Come scegliere un servizio di posta aziendale

L'email è una parte indispensabile della gestione di qualsiasi piccola impresa . Spesso è il modo migliore e meno intrusivo per comunicare con dipendenti, colleghi e collaboratori. Ma se l'e-mail è così importante, è meglio che tu la pensi seriamente prima di scegliere un servizio di posta elettronica per la tua azienda. Non tutte le piattaforme di posta elettronica sono uguali, quindi è importante sceglierne una con le funzionalità necessarie. Allo stesso tempo, vorrai evitare di pagare più del dovuto per funzionalità che non ti servono. Ecco cinque fattori da considerare prima di stabilirti su una piattaforma di posta elettronica per la tua attività.

1. Gratuito o pagato?

L'unica cosa che non puoi ottenere con un servizio di posta elettronica gratuito è la possibilità di utilizzare il nome del tuo brand come parte del tuo indirizzo email. Ad esempio, registrarsi per un account Gmail gratuito ti offre un indirizzo email come [nome utente] @ gmail.com; ma iscrivendosi a Google Apps for Business, puoi proteggere un indirizzo email che legge [nome utente] @ [yourbusiness] .com. Nella maggior parte dei casi, è necessario possedere già il proprio dominio Web per poterlo utilizzare come parte del proprio indirizzo email, ma la registrazione di un dominio può costare fino a $ 10 all'anno. Altri servizi, come Microsoft Office 365, ti danno il tuo nome di dominio senza la necessità di pagare costi aggiuntivi di hosting.

Indipendentemente dal fatto che sia importante per te (e tutti i dipendenti) avere un indirizzo email di marca è in ultima analisi che spetta a te . Un indirizzo email che include il tuo nome di dominio può potenzialmente aumentare la credibilità percepita della tua attività. D'altra parte, un indirizzo email generico potrebbe andare bene per le aziende più piccole, specialmente se sei un unico proprietario.

2. Spazio di archiviazione

Ovviamente, un indirizzo email di marca non è l'unico vantaggio di un servizio di posta elettronica a pagamento. Le piattaforme a pagamento offrono molti altri vantaggi, come l'espansione del cloud storage per e-mail e altri file. Molti servizi di posta elettronica gratuiti offrono spazio di archiviazione limitato, costringendo a eliminare i messaggi quando la posta in arrivo si riempie. Se gestisci una piccola azienda che fa molto affidamento sulla posta elettronica e preferisci archiviare i messaggi anziché eliminarli, la tua casella di posta può riempirsi in fretta. Abbonandoti a un servizio a pagamento, puoi accedere a una casella di posta più grande.

Ci sono alcune altre preoccupazioni correlate da considerare. Ad esempio, la dimensione massima di un allegato di posta elettronica varia ampiamente tra i diversi servizi, con alcuni servizi che limitano gli allegati a 10 GB e altri che consentono di inviare file di dimensioni massime di 300 GB o più, purché il file sia già stato caricato nel cloud.

3. Sicurezza

Indipendentemente dal fatto che si paghi per la posta elettronica o si utilizzi un servizio gratuito, è necessaria una protezione rigorosa per la posta in arrivo della propria azienda, soprattutto se la gestione della propria attività comporta lo scambio di dati dei clienti privati. E altri dati sensibili possono essere allegati al tuo account di posta elettronica, come numeri di conto bancario e dichiarazioni dei redditi. Ancor più che con la tua email personale, è importante che i criminali informatici non siano più presenti nel tuo account aziendale.

Prima di stabilirti su un servizio di posta elettronica, controlla le misure di sicurezza di buon senso come i filtri di spam e phishing. Anche il supporto dell'autenticazione a due fattori è importante; questa funzione aiuta a tenere gli estranei fuori dalla tua casella di posta in entrata chiedendo agli utenti di avere due informazioni da firmare. La prima è la tua password normale e la seconda è un codice appena generato inviato al tuo cellulare o a un secondo indirizzo email. Altre funzioni di sicurezza da controllare includono misure antivirus integrate per tenere il malware fuori dal computer, il che è particolarmente importante se si scaricano molti allegati.

4. Strumenti di collaborazione

Una buona piattaforma di posta elettronica aziendale facilita la collaborazione con dipendenti o colleghi. Le migliori piattaforme includono strumenti per aiutarti a collaborare. Ad esempio, servizi come Gmail e Outlook includono un calendario integrato come parte della tua casella di posta elettronica. E in pochi semplici passaggi puoi condividere il tuo calendario con gli altri in modo che possano vederlo e modificarlo al volo. Ciò può davvero aiutare con la pianificazione e la collaborazione.

Il threading delle email è un'altra funzionalità che può aiutarti a collaborare con i colleghi. Le e-mail con thread semplificano l'esecuzione di scambi prolungati poiché le risposte vengono visualizzate una dopo l'altra in una singola discussione, anziché essere diffuse nella Posta in arrivo nell'ordine in cui sono state ricevute.

5. Funzioni bonus

Una volta che hai trovato un servizio di posta elettronica che copre tutti gli elementi di base, controlla le funzionalità aggiuntive che possono aumentare la tua produttività. Ad esempio, alcune piattaforme come Gmail e Outlook includono la chat video integrata. Ciò significa che puoi utilizzare un unico servizio per scambiare messaggi e riunioni in remoto, rendendo le tue operazioni quotidiane più semplici ed efficienti.

Alcune piattaforme di posta elettronica includono anche funzionalità di messaggistica istantanea. L'instant messaging è migliore della posta elettronica per le discussioni in tempo reale, dal momento che puoi scambiare numerosi brevi messaggi in rapida successione. E l'invio di un messaggio istantaneo potrebbe essere preferibile all'invio di un'e-mail se il contenuto del messaggio non è così importante.

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