Contabilità clienti: ciò che le piccole imprese hanno bisogno di sapere

I crediti sono la linfa vitale del flusso di cassa di un'azienda. A volte indicato come A / R, "contabilità clienti" è il termine contabile utilizzato per fare riferimento al denaro che l'azienda dovrebbe ricevere dai suoi clienti per i beni o servizi forniti.

I crediti della tua azienda sono una parte importante di calcolare la redditività e fornire l'indicatore più chiaro del reddito dell'azienda. Sono considerati una risorsa, in quanto rappresentano i soldi che entrano in azienda. Per determinare la redditività, sommare tutte le attività, inclusi i crediti, e sottrarre il totale dei conti da pagare o le passività, che sono ciò che si deve ai fornitori e ai fornitori. Se il numero è positivo, la società è redditizia. Se è negativo, è necessario prendere decisioni su come aumentare le attività o ridurre le passività.

Perché tenere traccia dei crediti?

Se non si tiene traccia dei crediti, è possibile dimenticare di fatturare determinati clienti o non so se sei stato pagato. Potresti finire per fornire gratuitamente il tuo prodotto e avere un impatto negativo sulla tua capacità di essere redditizio. Quanto più tempo è necessario per inviare la fattura, tanto meno probabile sarà il pagamento che verrà inviato. Tenere traccia dei crediti è anche un ottimo modo per avere documentazione a sostegno delle prove di reddito al momento dell'imposta.

I crediti sono gestiti al meglio su una base costante e sistematica. Nella vendita al dettaglio, ogni transazione viene pagata immediatamente. Con altri settori, i clienti richiedono una linea di credito e gli ordini vengono effettuati contro la linea di credito. Il cliente riceve una fattura e i termini di pagamento con il prodotto spedito, pagabili in un secondo momento. Indipendentemente dal tuo sistema, garantire il pagamento è fondamentale. Ecco cinque suggerimenti per assicurarsi che la tua attività rimanga al di sopra dei suoi crediti :

Comunicare. In un articolo Transworld Business 2013, Jason Stine, direttore dello sviluppo aziendale per la società di servizi di raccolta CRF Solutions, ha informato regolarmente e pronta comunicazione con i clienti. Rimani in cima alle transazioni; più errori di non pagamento si verificano nei primi 60 giorni dopo la consegna a causa di un contatto cliente insufficiente o incompleto, Stine ha detto.

Creare un solido processo interno. Determinare il processo per eseguire i crediti e attenersi ad esso. Scegli un giorno della settimana per creare, stampare e spedire fatture. Scegli un altro giorno per stampare un rapporto di contabilità clienti invecchiato e contatta i clienti che si trovano oltre la finestra dei termini di pagamento. Man mano che la tua piccola azienda cresce, potresti dover suddividere queste attività tra persone diverse per rimanere al di sopra di tutti i conti.

Conferma ricezione fatture. Molte aziende hanno avuto successo nel contattare il cliente una settimana dopo la fattura è stato inviato, al fine di confermare la ricezione. Le cose si perdono nella posta o cancellate accidentalmente in una casella di posta elettronica. Un'inchiesta veloce sulla ricevuta della fattura offre anche la possibilità di chiedere un feedback sul prodotto fornito, dimostrando anche le eccellenti capacità del servizio clienti.

Estendere il credito con termini moderati. Con i progressi tecnologici di oggi, le aziende possono ricevere pagamento prima di spedire un ordine o avviare un servizio. Tuttavia, con le società basate sui servizi e le merci ad alto costo, ciò potrebbe non essere sempre possibile. In questi casi, chiedere al cliente di richiedere una linea di credito. Sarai in grado di valutare la loro capacità di pagamento e impostare un limite di credito con cui ti trovi a tuo agio. Fornisce inoltre l'opportunità di essere sicuri che entrambe le parti siano chiare sui termini di pagamento e cosa succede se l'account va in arretrato.

Documenta tutto. La documentazione dei crediti commerciali aiuta il tuo contabile con input settimanali o mensili per i bilanci e il tuo commercialista al momento dell'imposta. Dal primo contatto, tieni note sull'ordine, le conversazioni e i termini concordati. Nel peggiore dei casi, tale documentazione sarà importante anche nel caso in cui si debba effettuare il pagamento tramite un'agenzia di raccolta o un tribunale.

I fondi raccolti tramite il processo di contabilità clienti sono il cibo che alimenta le azioni della tua azienda. L'attenzione incoerente e macchiata al compito può far morire di fame la crescita dell'azienda, mentre un processo costante e regolare porta a una macchina ben nutrita in grado di raggiungere tutti i suoi obiettivi.

Risorse aggiuntive

Ulteriori informazioni sulla gestione dei crediti possono essere trovato nei seguenti articoli:

• "Suggerimenti per la semplificazione degli account ricevibili" (Inc.com)
• "13 Suggerimenti rapidi per mantenere i crediti in scadenza" (Recupero diretto)
• "Suggerimenti per la gestione dei crediti" (Toolbox.com)

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