Scelta di un servizio di gestione stipendi
Una guida all'acquisto per le aziende

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Qualsiasi azienda con dipendenti deve eseguire il libro paga per far pagare il proprio personale. Molte delle aziende odierne optano per un servizio di buste paga online per rendere questo processo più semplice e più conveniente.

I servizi di gestione stipendi online operano nel cloud. Non richiedono l'installazione o la manutenzione di alcun software e le aziende possono gestire ed eseguire i salari da qualsiasi luogo. Possono essere utilizzati per pagare dipendenti a tempo pieno e part-time, nonché lavoratori a contratto e liberi professionisti.

Se stai cercando un servizio di buste paga online nel 2018, ecco tutto quello che devi sapere su quali servizi di gestione stipendi online offerta e come sceglierne uno. Sai già cosa stai cercando? Visita la nostra pagina delle migliori scelte per vedere quali raccomandiamo.

Che cosa offrono i servizi di paghe online?

Le buste paga online includono in genere una varietà di servizi:

• Elaborazione delle paghe: I servizi di paghe online calcolano automaticamente quanto i dipendenti dovrebbero essere pagati ogni periodo di paga. I sistemi tengono in considerazione i differenziali di turno, gli straordinari, le ferie e le imposte sulle vacanze, così come i contributi previdenziali e previdenziali. Eseguono pagamenti ai dipendenti tramite deposito diretto, carte di debito prepagate o assegni cartacei.
• Fiscali di file e paghe: Questi servizi possono trattenere le imposte dei dipendenti, presentare i rapporti trimestrali sulle imposte sui salari e pagare le ritenute fiscali allo stato appropriato e agenzie federali. Rilasciano anche i moduli dipendenti W-2 e 1099 alla fine dell'anno.
• Nuovo rapporto di assunzione: Molti servizi di gestione stipendi segnalano nuovi assunti al governo a tuo nome.
• Integrazioni: Paghe online i servizi possono integrarsi con una varietà di programmi relativi ai salari che le aziende stanno già utilizzando, come software di contabilità, sistemi di rilevazione presenze e risorse umane.
• Gestione a tempo indeterminato: Molti di questi servizi gestiscono i tempi di pagamento disattivando il monitoraggio di quante ferie e ore di ferie hanno guadagnato e quanto hanno utilizzato.
• Self-service dipendenti: In genere, i dipendenti possono accedere al sistema per visualizzare buste paga, saldi PTO e tasse di fine anno forme.
• Accesso mobile: Molti sistemi offrono app mobili o siti Web ottimizzati per dispositivi mobili che consentono alle aziende di gestire ed eseguire paghe da smartphone o tablet.
• Rapporti paghe: Rapporti dettagliati su salari e manodopera dal tuo servizio può fornire uno sguardo più approfondito su come opera un'azienda.

Il più grande vantaggio di servizi di gestione stipendi online è che tutto il lavoro - calcoli sui salari, pagamenti delle imposte sui salari, moduli fiscali di fine anno, ecc. - è completo per te. Con questi sistemi, il libro paga può essere eseguito in genere in pochi minuti.

Uno svantaggio è che l'utilizzo di un servizio di gestione stipendi online è più costoso rispetto alla gestione del libro paga da solo. Stai anche affidando al tuo fornitore di libri paga di fare tutto bene. Se il fornitore commette un errore, è possibile che si verifichi un'eruzione di dipendenti arrabbiati o una multa da parte del governo.

Nota del redattore: Cerchi informazioni sui sistemi di buste paga? Utilizza il questionario qui sotto, ei nostri partner vendor ti contatteranno con le informazioni necessarie:

Quanto costa il costo del libro paga online?

Il costo dei servizi di gestione stipendi varia, ma la maggior parte segue una struttura di prezzo standard: una tariffa base fissa che viene addebitato al mese o per periodo di paga. Con i fornitori per periodo di pagamento, ti vengono addebitati ogni volta che esegui il libro paga, mentre i fornitori mensili consentono salari illimitati ogni mese.

Alcuni provider offrono più piani tariffari per diversi livelli di servizio. Ad esempio, un piano di base potrebbe includere solo la gestione del libro paga, mentre i piani più avanzati e costosi potrebbero includere anche il pagamento delle tasse e la stampa di moduli W-2 per i dipendenti.

Le tariffe di base variano tra $ 20 e $ 100 a seconda del piano e del fornitore . La maggior parte dei servizi addebita anche tra $ 1 e $ 15 per ogni dipendente retribuito o lavoratore a contratto al mese o periodo di paga. Alcuni servizi hanno anche costi aggiuntivi per utilizzare il deposito diretto, per completare i servizi fiscali di fine anno e per impostare il sistema.

Che cosa cercare in un servizio di gestione stipendi

Non tutti i fornitori di servizi di gestione stipendi offrono lo stesso livello di servizio. Ecco alcune cose specifiche che le piccole imprese dovrebbero cercare da un fornitore di libri paga, tra cui:

Caratteristiche. Oltre all'elaborazione delle buste paga e alla gestione di tutti gli obblighi fiscali, dovresti considerare anche se il servizio offre più opzioni di pagamento, come diretta deposito, assegno cartaceo o carta di debito prepagata. Volete anche vedere se il fornitore offre più tariffe salariali, pagamenti di pagamentine, gestione delle retribuzioni, amministrazione delle indennità dei lavoratori, assicurazione contro la disoccupazione e rapporti dettagliati sulle paghe.

Facilità d'uso. Il servizio paghe non dovrebbe essere troppo complesso per capire Dovrebbe avere un'interfaccia pulita e facile da usare che ti consenta di eseguire il tuo libro paga e aggiungere dipendenti nel sistema in pochi minuti.

Costo Le aziende vogliono trovare un servizio che possono permettersi. Oltre al costo, è inoltre necessario determinare se è necessario un contratto. Molti servizi operano su base mensile senza contratti a lungo termine, mentre altri richiedono impegni annuali.

Reputazione. Trova un fornitore con una comprovata esperienza, in modo che tu possa sentirti sicuro sapendo che l'azienda ha

Integrazioni Se sono integrati o possono essere creati tramite un'API aperta , , si desidera un servizio di gestione stipendi che si integri con i programmi che si è in grado di gestire. già utilizzato, come i sistemi di rilevazione presenze e software di contabilità.

Supporto. Cerca un servizio di gestione stipendi che ti dia aiuto quando ne hai bisogno. Dovresti informarti se avrai un rappresentante dell'assistenza dedicato che sarà sempre il tuo principale punto di contatto.

Interruzioni. I servizi di paghe online sono cloud-based, il che mette le aziende in balia del fornitore del servizio paghe per mantenere è attivo e funzionante. Assicurati di chiedere se il provider ha molte interruzioni e quanto spesso è inattivo per la manutenzione.

Servizio self-service dei dipendenti. Il servizio di gestione stipendi dovrebbe consentire ai dipendenti di accedere autonomamente per visualizzare gli stub digitali e anno-

Servizi aggiunti. Alcuni fornitori di paghe offrono una varietà di servizi aggiuntivi, come le prestazioni e l'amministrazione del piano di pensionamento.

Altre domande da considerare quando si sceglie un servizio di gestione stipendi includono:

• Con quale frequenza le tabelle delle tasse sono aggiornate per la conformità?
• Hanno altri clienti nel vostro settore?
• Possono integrarsi con le offerte dei benefici per i dipendenti?
• Come gestiranno la vostra azienda man mano che la vostra azienda cresce?
• Cosa sono disponibili misure di sicurezza per proteggere i dati della busta paga della tua azienda?

Domande frequenti sulla gestione stipendi online

Se non sei ancora sicuro che un servizio di gestione stipendi online è adatto a te, ecco alcune domande e risposte che potrebbero aiutarti a prendere una decisione.

Q. I servizi di gestione stipendi pagano le tasse per tuo conto o calcolano solo ciò che devi e sei responsabile della compilazione dei moduli e dell'invio del pagamento?

A. La maggior parte dei servizi di gestione stipendi è in grado di gestire tutte le esigenze di imposta sui salari. Le società di buste paga online trattengono le imposte richieste dalle buste paga e le mettono da parte per quando la tua azienda ha bisogno di pagare quelle tasse alle agenzie locali, statali e federali. I servizi di paghe online compilano anche i moduli necessari e inviano i pagamenti per tuo conto.

Molti fornitori di servizi di gestione paghe garantiscono i loro servizi fiscali. In caso di errore, lo ripareranno e pagheranno eventuali multe o interessi. Verificare con qualsiasi fornitore che si sta considerando di vedere quale tipo di responsabilità sono disposti ad accettare in caso di errore.

Q. Quanto è importante per il fornitore di libri paga che si sceglie di integrare con altri servizi che si utilizzano?

A. Avere un servizio di gestione stipendi che può integrarsi con altri programmi già in uso, come software di contabilità o sistemi di rilevazione presenze, può far risparmiare un sacco di tempo alle aziende Queste integrazioni consentono ai programmi di lavorare insieme senza problemi. Ad esempio, i dati contabili possono essere inseriti automaticamente nel tuo programma di gestione stipendi senza dover inserire ulteriori informazioni. Avere questi tipi di integrazioni può anche aiutare a ridurre eventuali errori che possono verificarsi quando i dati vengono trasferiti manualmente tra i programmi.
D. Ha importanza quando inizi con un nuovo servizio di gestione stipendi? È necessario che si verifichi durante il primo dell'anno oppure è possibile passare a metà anno?

A. Le aziende possono passare a un nuovo fornitore di servizi di gestione stipendi in qualsiasi momento. Tuttavia, il passaggio alla fine di un trimestre di calendario può far risparmiare alla tua azienda un ulteriore lavoro.

Se ritieni che un servizio di gestione stipendi online sia giusto per te, ti invitiamo a consultare la nostra pagina delle migliori scelte, che include le nostre migliori scelte per vari tipi di datori di lavoro, il nostro ragionamento per la selezione di ciascuno e un elenco completo di servizi di paghe online affidabili.

Pronto a scegliere un servizio di gestione stipendi? Ecco una ripartizione della nostra copertura completa:

• I migliori servizi di gestione stipendi 2018
• Guida per l'acquirente del servizio paghe
• Il meglio per le piccole imprese
• Il meglio per i proprietari individuali o la S Corps
• Ideale per le piccole imprese
• Il meglio per i datori di lavoro domestici

Nota del redattore: Cerchi informazioni sui sistemi di buste paga? Usa il questionario qui sotto, ei nostri partner commerciali ti contatteranno con le informazioni di cui hai bisogno:

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