È Legale? Cosa fare e cosa non fare per i controlli dei dipendenti?

Con tutte le informazioni disponibili online, alcune delle quali pubbliche e il resto facilmente accessibili a pagamento, il processo di analisi del background di un dipendente può confondere sia le aziende che i lavoratori.

I profili dei social media sono un gioco leale? Che dire dei rapporti di credito? Un business può richiedere test antidroga prima di prendere una decisione di assunzione?

Dipende, Tricia Meyer, fondatrice e managing law di Meyer Law, ha dichiarato a Mobby Business.

"I controlli pre-assunzione possono prendere in considerazione informazioni come test anti-droga , registri di tribunali, documenti di credito, riferimenti di carattere, record di guida, registri di istruzione, ecc. ", ha detto Meyer. Le imprese possono controllare periodicamente queste informazioni anche per gli impiegati correnti.

Le informazioni legali per i datori di lavoro, tuttavia, dipendono da una serie di fattori, tra cui l'industria, se l'attività è nel settore pubblico o privato, e in che stato si trova l'azienda. Ecco cosa è necessario sapere sulla legalità di alcuni elementi del controllo del background di un dipendente.

Controlli in background: legale, con condizioni

Prima di ricevere o utilizzare un report in background, ad esempio un controllo di fondo criminale, un datore di lavoro deve seguire diverse procedure delineate dalla Commissione per le pari opportunità di lavoro degli Stati Uniti.

• Il dipendente deve essere informato in un documento scritto, autonomo (non fa parte di una domanda di lavoro) che il controllo in background è essere condotto e può influire sulla loro ammissibilità al lavoro.
• Il dipendente deve fornire il consenso scritto al controllo in background.
• Se i controlli in background in corso sono una condizione di impiego, un business deve dirlo esplicitamente nelle sue politiche scritte.
• Se vengono condotte interviste personali per conoscere la reputazione, lo stile di vita o il carattere di un dipendente, il dipendente ha il diritto - e deve essere informato di tale diritto - a una descrizione del la natura e la portata di queste interviste.

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Informazioni online: legale

Tra social media e ricerca online, i datori di lavoro possono accedere a una grande quantità di informazioni sul potenziale o attuale dipendenti senza dover ricorrere a un controllo tradizionale in background. Se le informazioni sono pubblicamente disponibili online o facilmente reperibili con un motore di ricerca, i dipendenti devono aspettarsi che le aziende possano trovarle.

Tuttavia, molti stati hanno regole per proteggere la privacy dei dipendenti sui siti di social media.

" I datori di lavoro non sono più autorizzati a richiedere le informazioni di accesso di un dipendente per gli account dei social media ", ha detto Meyer, aggiungendo che non è consentito cercare di ignorare le impostazioni della privacy. In passato, i datori di lavoro cercavano spesso di visualizzare gli account creando da soli un profilo falso o chiedendo l'accesso alla società di social media. "Se un candidato ha un account privato, è importante che il datore di lavoro non cerchi di ignorare i diritti alla privacy."

Assegni di credito: legale con consenso

Ai sensi del Fair Credit Reporting Act, un datore di lavoro deve ottenere scritto consenso prima di richiedere il rapporto di credito di un lavoratore. Poiché l'FCRA è una legge federale, è richiesto il consenso in tutti e 50 gli stati. Alcuni stati, tra cui l'Illinois, la California e il Colorado, pongono dei limiti sul fatto che un datore di lavoro possa accedere alle informazioni sul credito. Ci sono anche alcune industrie con esenzioni, come l'industria dell'autotrasporto.

L'FCRA richiede che i dipendenti siano informati se i loro file vengono utilizzati contro di loro. Se un'azienda rifiuta di offrire un lavoro basato su un rapporto di credito, deve fornire esplicitamente tale motivo, insieme al nome, al numero di telefono e all'indirizzo dell'ufficio di segnalazione dei crediti che ha fornito le informazioni

Test antidroga: legale in alcuni stati

Alcuni datori di lavoro sono obbligati per legge a testare i farmaci, anche se molti non lo sono. Le industrie in cui la sperimentazione di farmaci è una condizione occupazionale possono includere la produzione e l'energia nucleare. La maggior parte dei lavori nel settore pubblico richiede anche test antidroga. Alcuni stati limitano i test antidroga alle industrie dove è richiesto dalla legge, mentre altri richiedono alle aziende di dimostrare che l'uso di droga è un problema di sicurezza legittima prima di richiedere test dei dipendenti.

"I test antidroga sono tipicamente a discrezione del datore di lavoro e possono fare parte di un controllo approfondito ", ha detto Meyer.

I potenziali dipendenti hanno il diritto di rifiutare un test antidoping come parte di un controllo in background. A seconda delle leggi statali, tuttavia, può essere negato l'impiego per tale rifiuto. Gli attuali impiegati possono anche rifiutare i test antidroga, ma possono essere licenziati per tale rifiuto se i requisiti dei test antidroga sono enunciati nelle politiche scritte del datore di lavoro.

Per essere validi in tribunale, le politiche di test antidroga devono essere trascritte, accessibili a impiegati, e applicati in modo equo e coerente a tutti i lavoratori attuali o potenziali.

Assegni salariali: illegali in alcuni stati

Molte leggi statali limitano se un datore di lavoro può controllare lo stipendio precedente. Questo è per migliorare l'equità salariale. Se un datore di lavoro chiede uno stipendio precedente - che è attualmente o presto sarà illegale a New York City, New Orleans, Philadelphia e tutto il Massachusetts - un potenziale dipendente non è obbligato a rispondere.

Informazioni protette: illegali

Titolo VII della legge sui diritti civili, alcune informazioni protette sono sempre illegali per un datore di lavoro da considerare quando prende la decisione di assumere o licenziare un dipendente.

Le informazioni protette includono età, razza, etnia, colore, sesso, religione, origine nazionale , disabilità, stato civile e gravidanza. È illegale per un datore di lavoro chiedere informazioni su queste caratteristiche durante un controllo in background, un'intervista o un riesame delle prestazioni.

È possibile che un'azienda scopra accidentalmente delle caratteristiche protette durante altre parti di un controllo in background, ma è sempre illegale perché queste informazioni influenzino qualsiasi decisione sull'occupazione.

Sebbene le leggi federali si applichino a tutte le imprese negli Stati Uniti, ciò che è legale può variare notevolmente tra gli stati. Se sei coinvolto in controlli sui dipendenti, come datore di lavoro o lavoratore, consulta un professionista legale per comprendere le regole e i regolamenti applicabili nella tua situazione.

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