Cybersecurity in Tax Season: Come proteggere i tuoi dati finanziari
La sicurezza informatica è importante tutto l'anno, ma soprattutto durante la stagione fiscale, un momento in cui i titolari di attività commerciali condividono spesso informazioni sensibili con professionisti, spesso su Internet. Gli hacker che vorrebbero mettere le mani sulle informazioni sensibili personali e aziendali sanno che le piccole imprese potrebbero non avere le stesse risorse di sicurezza informatica delle grandi aziende, rendendole facili obiettivi. Mobby Business ha parlato con David Wagner, CEO della società di crittografia e-mail ZixCorp, sulle iniziative che gli imprenditori dovrebbero intraprendere per garantire che i loro dati sensibili non siano disponibili.
Mobby Business: quale preparazione dovrebbero portare le piccole imprese stagione fiscale?
David Wagner: Dal momento che le piccole imprese iniziano a riunire i loro documenti fiscali, vorranno assicurarsi che stiano adottando importanti precauzioni di sicurezza di base.
Qualsiasi informazione sensibile o identificativa dovrebbe essere crittografata se condiviso al di fuori dell'azienda tramite e-mail, e si dovrebbe sempre garantire che il destinatario finale sia la persona designata. Con l'aumento delle aziende che colpiscono le frodi W-2 quest'anno, non puoi essere troppo prudente.
Inoltre, ti suggeriamo di assicurarti che ogni professionista della CPA o fiscale con cui lavori utilizzi la crittografia quando condividi le tue informazioni aziendali con loro. Se un professionista fiscale ti chiede di condividere informazioni online o tramite email, è fondamentale che le informazioni vengano scambiate in modo sicuro. Se utilizzi la crittografia e-mail per la tua attività, le tue informazioni saranno protette.
Mobby Business: Quali sono gli errori o le sviste più comuni commessi dalle piccole imprese quando si tratta di imposte?
Wagner: Vediamo molte piccole imprese i proprietari condividono le loro informazioni personali con il loro commercialista o consulente fiscale via e-mail, senza utilizzare un servizio di crittografia. I criminali sono ben consapevoli del fatto che il giorno delle tasse sta arrivando e si rivolgono a ignari proprietari di aziende ponendosi come professionisti delle tasse attraverso l'uso di attacchi di phishing. Non fare mai clic su collegamenti di cui non ti fidi o inviare informazioni private tramite e-mail non crittografate. Invece, date al vostro rappresentante fiscale una chiamata per discutere qualsiasi domanda lui o lei possa avere.
Un altro passo falso comune arriva quando i proprietari di piccole imprese scelgono le loro password per i servizi di contabilità online. Le due password più comuni al mondo sono "123456" e "password", secondo SplashData. Evita le password facilmente identificabili escludendo i nomi dei bambini o le date di nascita. Assicurati di utilizzare un mix di lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli.
Mobby Business: Quando si parla di sicurezza, come possono le piccole imprese assicurarsi che i professionisti stiano assicurando le informazioni fiscali più sensibili?
Wagner: Le piccole e medie imprese devono parlare con i propri professionisti delle imposte per assicurarsi che stiano adottando le precauzioni necessarie per proteggere i dati del titolare dell'attività. Se stai comunicando via email, chiedi quali tipi di opzioni di crittografia email hanno. Per coloro che utilizzano i servizi di contabilità online, consulta il sito Web dell'azienda per vedere quali funzioni di sicurezza offrono.
Ti consigliamo di cercare protezioni protette da password e servizi di crittografia per condividere i file online.
Mobby Business: Are ci sono ulteriori passaggi che le piccole imprese possono intraprendere per proteggere le loro informazioni e comunicazioni sensibili?
Wagner: I proprietari di piccole imprese dovrebbero avere una chat con i dipendenti per assicurarsi che siano consapevoli dei potenziali rischi per i loro dati online e delle strategie per proteggere le informazioni personali dalle minacce. Una recente indagine di professionisti IT e della sicurezza IT di Raytheon ha rilevato che il 70% degli intervistati ha dichiarato di vedere più incidenti causati da errori involontari che da attacchi intenzionali o dannosi.
Tutti i dipendenti devono avere password sicure che proteggano i loro dispositivi - smartphone e computer portatili inclusi. Inoltre, incoraggiare i dipendenti a utilizzare solo le reti Wi-Fi con cui hanno familiarità per evitare una condivisione di informazioni. Prendi in considerazione la possibilità di iscriverti a un webinar o sessione di formazione sulla sicurezza in modo che tutti i dipendenti possano aggiornarsi su semplici modi per proteggersi da una violazione dei dati.
Impostare le difese, come la tecnologia di Prevenzione perdita di dati, per proteggere i dipendenti da loro stessi. È possibile installare software che eseguirà la scansione dell'e-mail in uscita per eventuali flag rossi. Se c'è motivo di preoccupazione, il software mette in quarantena il messaggio e controlla con l'amministratore per confermare che queste informazioni devono essere consegnate. In questo modo, i datori di lavoro e i dipendenti possono stare tranquilli sapendo che le informazioni sensibili - come i numeri di previdenza sociale, le informazioni sulla carta di credito, ecc. - sono al sicuro.
Mobby Business: C'è qualcos'altro di cui gli imprenditori dovrebbero essere a conoscenza?
Wagner: Mentre la stagione delle imposte è un periodo particolarmente vulnerabile per le piccole imprese, i rischi per la sicurezza esistono per tutto l'anno. Per evitare che le informazioni private finiscano nelle mani sbagliate, scegli opzioni di sicurezza facili da usare e ottimizzate per i dispositivi mobili. Il caso migliore, la sicurezza funziona automaticamente e in background senza ulteriori passaggi per i dipendenti e i partner commerciali esterni. La prossima opzione migliore è una soluzione che funziona in due fasi o meno. Qualsiasi altra cosa è una distrazione e un'interferenza per i tuoi dipendenti e la tua azienda.
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