Prevenire i problemi di assenteismo dei dipendenti con una politica di sospensione intelligente

Hai un dipendente che chiama costantemente "malato" o sta prendendo una quantità eccessiva di tempo libero? Mentre molte assenze dei dipendenti sono legittime, l'assenteismo non programmato ricorrente può davvero distruggere un'impresa - soprattutto se il dipendente sta prendendo un periodo di ferie.

Il tuo primo istinto potrebbe essere quello di disciplinare il dipendente, accusarlo di approfittare o addirittura minacciare di licenziare loro. Ma se la ragione per cui manca il lavoro si qualifica come un'assenza legalmente protetta, potresti atterrare in acqua calda.

Tricia Meyer, fondatrice e procuratore legale di Meyer Law, ha notato che è importante per i datori di lavoro capire le leggi federali o statali in materia di congedo quindi non stanno creando politiche illegali o facendo richieste ingiuste ai loro lavoratori. Ecco cosa è necessario sapere sulla creazione di una politica di sospensione intelligente e sulla gestione delle assenze dei dipendenti.

Nota del redattore: Cerchi informazioni sui sistemi di rilevazione dell'ora e di presenze? Utilizza il questionario qui sotto, ei nostri fornitori ti contatteranno per fornirti le informazioni di cui hai bisogno:

Cosa includere nella tua politica

Sia che tu stia scrivendo la tua prima polizza di sospensione o aggiornando quella esistente, le nostre fonti raccomandavano di includere alcune cose fondamentali.

Ore di lavoro dei dipendenti: Definire l'orario di lavoro previsto e il numero di ore lavorate a settimana, nonché una procedura di orologio in entrata per assicurarsi che i dipendenti soddisfino tali requisiti .

Congedo retribuito e non retribuito disponibili: Oltre ai normali giorni di riposo (compresi giorni di malattia, giorni personali e giorni di ferie), elencare le ferie pagate (o non pagate), i periodi di ferie (ad esempio, lutto o giuria) e assenze federali protette come la legge sulla famiglia e il congedo per malattia (FMLA) e il congedo per disabilità

"Scrivi una descrizione chiara di quali ferie retribuite e non retribuite sono disponibili per i dipendenti, incluso quando e come si qualificano per ferie e quanto tempo libero maturano ogni settimana, periodo di paga, mese o anno, "s aiuto Jaime Lizotte, responsabile soluzioni HR presso ComplyRight.

Procedura di chiamata: Qual è la procedura per chiamare in malattia o per notificare l'azienda quando un dipendente non sarà presente? Qualcuno dovrebbe essere informato se un dipendente sarà in ritardo? I dipendenti sono responsabili della ricerca di un sostituto per il tempo libero non programmato?

"Assicurati di spiegare la politica per richiedere il congedo, comprese eventuali scadenze per le ferie e i periodi di blackout", ha detto Lizotte a Mobby Business.

La tua politica dovrebbe essere condiviso tra tutti i dipendenti, i supervisori e i dirigenti. Inoltre, i dirigenti dovrebbero essere addestrati su come applicarlo correttamente, secondo HRhero.

Conseguenze per le violazioni: L'ultima parte della tua politica dovrebbe esplicitare le ripercussioni se un dipendente non segue la politica.

"Annota i passaggi che verranno adottati per varie infrazioni, per proteggere la tua azienda da accuse di favoritismo o discriminazione su tutta la linea", ha detto Lizotte.

Rimanendo legalmente conforme

Come datore di lavoro, hai l'obbligo legale di trattare i dipendenti in modo equo quando si tratta delle politiche di congedo. Leggi federali di ricerca come FMLA, Americans with Disabilities Act (ADA), la legge sui diritti di impiego e risarcimento dei servizi uniformi (USERRA) e il Titolo VII del Civil Rights Act del 1964. Dovresti anche familiarizzare con le leggi sulla compensazione dei lavoratori dello stato , secondo HRhero.

"Devi assicurarti di non rimproverare o addirittura di negare l'assenza di un dipendente per qualsiasi motivo protetto", ha detto Lizotte. "Inoltre, assicurati di trattare ogni dipendente allo stesso modo in modo da non finire con una discriminazione o con un reclamo di licenziamento ingiustificato."

È sempre meglio avere un avvocato esperto che riveda le tue politiche per assicurarti che non ci siano problemi lingua o regole.

"I datori di lavoro dovrebbero consultare i professionisti per assicurarsi che rispettino le varie leggi federali e statali in merito alla loro politica e all'attuazione delle migliori pratiche", ha dichiarato Meyer a Mobby Business. "La politica di un datore di lavoro deve essere chiaramente scritta e inviata a tutti i dipendenti per la loro revisione / conferma."

Monitoraggio e gestione delle assenze dei dipendenti

Le assenze dei dipendenti sono più di un semplice problema di conformità e il modo in cui le gestisci influisce sui costi aziendali, redditività, cultura, morale dei dipendenti e altro ancora, ha dichiarato Raj Narayanaswamy, co-fondatore e co-CEO di Replicon.

"Il modo in cui scegli di rispettare questi requisiti di assenza può avere un impatto di vasta portata su qualcosa di più della tua legale reparto, quindi prenditi il ​​tempo necessario per comprendere appieno come viene impiegato il tempo nella tua azienda ", ha affermato.

Lizotte ha osservato che i datori di lavoro possono facilmente monitorare le assenze dei dipendenti creando un processo nella propria azienda in cui documentano regolarmente le assenze, come con la carta, o trovare una soluzione elettronica che permetta loro di inserire facilmente le assenze dei dipendenti nel momento in cui si verificano.

"Se il datore di lavoro intende ridimensionare l'azienda, ti consiglio di utilizzare un prodotto software di terze parti è in genere meno oneroso dal punto di vista amministrativo rispetto al tracciamento in un foglio di calcolo, è meno probabile che contenga errori e consente al datore di lavoro di garantire il rispetto delle leggi statali e federali più facilmente ", ha detto Meyer.

Prima di affrontare un dipendente sull'assenteismo cronico, è saggio di condurre un audit interno per scoprire la radice del problema, ha detto Lizotte. Il tuo dipendente sceglie di chiamare senza lavoro perché si sente stressato e sotto pressione e ha bisogno di tempo per decomprimere? Stanno chiamando a causa di una situazione familiare (ad esempio, prendersi cura di bambini o genitori anziani)? A causa di comportamenti propri della propria salute?

Successivamente, Lizotte ha detto di guardare all'atteggiamento della propria azienda nei confronti dell'assenteismo non programmato. Lo tollerate perché tutti hanno bisogno di un po 'di tempo libero? Pensi che sia abusato perché non sai come gestirlo in modo diverso? O è disapprovato, e gli impiegati lo sanno, ma succede ancora?

"Effettuando questo controllo e rispondendo a queste domande, sarai in grado di identificare ... [e] comprendere eventuali problemi di assenteismo della tua azienda, e [quindi] attuare un piano ", ha detto Lizotte.

Prima di intraprendere qualsiasi azione disciplinare nei confronti di un dipendente, consigliamo di consultare un professionista delle risorse umane e / o un avvocato per assicurarsi che tu rimanga legalmente conforme.

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