Controllo dell'email durante le riunioni? Non è OK

Sai di averlo fatto. Probabilmente hai anche detto a te stesso che va bene. Il tuo capo, d'altra parte, probabilmente ha un'opinione diversa sulla possibilità o meno di controllare la posta elettronica durante le riunioni.

Mentre oltre i due terzi dei dirigenti ha detto che è comune per i lavoratori leggere e rispondere a email su dispositivi mobili durante le riunioni di lavoro, solo il 6% ha dichiarato che è perfettamente accettabile farlo, secondo un nuovo studio di Robert Half Management Resources.

Complessivamente, il 36% dei capi ha detto che non c'è mai un'istanza in cui un dipendente debba leggere le e-mail durante le riunioni e preferirebbe che i dispositivi mobili fossero disattivati ​​o non portati alle riunioni. Inoltre, il 34 percento ha dichiarato che i dipendenti devono solo leggere e rispondere ai messaggi urgenti, mentre il 24 percento ha affermato che se i dipendenti hanno bisogno di rispondere alle e-mail, dovrebbero uscire dalla riunione per farlo.

Paul McDonald, senior executive director per Robert Half , ha detto anche se controllare le e-mail può sembrare innocuo, ha alcuni inconvenienti.

"Per uno, molti considerano l'etichetta scadente", ha detto McDonald in una nota. "Inoltre, potresti perdere punti di discussione importanti o essere preso alla sprovvista quando non rispondi quando ti viene richiesto, perché stai digitando o scorrendo via."

Al fine di convincere i dipendenti a smettere di controllare la loro email Durante le riunioni, i manager devono dare un esempio positivo, ha detto McDonald.

"Una cosa è dire che è inaccettabile controllare la posta elettronica durante le riunioni. Un'altra è quella di modellare quel comportamento per la tua squadra, anche nelle discussioni one-to-one, " Egli ha detto. "Il più spesso possibile, spegni i dispositivi, non portarli con te in primo luogo e chiudi la posta elettronica durante le chiamate in conferenza."

Per aiutare i manager a concentrare i propri dipendenti sulle riunioni e non sui loro dispositivi mobili, Robert La metà offre diversi suggerimenti, tra cui:

• Impostazione delle aspettative: per aiutare meglio i dipendenti a capire quando i dispositivi mobili possono essere utilizzati nelle riunioni e quando devono essere disattivati, le aziende devono creare un insieme di regole di base chiare.
• per esempio: se vuoi che il tuo personale segua le regole, devi impostare il tono seguendo queste linee guida.
• Utilizza gli strumenti di posta elettronica: quando partecipi a una riunione, incoraggia i dipendenti a attivare una risposta automatica per consentire loro chi sta cercando di raggiungerli sa di essere in riunione e non sarà in grado di inviare una risposta immediata.
• Non essere noioso: è normale che gli altri inizino a controllare la posta elettronica quando si annoiano con la riunione e di cosa si sta discutendo Prima di fissare una riunione, i manager dovrebbero capire se è addirittura necessario o se l'obiettivo può essere realizzato in modo più efficiente in un altro modo.
• Controlla i carichi di lavoro: spesso i dipendenti utilizzano le riunioni per controllare e rispondere alle e-mail perché è l'unica volta che hanno fare così. I boss dovrebbero tenere d'occhio i carichi di lavoro dei loro dipendenti per vedere se sarebbero stati meglio serviti per ottenere aiuto con alcuni dei loro progetti.

Lo studio era basato su sondaggi di oltre 300 responsabili delle risorse umane presso aziende statunitensi con 20 o più impiegati.

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