9 Documenti La tua attività dovrebbe continuare per sempre

Dal momento in cui iniziano a formare il loro business, gli imprenditori sono inondati di documenti importanti. Dai piani aziendali e dalle proiezioni finanziarie ai permessi e ai registri fiscali, l'elenco dei documenti essenziali sembra crescere quotidianamente. Lo stack di montaggio può diventare travolgente per gestire e lascia molti proprietari di aziende che cercano di capire quali possono essere scartati e quali valgono la pena di mantenere più a lungo. Ecco 9 documenti che dovresti conservare per sempre ...

Permessi

Un insieme di documenti che è fondamentale per tutte le attività commerciali per essere facilmente accessibili sono i permessi che consentono l'operazione, ha affermato Ian Aronovich, co-fondatore e CEO di GovernmentAuctions. org.

"Molte aziende sono completamente dipendenti dai permessi e non possono svolgere legalmente determinate attività senza di loro", ha detto Aronovich a MobbyBusiness. "Di conseguenza, se sei un'azienda che si basa su permessi rilasciati dallo stato o dal governo locale, faresti meglio a tenerli in giro in ogni momento."

Registrazioni fiscali

I documenti fiscali di un'azienda sono altri documenti vale la pena di tenersi in giro, disse Aronovich. "I registri sono essenziali per tenere traccia dello stato e del progresso dei vostri affari", ha detto Aronovich. "E ogni volta che l'IRS [Internal Revenue Service] vuole condurre qualsiasi ispezione, è meglio avere tutti i registri fiscali per evitare di complicare le cose."

Accordi tra azionisti

Senen Garcia, un socio amministratore della SG con sede in Florida Law Group, ha detto di consigliare ai suoi clienti di non perdere mai traccia dei loro patti parasociali.

"Questo documento fornisce molte importanti disposizioni riguardanti il ​​coinvolgimento degli azionisti, come le protezioni per gli azionisti e le responsabilità per gli azionisti, come i diritti di prelazione, il corso di azione per ricevere un risarcimento per un riacquisto da parte della società o anche per l'accordo di vendita-accordo ", ha detto Garcia.

Regolamento

Garcia ha detto che lo statuto della società è anche un documento critico da conservare. "Questo documento è il documento di riferimento per una società e fornisce procedure per la gestione di questioni importanti, come il voto dei membri del consiglio e le riunioni annuali", ha detto Garcia.

Leasing

Sia che si tratti di attrezzature o uffici, Gli accordi di affitto dovrebbero essere mantenuti, ha affermato Gary Naumann, direttore dello Spirit of Enterprise Center presso la WP Carey School of Business dell'Arizona State University.

"Non solo potrebbero avere una vita utile oltre la data di scadenza, ma potrebbero anche contenere termini favorevoli che sei stato in grado di negoziare e che ti saranno utili nelle trattative future ", ha detto Naumann. "Con la cotta degli affari che accompagna sempre una nuova transazione, è molto utile avere prontamente disponibili i termini dell'offerta da utilizzare a fini comparativi."

Verbale

Le aziende che sono istituite come società non dovrebbero mai scartare la scheda formale minuti, consigliato Christopher McCauley, un avvocato in Alabama e presidente di Whizkins. Ha detto che il verbale fornisce un quadro eccellente della storia delle decisioni del consiglio.

"Queste informazioni sono rilevanti ai fini della due diligence nella preparazione per il finanziamento, l'auditing di una società e l'eventuale controversia derivante da una forma di governo o azionisti" McCauley ha detto. "Questi documenti non sono generalmente archiviati, quindi i repository di stato non avranno [copie]."

Documenti di formazione

Come un broker di affari che facilita la vendita delle aziende lungo tutto il processo di deposito a garanzia, Deborah Meeker ha detto che i documenti più importanti che i proprietari di un'azienda dovrebbero mantenere sono quelli che comportano la costituzione della loro società o partnership.

"Quando una società viene venduta, passa attraverso un processo di escrow aziendale, e una società di titolo deve verificare le persone che hanno l'autorità firmare per conto di una società o partnership per vendere ", ha detto Meeker, un business broker con Murphy Business & Financial Corp." Se non ci sono documenti che mostrano le parti legalmente autorizzate con tutte le firme e una delle parti è deceduta o, dopo essere comprati, vuole causare difficoltà, il processo di vendita può diventare piuttosto lungo, difficile e costoso, come gli avvocati devono essere coinvolti per cercare di risolvere tutto. "

Certificati azionari

Don Fornes, fondatore e CEO di Software Advice, ritiene che i certificati azionari siano i documenti più importanti da conservare fino alla sua morte.

"Questa è la prova principale che possiedi la tua azienda o la società hai investito in ", ha detto Fornes. "Avere questo può risolvere qualsiasi controversia sulla prova di proprietà, e farli sostituire è un processo relativamente difficile, soprattutto se la società o altri proprietari non sono dalla tua parte."

Ipoteche

Per le imprese di mattoni e malta , Nina Ries, preside del Ries Law Group di Santa Monica, in California, ha sottolineato l'importanza di mantenere i mutui e altri documenti di prestito, lettere di pagamento che confermano la soddisfazione di tali debiti, e gli atti di proprietà di qualsiasi proprietario di proprietà.

"Mentre la contea mantiene anche i registri di proprietà, e mentre i creditori sono tenuti a presentare soddisfazioni del debito una volta effettuato il pagamento, vorrai avere la prova del pagamento completo, nel caso in cui il creditore dimentichi o ci sia un mix -up presso l'ufficio del registratore di contea ", ha detto Ries. "Per lo stesso motivo, dovresti conservare in modo permanente i record di qualsiasi giudizio inserito contro di te, insieme con la prova di soddisfazione di tali giudizi."

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