Best Mobile Document Management: recensione eFileCabinet

La nostra ricerca e analisi dei sistemi di gestione documentale 2018 ci porta a raccomandare nuovamente eFileCabinet come il miglior sistema di gestione documentale per le aziende con una forza lavoro remota.

Abbiamo scelto eFileCabinet dalle decine di sistemi di gestione dei documenti che abbiamo preso in considerazione. Per leggere la nostra metodologia completa e un elenco più completo di sistemi di gestione dei documenti, visita la nostra pagina di scelta migliore.

Perché eFileCabinet?

eFileCabinet consente agli utenti di accedere al sistema da qualsiasi computer o dispositivo mobile connesso a Internet . Inoltre, il sistema offre quasi tutte le funzionalità richieste dalle piccole imprese da un sistema di gestione dei documenti.

Accesso remoto

Ciò che rende eFileCabinet una soluzione di gestione dei documenti ideale per le piccole imprese con una forza lavoro remota è che è possibile accedervi da qualsiasi luogo . A differenza dei sistemi locali che devono essere configurati in modo specifico per l'accesso a tali dispositivi dall'esterno dell'ufficio, questa soluzione basata su cloud è facile da utilizzare da qualsiasi computer o dispositivo mobile con una connessione Internet. Ciò fornisce ai dipendenti pieno accesso al sistema, indipendentemente dal fatto che stiano lavorando dal tuo ufficio, a casa o in qualsiasi altro luogo.

I dipendenti remoti hanno un uso totale del sistema, non solo pezzi di esso. Mentre la maggior parte degli altri sistemi analizzati offre l'accesso remoto, non tutti offrono funzionalità complete al di fuori dell'ufficio. Questo sistema funziona allo stesso modo indipendentemente da dove lavori.

Nota del redattore: Cerchi un sistema di gestione dei documenti per la tua azienda? Se stai cercando informazioni che ti aiutino a scegliere quello giusto per te, usa il questionario qui sotto per far sì che il nostro sito gemello, BuyerZone, ti fornisca gratuitamente informazioni di vari venditori:

Questo sistema ha anche un impressionante app mobile per dispositivi iOS o Android. Con l'app è possibile visualizzare l'anteprima dei file prima di scaricarli, scaricare e aprire documenti in altre app, caricare documenti da altre app, condividere file via e-mail, stampare documenti e visualizzare le dimensioni del file per ciascun elemento scaricato. Puoi anche fotografare i documenti con una videocamera mobile e caricarli direttamente sul sistema. Questo è uno strumento che la maggior parte delle altre app mobili dei sistemi di gestione dei documenti che abbiamo analizzato non offrono.

Abbiamo anche trovato che l'app mobile è molto facile da usare. È veloce e fornisce un rapido accesso ai documenti che usi di più. La homepage mostra i file su cui hai lavorato di recente e quelli che hai contrassegnato come preferiti. Inoltre, c'è una scheda menu che include una barra di ricerca per individuare rapidamente qualsiasi documento nel sistema e un collegamento che consente di visualizzare tutti i tuoi armadi, cassetti e cartelle.

Poiché si tratta di un sistema basato su cloud, eFileCabinet prende diverse precauzioni di sicurezza per garantire che i file siano sempre protetti. Tutti i documenti sono archiviati nei data center certificati di sicurezza dell'azienda che sono conformi al livello 1 PCI. Per la massima protezione, i documenti vengono crittografati durante la trasmissione.

Piani e prezzi

eFileCabinet Online offre diversi piani per le piccole imprese, che si differenziano per archiviazione e funzionalità e vengono fatturati annualmente. I dettagli completi sono disponibili nella pagina dei prezzi della società.

Basic

• Archiviazione: 25 GB
• Caratteristiche: Condivisione file protetta
• Prezzo: $ 15 al mese, per utente

Vantaggio

• Archiviazione: 1 TB
• Caratteristiche: Condivisione file sicura più eFileCabinet DMS, SideKick, conservazione, modelli personalizzati e pronti, autenticazione a due fattori, integrazioni software, accesso mobile e altro.
• Prezzo: $ 30 al mese, per utente (richiede un minimo 3 utenti)

Affari

• Archiviazione: 5 TB
• Caratteristiche: tutte le funzionalità del piano Advantage, oltre all'automazione dei processi aziendali, acquisizione OCR suddivisa in zone, librerie di automazione, strumenti di onboarding, approvazioni, instradamento dei file specifico dei dati e altro.
• Prezzo: $ 55 al mese, per utente, fatturato annualmente

Per le aziende più grandi, esiste un piano Enterprise che include una licenza del sito e oltre 5 TB di spazio di archiviazione in base alle esigenze. Il prezzo è personalizzato per ogni azienda e richiede un preventivo da eFileCabinet.

Caratteristiche

Una delle funzionalità più preziose offerte da eFileCabinet è la funzione di autorizzazione, che consente di limitare chi può visualizzare e modificare determinati file. Le autorizzazioni possono essere assegnate da singoli dipendenti o gruppi di utenti, come manager o team di vendita. Ciò consente di garantire che solo i dipendenti autorizzati possano accedere a determinati documenti.

Questo sistema consente anche di creare modelli all'interno del sistema. Questi modelli fungono da cornice per i documenti comunemente usati, come fatture o carta intestata. I modelli possono essere generati con alcune informazioni già inserite, come il nome e l'indirizzo della tua azienda, lasciando vuoto il corpo del documento.

Altre caratteristiche includono un riconoscimento ottico dei caratteri zonale (strumento OCR), che viene usato quando scansione dei documenti nel sistema; l'app desktop Sidekick, che offre un rapido accesso ai tuoi file; SecureDrawer, che consente di inviare elettronicamente file riservati fino a 1 GB a colleghi o clienti; e eSignature, che consente di inviare documenti ad altri per essere firmati digitalmente e memorizza tutti i file firmati digitalmente in un'unica posizione sicura.

eFileCabinet si integra con Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage e Foxit e offre l'integrazione dell'API a livello Advantage e superiore.

Servizio clienti

Siamo rimasti molto soddisfatti del servizio clienti che abbiamo ricevuto da eFileCabinet. Durante la nostra chiamata iniziale, abbiamo parlato con un rappresentante che si è preso il tempo necessario per assicurarsi di avere una chiara comprensione del sistema. Abbiamo discusso i prezzi, l'accesso alla soluzione cloud, le sue funzionalità, il funzionamento dell'app mobile, la quantità di spazio di archiviazione incluso e le misure di sicurezza del data center.

Gli utenti del sistema possono contattare il team di supporto tramite live chat, telefono o email dalle 7:30 alle 18:00 (MST) dal lunedì al venerdì. Una guida per l'utente integrata risponde a domande come la creazione di archivi di file e cartelle e la modalità di condivisione e archiviazione dei documenti. Inoltre, il sito Web presenta diversi video su come utilizzare il sistema e un'ampia sezione FAQ.

Limitazioni

Mentre eFileCabinet include quasi tutto ciò che si può desiderare da un sistema di gestione dei documenti, ha un prezzo relativamente alto . Questo sistema basato su cloud è anche uno dei pochi che abbiamo trovato che addebita un costo di installazione. Se eFileCabinet è troppo costoso per te, ti invitiamo a prendere in considerazione la nostra scelta per il miglior sistema di gestione dei documenti a basso costo, che è anche una soluzione basata su cloud. Sebbene sia significativamente più economico, non ha quasi tutte le funzionalità e gli strumenti di eFileCabinet.

Pronto a scegliere un sistema di gestione dei documenti? Ecco una ripartizione della nostra copertura completa:

• Sistemi di gestione dei documenti: una guida all'acquisto
• Miglior software e sistemi di gestione documentale 2018
• Miglior sistema di gestione documentale
• Migliore gestione dei documenti a basso costo
• Miglior documento Gestione per le piccole imprese

Nota del redattore: Cerchi un sistema di gestione dei documenti per la tua azienda? Se stai cercando informazioni che ti aiutino a scegliere quello giusto per te, usa il questionario qui sotto per far sì che il nostro sito gemello, BuyerZone, ti fornisca gratuitamente informazioni di vari venditori:

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