gli accaparratori digitali] hanno spesso la mentalità di non volersi liberare di qualcosa che potrebbero aver bisogno per un motivo o per un altro", ha detto Cohen-Crompton a Mobby Business. "Potrebbero rivedere i loro documenti con l'intenzione di separarsi, ma finiscono per non cancellarli perché pensano, 'Cosa succede se ho bisogno di questo un giorno?' [o] temono che un'e-mail eliminata possa portare a un problema in futuro quando devono recuperare informazioni specifiche. Fondamentalmente, conservano i loro documenti digitali perché assegnano un significato maggiore al documento di quanto non sia effettivamente esistente. "

Lasciarti la confusione significa passare meno tempo a cercare ciò di cui hai bisogno, e quindi puoi migliorare la tua efficienza sul lavoro. Se vuoi rompere le tue abitudini di accaparramento - sia fisiche che digitali - e diventare più organizzato e produttivo, ecco alcuni suggerimenti per iniziare.

Per ingombri fisici

Affrontare rapidamente i documenti. Rowley consigliato seguendo una regola "touch-papers-once": non appena hai rivisto un documento stampato, archivialo, gettato o agendo su di esso per ridurre l'ingombro della scrivania. Puoi applicare la stessa regola alla tua casella di posta elettronica, ha detto.

Per i file cartacei come fatture e ricevute che devono essere archiviate per un po ', David ha consigliato di digitalizzarle e convertirle in file digitali in modo da poter distruggere e riciclare il fisico copia e salva spazio sulla scrivania.

Svuota la scrivania. Assicurati che nulla sia estraneo alla tua scrivania alla fine della giornata lavorativa, ha detto David. Ciò significa che il tuo spazio di lavoro sarà pulito e pronto per un nuovo inizio al mattino.

Fai una lista. Nonostante le numerose app per prendere appunti e calendari digitali disponibili, molti professionisti attribuiscono le loro abilità organizzative a un vecchio stile , elenco manoscritto di compiti. Piuttosto che avere diversi documenti sparsi sulla tua scrivania perché dovrai affrontarli durante il giorno, scriverlo in una lista significa che puoi mettere quei documenti lontano e portarli fuori solo quando sei pronto ad affrontare quel compito.

"C'è qualcosa nel mettere una penna sulla carta e scrivere un elenco di cose da fare che ti aiuta a rimanere organizzato", ha detto Samantha Lambert, direttore delle risorse umane presso l'agenzia di design Web Blue Fountain Media. "Avendo una lista di cose da fare scritte a mano, con tutte le attività prioritarie per numero, i miei compiti per il giorno non si perdono mai tra tutte le altre cose che accadono sul mio computer nel corso di un giorno. la mattina aiuta a delineare come sarà la giornata e renderà più chiaro all'inizio della giornata quello che deve essere fatto. "

Per clutter digitale

Ditch programmi e file inutilizzati. Proprio come il tuo desktop fisico, dovresti sforzarti di mantenere il tuo desktop virtuale chiaro e ordinato, ha detto Cohen-Crompton. Disinstalla o elimina le icone per i programmi che non usi e mantieni i tuoi file organizzati sulla base di ciò che è più necessario.

Crea un sistema di archiviazione e denominazione dei file efficace. Con così tante aziende che utilizzano la collaborazione basata su cloud strumenti e lavorando con più versioni dello stesso documento, è utile creare un sistema a livello di squadra per denominare, archiviare e accedere a quei file digitali.

"Preparare uno schema di denominazione per i propri file o, se possibile, per la tua organizzazione ", ha detto Lambert. "L'impostazione di una struttura per il modo in cui i file vengono salvati ti farà risparmiare tempo a lungo termine quando stai tentando di accedere a un documento che hai salvato alcuni mesi indietro.

Lambert ha anche raccomandato di datare ogni versione di ogni documento che salvi, specialmente quando le persone apportano aggiornamenti e modifiche. Evita la confusione e mantieni i file organizzati per data specifica all'interno dello schema di denominazione dei file, ha detto.

Usa la tecnologia a tuo vantaggio. Ci sono innumerevoli app e programmi software disponibili per le persone che vogliono per ottenere i propri file e gli elenchi delle attività quotidiane in ordine. Non sai da dove iniziare? Guarda le app più apprezzate sul tuo dispositivo mobile o chiedi in giro al tuo ufficio e alle tue cerchie sociali per scoprire quali app di organizzazione consigliare. Se stai cercando un sistema di gestione dei documenti di livello professionale, consulta la migliore lista di Mobby Business.

Rimanere organizzato

Indipendentemente dal fatto che le tue risorse siano fisiche o digitali, la chiave per ottenerle (e mantenerle) organizzato sta imparando a iden specifica cosa è richiesto per il tuo lavoro quotidiano e cosa non lo è, ha detto Cohen-Crompton. Ha consigliato di condurre un audit su tutto ciò che è presente sulla scrivania e sui dispositivi e considerando lo scopo effettivo di ciascun elemento o file.

"Scopri cosa è necessario tenere e assicurati che sia necessario definire chiaramente e cosa può andare, quindi in realtà sbarazzarsi di cose ", ha detto Cohen-Crompton. "Valuta ogni documento, elimina immediatamente i duplicati, elimina le cose obsolete ed elimina i [file] che non ti servono più."

Per i file digitali, l'archiviazione può essere un'ottima soluzione per e-mail o documenti che non si possono ho bisogno in questo momento, ma avremo bisogno nel prossimo futuro. Cohen-Crompton ha consigliato di spostare i file in un archivio per metterli "fuori dalla vista", creando così meno confusione nella cartella di posta in arrivo o dei documenti attiva. David ha accettato, notando che il tuo sistema di archiviazione digitale dovrebbe rispecchiare il tuo sistema di archiviazione cartacea, con cartelle specifiche che sono codificate per colore se necessario per aiutarti a trovare i documenti archiviati più velocemente quando ne hai bisogno.

In definitiva, la cosa migliore che puoi fare rimanere organizzati è prendere l'abitudine di occuparsi di tutto subito, come si vede.

"Leggilo, poi rispondi, cancella [o] archivia", ha detto Cohen-Crompton. "Affrontare il potenziale disordine nel suo percorso elimina la necessità di affrontarlo in seguito e cercare di forzarlo a uscire."

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