Scelta di un servizio fax online: una guida per l'acquirente


Scelta di un servizio fax online: una guida per l'acquirente

Il fax potrebbe sembrare l'antiquato residuo del mondo degli affari di ieri, ma molte aziende hanno ancora la necessità di inviare un fax occasionale, soprattutto se lavorano con partner o agenzie governative che richiedono funzionalità di fax. Qualunque sia la ragione per cui hai bisogno di un servizio fax, non hai bisogno di un ingombrante e costoso fax per farlo nell'era digitale.

I servizi di fax online ti consentono di inviare e ricevere fax tramite il tuo account e-mail, così come lo store quei fax in digitale. La maggior parte dei servizi offre una tariffa di abbonamento mensile bassa con pochi soldi in meno e, se si seleziona un fornitore affidabile, questi servizi sono affidabili e sicuri.

Se stai cercando un servizio di fax online per le tue esigenze aziendali nel 2018, ecco tutto ciò che devi sapere su come sceglierne uno. È inoltre possibile visualizzare un elenco completo di fornitori di servizi di fax online, incluse le migliori scelte e una ripartizione di come li abbiamo scelti, qui.

I servizi di fax online digitalizzano l'intero processo di trasmissione. Esistono due modi principali per inviare un fax utilizzando uno di questi servizi: tramite un indirizzo e-mail speciale che include il numero di fax del destinatario (ad esempio, ) o tramite il sito Web del fornitore. Molti servizi offrono anche un'applicazione mobile.

Per inviare e ricevere fax online, il fornitore di servizi tradurrà i documenti caricati o inviati via fax nel formato corretto in modo che la macchina dall'altra parte possa leggerli. Il fax verrà quindi consegnato all'apparecchio fax del destinatario (in uscita) o alla casella di posta in arrivo (in entrata).

I servizi di fax online sono opzioni valide per diversi motivi, ma il principale vantaggio è mantenere bassi i costi, in particolare se la tua azienda invia fax di rado. La convenienza è un altro punto di forza; non è necessario essere nel proprio ufficio o vicino a un apparecchio fax per inviare e ricevere documenti. Gestire i fax in entrata e in uscita con un servizio fax online è semplice come accedere a un computer o dispositivo mobile.

Molti servizi offrono funzionalità per migliorare l'usabilità e la sicurezza, anche se a volte vengono aggiunti costo. Questi includono avvisi mobili, integrazione con Microsoft Outlook, tempi di consegna preimpostati, firme digitali, copertine personalizzabili, la possibilità di inviare fax a più destinatari contemporaneamente e la possibilità di inoltrare i fax in arrivo a più indirizzi e-mail. Alcune funzioni di sicurezza includono la crittografia SSL o PGP e la protezione con password per proteggere le informazioni sensibili. La maggior parte dei servizi offre queste funzionalità, ma è importante verificare in anticipo e scoprire se costano di più.

Un'altra opzione comune offerta dai fornitori è l'uso di un numero di fax gratuito o di un numero di fax locale. La maggior parte dei servizi offre anche fax a lunga distanza e internazionali, anche se spesso viene fornito con un costo aggiuntivo.

Esistono alcuni servizi di fax online che offrono piani di sola ricezione o solo ricezione, ma molte piccole imprese richiedono l'abilità sia per inviare e ricevere fax. Alcuni servizi limitano il numero di fax che è possibile archiviare, mentre altri limitano la quantità di tempo che un fax può archiviare (in genere circa un anno).

In genere, i servizi di fax online operano su un modello di abbonamento mensile, con costi di base che vanno da $ 5 a $ 50 al mese. Questa commissione di solito include una quantità fissa di fax in entrata e in uscita che va da 100 a 2.000 pagine ciascuno, con importi più elevati inclusi in piani più completi. Se si eclissa il limite mensile, si innescheranno le tariffe per il sovrapprezzo, che spesso vanno da 3 cent a 12 cent per ogni pagina aggiuntiva oltre l'importo assegnato.

Alcuni servizi di fax online offrono piani pay-as-you-go. Questi servizi non applicano alcun canone mensile e non richiedono un abbonamento. Invece, si paga solo per i fax inviati mentre li si invia. In generale, questi piani hanno senso solo se si inviano molto raramente fax. In caso contrario, è più conveniente acquistare un piano con un numero di fax prepagato.

Se si desidera inviare fax a livello internazionale, si prevede di pagare un costo aggiuntivo. Il prezzo varia in base all'ubicazione, ma sii pronto a pagare ovunque da 2 centesimi a un paio di dollari in più per ogni fax internazionale che invii a seconda del Paese verso il quale invii i tuoi documenti via fax. Alcuni servizi addebitano commissioni di installazione una tantum, che vanno da $ 10 a $ 25.

La maggior parte dei fornitori offre più di un piano, quindi puoi selezionare quello che meglio si adatta alla tua attività. Alcuni piani si rivolgono a utenti poco frequenti, mentre altri sono pensati per le aziende che inviano regolarmente fax. Se non si inviano molti fax, di solito è possibile pagare meno per un limite di fax mensile inferiore; se hai molti fax da inviare, allora vale qualche dollaro in più per un limite più alto. Alcuni fornitori offriranno anche "pacchetti aziendali" per le grandi aziende che inviano un elevato volume di fax.

La maggior parte dei servizi di fax online offre prezzi e caratteristiche simili, ma ci possono essere differenze significative tra fornitori. Ecco alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a valutare i servizi e a trovare quello migliore per la tua attività:

Valuta le tue esigenze: Conoscere il volume di fax che devi inviare e ricevere ogni mese è la chiave per trovare il giusto fornitore di servizi. Se invii e ricevi solo alcuni fax ogni mese in modo affidabile, un piano "pay-as-you-go" potrebbe essere una buona scelta. Se la tua attività richiede più di questo, è meglio pagare per un pacchetto che include un numero maggiore di fax inclusi.

Chiedi consigli: Parla con altri proprietari di aziende che usano i servizi di fax online e vedi quelli che raccomandano . Quali sono alcune cose che apprezzano del loro servizio? C'è qualcosa che cambierebbe? Mentre ci sono molti fornitori concorrenti, trovare raccomandazioni da altri imprenditori è un ottimo modo per restringere le tue scelte.

Contatta i venditori: Dopo aver raccolto i consigli, contatta i principali contendenti sul tuo elenco per avere un'idea di il servizio che ti puoi aspettare. Come una società gestisce la chiamata iniziale da un potenziale cliente lo dice sempre. Il rappresentante è in anticipo su tutte le tariffe applicabili e le funzionalità incluse? Il rappresentante è disposto a passare il tempo a spiegare come funziona il servizio? Sono eccessivamente invadenti e aggressivi nel tentativo di fare una vendita? Il rappresentante è amichevole e attento? Queste sono tutte domande da prendere in considerazione prima di scegliere un fornitore.

Comprendere le strutture tariffarie: Chiedi sempre una ripartizione dettagliata di tutte le spese mensili e di eventuali costi aggiuntivi, inclusi costi di installazione, tariffe interurbane e internazionali e costi di eccedenza . Alcuni fornitori offriranno tariffe basse ma poi introdurranno costi aggiuntivi nascosti. I venditori affidabili sono chiari sulle loro tariffe, indipendentemente dalla loro struttura. Assicurati che siano disposti a darti il ​​loro tariffario per iscritto.

Richiedi dimostrazioni gratuite: La maggior parte dei servizi di fax online offrirà una dimostrazione gratuita del prodotto o un periodo di prova. Approfitta di questa offerta per testare il servizio prima di iscriverti. Una demo ti consentirà di scoprire quale servizio è più user-friendly, perché ci possono essere grandi differenze tra due servizi apparentemente simili. Non saprai quale è il migliore a meno che non provi tu stesso.

Valuta il servizio clienti: Prima di avere un problema, vorrai sapere che il servizio clienti del venditore sarà lì per te. Scopri cosa offre il fornitore in termini di assistenza clienti. Sono disponibili agenti dal vivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7? Il venditore offre supporto live per chat o solo supporto via email? Di nuovo, cerca consigli da altri proprietari di piccole imprese che hanno esperienza con il servizio clienti dell'azienda.

Pronto a scegliere un servizio di fax online? Ecco una ripartizione della nostra copertura completa:

  • Servizi fax online migliori 2018
  • Scelta di un servizio fax online: Guida per l'acquirente
  • Miglior servizio fax online per piccole imprese
  • Miglior servizio fax online compatibile con HIPAA
  • Miglior servizio fax online a pagamento
  • Miglior servizio fax online in uscita gratuito
  • Miglior servizio fax online in entrata gratuito
  • Miglior servizio fax online per più utenti


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