Scelta del software di gestione dei progetti: una guida all'acquisto
Il software di gestione dei progetti è un modo versatile per semplificare il processo di gestione di qualsiasi progetto, che si tratti di progettare e costruire l'interno di un edificio o di creare un sito Web per un cliente. Il software di gestione dei progetti aiuta a unificare il processo, piuttosto che costringere i team a lavorare su diverse applicazioni. Invece, gli strumenti di comunicazione, la condivisione dei file, il monitoraggio delle attività e delle scadenze e il reporting sono tutti consolidati in un'unica applicazione software.
Il software di gestione dei progetti funziona come uno spazio di lavoro in tempo reale che aiuta a focalizzare l'occhio sul quadro generale, mentre efficacemente gestendo i dettagli giorno per giorno. I migliori sono dinamici, riprogrammano automaticamente il lavoro quando manca una scadenza; alcuni addirittura riprogrammano il lavoro in base al completamento dell'attività successiva.
È necessario software di gestione dei progetti?
È importante riconoscere che il software di gestione dei progetti è progettato per progetti completi che richiedono tempo e lavoro di squadra. Sono probabilmente troppo completi e approfonditi per il lavoro di routine. Ad esempio, utilizzare il software di gestione dei progetti per configurare e configurare una rete di computer sarebbe molto utile. Tuttavia, l'utilizzo di un software di gestione dei progetti per mantenere una rete di computer sarebbe probabilmente goffo e confuso.
Una buona regola empirica per determinare se stai lavorando a un progetto è chiedere: "Ho una data di inizio definitiva? Ho una scadenza definitiva? Ho una chiara comprensione dei miei obiettivi di tanto in tanto? "
" Una società ha bisogno di un software di gestione dei progetti quando si coordinano tra diversi individui o unità aziendali, sia internamente che esternamente, per completare attività che coinvolgono una varietà di deliverable o di creatività ", ha dichiarato Conrad Magalis, direttore marketing di Advance Acceptance. "È una best practice in modo che tutte le informazioni e le conversazioni relative a un progetto o un'attività specifica possano essere documentate e delegate a ciascuna delle parti interessate coinvolte."
I segni indicativi di cui un'organizzazione ha bisogno per la gestione dei progetti includono:
- Progetti in ritardo a causa di un'eccessiva corrispondenza e-mail, con il lavoro che viene sotterrato nella posta in arrivo dei membri del team
- Confusione su fogli di lavoro eccessivamente occupati e non user-friendly
- Scadenze perse, con attività individuali o progetti completi, a causa della mancanza di responsabilità e trasparenza nel processo
- Scarsa comunicazione tra i membri del team e i manager a causa di una mancata segnalazione sullo stato del progetto o singole attività
- Lavoro sovrapposto o ridondante a causa di confusione che circonda il ruolo specifico di ciascun membro del team
- Timeline non chiare o perse a causa di una pianificazione scadente o di una cattiva comunicazione
Sfruttare le soluzioni di gestione dei progetti nella giusta situazione può semplificare l'intero processo, en permettendo alla tua squadra di offrire un lavoro di qualità superiore in un tempo più breve. Il miglior software consente di salvare e tenere traccia di più progetti contemporaneamente, facilitando il monitoraggio delle scadenze e dei progressi dei singoli membri del team. In sostanza, il carico di lavoro può essere salvato su un'unica piattaforma, in cui ogni membro del team ha accesso a tutte le informazioni necessarie per svolgere il proprio ruolo.
Che aspetto ha il software di gestione dei progetti?
Software di gestione progetti spesso inizia con una dashboard che funge da base di partenza e fornisce l'accesso a tutte le principali funzionalità del software. Dalla dashboard, gli utenti possono spesso creare nuovi progetti e gestire e organizzare quelli vecchi. In molte soluzioni di gestione dei progetti, la dashboard è anche la sede di una panoramica dei progetti attivi e completati, a cui gli utenti possono accedere in qualsiasi momento. I cruscotti digitali possono essere spesso condivisi tra interi team, offrendo loro l'accesso one-touch a progetti e attività pertinenti.
"Il software di gestione dei progetti consente agli utenti di consolidare le attività di lavoro su un'unica piattaforma centrale, consentendo ai dipendenti di risparmiare tempo alloggiando tutti gli strumenti delle attività su un'unica interfaccia", ha dichiarato a Mobby Business John Furneaux, CEO della società di gestione del progetto Hive. "La gamma di software varia dalle startup - come Hive - ai veterani come SharePoint: tutto il software di gestione dei progetti ha le loro capacità, ed è importante valutare quali sono le esigenze aziendali e come i processi potrebbero essere migliorati."
Progetti e le attività possono essere tipicamente create (o richieste, se un superiore deve approvare il progetto prima che inizi) direttamente nel software di gestione del progetto. Una volta creato un progetto, gli utenti hanno accesso a una varietà di strumenti per l'organizzazione e il coordinamento di aspetti specifici di ciascun progetto, garantendo la responsabilità per la tempestività e la qualità delle attività specificatamente assegnate.
I dipendenti possono anche pianificare e tenere traccia delle attività e delle scadenze del progetto con strumenti sofisticati come Gantt Charts. Questi strumenti aiutano a mantenere i membri del team sulla stessa pagina, anche se non lavorano nella stessa posizione fisica, e alleggeriscono l'onere di rispettare scadenze ravvicinate. Poiché i membri del team sono in grado di vedere quali compiti sono assegnati l'uno all'altro, possono coordinarsi tra loro molto più facilmente. Alcuni software vantano persino applicazioni di chat integrate, che rendono la collaborazione istantanea e diretta.
Per i manager, il controllo totale sulla direzione del progetto è fondamentale. I manager possono riassegnare il lavoro o mescolare le attività assegnate se un membro del team viene sopraffatto mentre altri no, gestendo in modo più efficace le risorse al volo. Con resoconti e resoconti dettagliati, i manager possono anche rimanere più facilmente al passo con i nuovi sviluppi. Qualsiasi progetto complesso ha molte parti mobili, quindi è importante tenere informati i responsabili delle decisioni: ecco cosa fa il software di gestione dei progetti per il proprio team di gestione.
Scelta del software di gestione dei progetti corretto
Mentre la maggior parte delle applicazioni di gestione dei progetti di qualità offri tutte le funzionalità sopra descritte, non ci sono due esattamente uguali. Ciò rende il processo di selezione una componente essenziale del successo della tua organizzazione. Una grande impresa, ad esempio, avrà esigenze diverse rispetto a una piccola startup con un piccolo team.
"Le aziende dovrebbero prendersi il tempo necessario per dimostrare diverse opzioni prima di andare avanti e considerare il tempo di" adozione "per consentire al team e ai clienti di abituarsi all'utilizzo dell'applicazione "Disse Magalis. "Se lavori in un settore altamente tecnico (come IT), potrebbe essere più comune rispetto ad altri settori avere esperienza con le applicazioni di gestione dei progetti."
Può anche essere utile identificare i problemi specifici che attualmente avere progetti di gestione. Riconoscendo dove si trovano le insidie - magari condividendo aggiornamenti tempestivi con un cliente o forse la sua comunicazione interna - puoi concentrarti più facilmente sul software che rafforza i tuoi punti di forza e supporta i tuoi punti deboli. Ogni applicazione di gestione del progetto ha le sue caratteristiche distintive, quindi selezionare quella che completa la tua squadra è fondamentale.
Infine, la scelta di un sistema che puoi facilmente implementare e utilizzare è fondamentale. A che serve una soluzione che porta con sé un'imbarazzante rollout, creando mal di testa per la tua squadra e portando a uno sforzo controproducente solo per farlo funzionare? Inoltre, se il tuo personale non può imparare a usare il sistema, alla fine offre zero benefici. L'implementazione e la facilità d'uso dovrebbero essere fattori significativi nel determinare la tua decisione.
"Implementare con successo un sistema di gestione di progetti aziendali è difficile, è un problema culturale, non uno strumento", ha dichiarato Alan Zucker, fondatore di Project Management Essentials. "La maggior parte delle organizzazioni non dispone di pratiche coerenti e standard per la gestione dei progetti e la generazione di report sulle prestazioni del portafoglio: qualcosa di apparentemente semplice come avere un giorno standard per riportare lo stato in tutta l'azienda può inviare onde d'urto, dato che le persone sono abituate a riportare lo stato in un giorno specifico, di solito a causa della loro cadenza nello stato esecutivo. "
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