Sistemi di gestione dei documenti: una guida all'acquisto

Se sei nel mercato per un sistema di gestione dei documenti, una delle prime domande a cui devi rispondere è se vuoi ospitare il sistema all'interno della tua attività o farlo ospitare nel cloud . Sebbene entrambe le opzioni forniscano un quadro per la memorizzazione e l'organizzazione dei tuoi documenti elettronici, ognuna presenta vantaggi e svantaggi.

La nostra guida ti aiuterà a comprendere le differenze tra i sistemi di gestione dei documenti ospitati in hosting e cloud, nonché le funzionalità comprendono e i benefici che offrono. Inoltre, la nostra guida offre suggerimenti su cosa cercare quando si sceglie un sistema di gestione dei documenti.

Che cos'è un sistema di gestione dei documenti?

I sistemi di gestione dei documenti sono schedari elettronici che forniscono un quadro per l'organizzazione di tutti i documenti digitali e cartacei.
Questi sistemi funzionano in tandem con gli scanner, che convertono i documenti cartacei in versioni digitali.
Attraverso sofisticati motori di ricerca, i sistemi di gestione dei documenti consentono un accesso rapido a qualsiasi documento o file.

Funzioni di questi sistemi:

Memorizzazione di vari tipi di documenti, inclusi file di elaborazione testi, e-mail, PDF e fogli di calcolo
Ricerca di un'intera libreria di file per singola parola chiave
Limitazione dell'accesso a determinati documenti
Monitoraggio di chi sta visualizzando i documenti e
Monitoraggio delle modifiche su documenti
Recupero di versioni precedenti di documenti modificati
Controllo e regolazione di documenti obsoleti cancellabili
Accesso, modifica e condivisione di documenti tramite dispositivi mobili

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Cosa dicono gli esperti: Jeff Pickard, CEO di Lucion Technologies, fornitore di soluzioni per la gestione dei documenti, ha detto che questi sistemi aiutano le aziende a organizzare tutti i loro file cartacei e digitali in un'unica posizione centrale, dove tutti gli utenti dell'ufficio possono accedere.

"È un la sfida per le aziende di tenere il passo con tutti i documenti e file elettronici che entrano in un ufficio domestico o di lavoro ogni giorno ", ha detto Pickard a Mobby Business. "In genere inizia lentamente - un'e-mail qui, una ricevuta lì, fatture in arrivo e corrispondenza con il cliente - e prima che tu te ne accorga, hai una montagna di carta e non c'è modo di trovare i documenti necessari."

Ora che sapete cos'è un sistema di gestione dei documenti, dovreste decidere quale tipo si adatta meglio alle vostre esigenze: una soluzione self-hosted o basata su cloud. Entrambi i sistemi offrono le stesse funzionalità, ma presentano diverse differenze chiave.

Sistema di gestione documenti auto-ospitato

Tutto il software è memorizzato all'interno della tua azienda sui server della tua azienda.
Puoi archiviare tutti i documenti e file come consente il server.
Il software ha un costo una tantum basato in parte sul numero di utenti. I sistemi self-host costano in genere almeno diverse migliaia di dollari. Alcuni sistemi richiedono una tariffa iniziale per il software, oltre a costi di licenza per ciascun utente. Inoltre, alcuni addebiteranno una tariffa di installazione.
È previsto un addebito annuale opzionale per il supporto continuo e gli aggiornamenti del software.

Pro: Il più grande vantaggio di un sistema di gestione dei documenti auto-ospitato è che si è sempre dentro controllo del tuo sistema e non affidarti a nessun altro per tenerlo attivo e funzionante. Neanche tu sei dipendente da internet. Se la tua connessione online si interrompe, hai ancora accesso a tutti i tuoi documenti.

Contro: Il lato negativo è rappresentato dai grandi costi iniziali e dalla spesa extra annuale degli aggiornamenti software. Inoltre, sta a te assicurarti di avere un sistema di backup adeguato, poiché i tuoi file non vengono salvati automaticamente nel cloud. Un altro possibile negativo è che non tutti i sistemi self-hosted funzionano con computer Windows e Mac; molti sono compatibili con l'uno o l'altro.

Sistema di gestione dei documenti in hosting nel cloud

Tutto il software è ospitato dal provider e accessibile online.
È possibile accedere a questi sistemi da qualsiasi computer o dispositivo mobile connesso a Internet.
Si paga un canone mensile per ogni utente. I costi vanno da pochi dollari a circa $ 100 per utente, a seconda del provider, del numero di funzionalità che si sceglie e della quantità di spazio che si desidera.
Il fornitore del sistema, senza costi aggiuntivi, gestisce gli aggiornamenti e la manutenzione del software .

Pro: I maggiori vantaggi sono che non è necessario un team IT per installare il software e mantenerlo funzionante correttamente, e che non ci sono grandi costi iniziali. È anche possibile accedere a questi sistemi da qualsiasi luogo che abbia accesso online e non è necessario eseguire il backup dei file, poiché vengono automaticamente salvati nel cloud.

Contro: Sei in balia del tuo fornitore per mantenere il sistema attivo e funzionante. Se il tuo provider ha un problema con il suo data center, potrebbe impedirti di accedere ai tuoi file finché la situazione non viene risolta. Inoltre, se la tua connessione internet fallisce, non sarai in grado di accedere ai tuoi file. Le soluzioni cloud hanno anche limiti di archiviazione.

Cosa dicono gli utenti: Sara Sutton Fell, CEO e fondatrice di FlexJobs, ha detto che le piace che memorizzi tutti i suoi file in digitale e nel cloud le permetta di ottenere i suoi documenti ovunque lei è, che è particolarmente importante perché lavora in remoto.

"Avere accesso a tutta la nostra documentazione, indipendentemente da dove stiamo lavorando fisicamente, è sorprendente", ha affermato Sutton Fell. "So che se vado a una conferenza o anche solo al bar per lavorare nel pomeriggio, tutti i miei documenti vengono con me."

Domande frequenti sul sistema di gestione dei documenti

Ancora incerti su cosa fa un sistema di gestione dei documenti? Nessun problema. Ecco alcune domande e risposte che possono fornire una maggiore chiarezza.

D: I sistemi di gestione dei documenti sono preziosi solo per le grandi organizzazioni o le piccole imprese possono trarne beneficio?

A: Anche se potrebbero non avere l'ampio numero di file che le grandi organizzazioni fanno, le piccole imprese possono ancora beneficiare dei sistemi di gestione dei documenti, ha dichiarato Jesse Wood, CEO di eFileCabinet.

"Un sistema di gestione dei documenti è un ottimo modo per le aziende di diventare più efficaci nei rispettivi settori , a prescindere dalle dimensioni dell'azienda o da quanti clienti ha ", ha detto Wood.

D: Vedo spesso riferimenti a sistemi di gestione dei documenti, software di gestione dei documenti e soluzioni di gestione dei documenti. Quali sono le differenze?

A: Nonostante i nomi diversi, hanno tutti gli stessi compiti. Mary Williams, direttore delle comunicazioni marketing di DocuWare, ha detto che le differenze sono una questione di semantica.

"Il nostro settore fa un buon lavoro confondendo il pubblico, perché ci sono molti termini là fuori che sono intercambiabili", ha detto.

D: Qual è la differenza tra cloud storage e sistemi di gestione documentale basati su cloud?

A: Mentre lo storage cloud funge semplicemente da luogo per ospitare i documenti nel cloud, i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud sono molto più robusti

"Come semplice repository di archiviazione, il cloud storage non ha la collaborazione, la sicurezza e le diverse funzionalità di automazione di un sistema di gestione dei documenti, in particolare sotto forma di audit trail, permessi degli utenti, templating, versioning e condivisione di file crittografati di livello bancario ", ha detto.

Q: Come si ottengono i documenti memorizzati nel sistema?

A: Ci sono diversi modi per aggiungere file, come caricarli dal computer e dalla carta di scansione documenti direttamente nel sistema. Pickard ha affermato che le funzionalità di scansione sono una parte enorme di un sistema.

"Ora la scansione richiede solo pochi secondi e se si ottiene il pacchetto tecnologico giusto, è possibile creare automaticamente file modificabili ricercabili da parole chiave in un formato universale, come PDF, mentre scannerizzi ", disse. "Una buona soluzione di scansione rende anche la scansione di massa facile, riconoscendo dove i documenti separati iniziano e finiscono in uno stack e li invia alla cartella giusta, come un archivista virtuale."

D: Come trovi i documenti nel sistema dopo che sono stati archiviati?

A: Questi sistemi offrono molti modi per individuare rapidamente i documenti, anche cercando il titolo del file, il nome dell'autore e quando esso è stato aggiunto al sistema. Inoltre, molte di queste soluzioni consentono di cercare il contenuto all'interno di ogni file.

"Se trovi una soluzione con funzioni di ricerca integrate, puoi semplicemente eseguire una ricerca per parole chiave per visualizzare i documenti in pochi secondi [e ricevere] un'anteprima per assicurarti di avere il file giusto prima di aprirlo ", ha detto Pickard.

D: I sistemi di gestione dei documenti funzionano con altri programmi che sto già utilizzando?

A: Mentre la maggior parte dei sistemi presenta integrazioni per Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks e molti altri programmi popolari, alcuni includono anche un'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API) che consente integrazioni personalizzate.

"Una tecnologia di gestione dei documenti con un'API aperta estende questa adattabilità alle organizzazioni che desiderano personalizzare ulteriormente il sistema di gestione dei documenti per le loro iniziative specifiche ", ha detto Wood.

D: Oltre a mantenerti più organizzato, i sistemi di gestione dei documenti possono aiutarti a svolgere il lavoro in altri modi?

A: Sì e a senso unico è con lo strumento del flusso di lavoro s, che aiutano le aziende a tenere traccia degli incarichi e dei progetti. Questi strumenti, che sono inclusi in alcuni sistemi, notificano ai dipendenti quando è il momento di lavorare su determinati compiti e aiutano a garantire che le attività non si perdano mai nella posta in arrivo di un dipendente, ha dichiarato Errick Anthony, project manager per LSSP Corporation, un fornitore di sistemi di gestione dei documenti .

"Flusso di lavoro significa la capacità di consentire a una persona o gruppo di persone di sapere che un'azione deve essere eseguita su un file per completare il processo", ha detto Anthony. "La gestione del flusso di lavoro contiene anche la capacità per il monitoraggio e la gestione di tali file da parte di un gestore."

Q: Con i sistemi di gestione dei documenti, tutti gli utenti hanno accesso a tutti i file?

A: Maggior parte della gestione dei documenti i sistemi hanno restrizioni di sicurezza che possono controllare quali dipendenti hanno accesso a quali file. Ciò garantisce che i dipendenti vedano solo i documenti che devono.

"La sicurezza ha un ruolo così vitale nel sistema di gestione dei documenti", ha detto Anthony.

Q: Cosa succede se un disastro colpisce la mia azienda? I file e i documenti archiviati nel sistema vengono persi definitivamente?

A: Un grande vantaggio delle soluzioni basate su cloud è che i dati vengono archiviati in modo sicuro offsite. "I sistemi di gestione dei documenti consentono un piano di contingenza aziendale immediato, poiché i backup vengono archiviati off-premise nel raro caso di danni o distruzione della posizione", ha affermato Anthony.

Vantaggi per l'utente del sistema di gestione dei documenti

Le aziende con cui abbiamo parlato ha riportato alcuni vantaggi nell'utilizzo di questi sistemi. Ecco alcuni dei più grandi vantaggi a cui hanno fatto riferimento.

Accesso facile: John Bustrum, CEO e fondatore di My 403b Coach, ha detto che avere un tale software sul posto significa che non è più costretto a fare scorta di file sulla sua scrivania . Invece, quando i clienti chiamano, può trovare immediatamente i documenti di cui ha bisogno sul suo computer.
Facile da cercare : Essere in grado di cercare facilmente nei documenti della sua azienda è un grande vantaggio, ha affermato Karen Walker, fondatrice di One Team Consulting. Ha detto che la capacità di cercare e recuperare rapidamente presentazioni e note è inestimabile.
Migliore collaborazione: Eliminare copie cartacee dei documenti rende facile per i dipendenti lavorare insieme, ha dichiarato Gary Tuch, fondatore di Professor Egghead Science Academy. Quando più dipendenti lavorano su un unico documento e la modifica avviene costantemente, i sistemi di gestione dei documenti garantiscono che i lavoratori dispongano sempre della copia più aggiornata. I dipendenti non perdono tempo nella stampa delle revisioni o nel doppio controllo per assicurarsi che abbiano la versione corrente, Tuch aggiunto.
Risparmia spazio: Scambiare documenti cartacei per le versioni digitali può far risparmiare una quantità enorme di spazio fisico, ha detto Randy Jourgensen , proprietario di Digital Office Solutions. Da quando ha trasformato il suo ufficio in un ambiente privo di supporti cartacei più di 15 anni fa, Jourgensen è stato in grado di convertire lo spazio utilizzato in precedenza solo per lo storage di file nello spazio che può generare entrate.

Che cosa cercare in un sistema di gestione dei documenti

Abbiamo chiesto ai nostri esperti di evidenziare quali pensano siano alcune delle funzionalità e funzionalità più importanti che le piccole imprese dovrebbero cercare quando scelgono una soluzione di gestione dei documenti.

Struttura dei file : Il sistema dovrebbe offrire una struttura di file di facile utilizzo che abbia un senso per gli utenti, come un approccio con cassettiere.
Ricerca : vuoi una vasta gamma di opzioni per trovare rapidamente i file. Dovresti riuscire a cercare non solo il nome del file, ma anche il contenuto all'interno del file.
Facilità d'uso : il sistema dovrebbe essere semplice da usare per i dipendenti. Se è troppo difficile, non otterrai il buy-in completo dallo staff, il che renderà il sistema meno efficace.
Accesso mobile : desideri un sistema di gestione dei documenti accessibile tramite smartphone e tablet.
Integrazione : il sistema dovrebbe facilmente integrarsi con i programmi già in uso, come il client di posta elettronica e il software di gestione delle relazioni con i clienti.
Scansione : la soluzione deve essere compatibile con un'ampia varietà di scanner .
Sicurezza : il sistema dovrebbe consentire di limitare chi può vedere cartelle e file specifici. Dovresti essere in grado di impostare le autorizzazioni di accesso da parte del dipendente.

Ora che conosci i tipi di sistemi di gestione dei documenti disponibili e ciò che ciascuno offre, è necessario determinare quale sia la soluzione migliore per te. Per restringere le tue scelte, controlla la nostra pagina di scelta migliore.

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Miglior software di gestione documentale
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Miglior gestione documentale per le piccole imprese
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