Le politiche aziendali che potrebbero metterti nei guai legali
Stai pensando di vietare l'happy hour post-lavoro o di disciplinare i membri dello staff per lamentarsi del loro lavoro sui social media? Potresti pensare attentamente prima di fare l'annuncio - potresti violare i diritti legali dei tuoi dipendenti.
"Mentre, in superficie, un certo numero di politiche può sembrare benigno, una certa lingua all'interno della politica può portare a potenziali problemi ", ha dichiarato Aldor Delp, vice presidente delle soluzioni HR per ADP Small Business Services. "In molti casi, non esiste una legge specifica che impedisca ai datori di lavoro di adottare determinate politiche, ma dipende dal modo in cui tali politiche vengono elaborate e applicate. I datori di lavoro possono inavvertitamente scontrarsi con la legge non considerando l'impatto delle regole sul posto di lavoro "privacy e diritti di non discriminazione."
In un recente webcast per ADP intitolato "La mia azienda può vietarlo? Social media, Body Art, Smoking & More", Delp ha discusso alcune "aree grigie" diverse che potrebbero atterrare la vostra azienda in caso di problemi legali se non stai attento.
Aspetto personale. È ragionevole che i dipendenti aderiscano a determinate linee guida sull'aspetto e sull'aspetto per mantenere un'immagine professionale. Tuttavia, è importante assicurarsi che le politiche non siano in conflitto con i requisiti dovuti alla religione, alla cultura o ad altre caratteristiche della classe protetta di un dipendente e, in tal caso, potrebbero essere necessarie delle soluzioni ragionevoli. Eventuali restrizioni o regole relative a tatuaggi, piercing, copricapo, peli facciali, abbigliamento "appropriato", igiene personale, ecc. Devono essere chiaramente indicate, applicate correttamente e discusse in privato se si ritiene che un dipendente le stia violando.
Off- dovere di condotta. Quando i dipendenti sono fuori servizio e fuori sede, non dovresti sorvegliare le loro attività personali, come fumare o consumare alcolici. Alcuni stati addirittura proteggono esplicitamente i lavoratori dalla "discriminazione dello stile di vita". Se una condotta fuori servizio influisce sulle prestazioni di un dipendente, dovresti affrontarla dal punto di vista delle prestazioni e seguire il protocollo disciplinare della tua azienda.
Social media. La sezione 7 della National Labour Act (NLRA) afferma che i dipendenti hanno il diritto di discutere di salari, benefici e altre condizioni di impiego, e questo vale anche per la loro attività sui social media. La proibizione delle discussioni sull'occupazione sui social media e, in alcuni stati, la richiesta dell'accesso per conto personale dei dipendenti, è contro la legge. Esprima attentamente le tue politiche e assicurati che qualsiasi azione disciplinare basata su un post sui social media non infranga i diritti NRLA di un dipendente.
Fumo / e-sigarette. Qualsiasi datore di lavoro può proibire il fumo di sigarette normali o e-sigarette sul posto di lavoro e sulla proprietà dell'azienda. Tuttavia, molte leggi statali hanno linee guida sul fumo entro una certa distanza di ingressi e sistemi di ventilazione. Se i tuoi dipendenti sono autorizzati a fumare fuori dall'edificio, assicurati che la tua politica sia coerente con queste restrizioni.
Incontri sul posto di lavoro I divieti definitivi sul coinvolgimento romantico tra i dipendenti sono difficili da applicare, ma potresti voler scoraggiare le relazioni ciò pone un conflitto di interessi, come quello tra un capo e un dipendente, o richiede ai dipendenti di rivelare la loro relazione con la società. Alcuni datori di lavoro adottano un approccio "hands-off" e rispondono solo se la relazione ha un impatto negativo sul luogo di lavoro, ma tutti i dipendenti devono essere a conoscenza delle procedure e delle politiche relative ai reclami relativi a molestie e comportamenti inappropriati.
Lingue straniere An La politica linguistica sul luogo di lavoro solo in inglese potrebbe violare il Titolo VII della legge sui diritti civili, specialmente se proibisce ai dipendenti di parlare in altre lingue specifiche. Può essere permesso ai dipendenti di parlare inglese in determinate condizioni, ad esempio comunicare con clienti / colleghi solo in inglese o collaborare durante una situazione di emergenza, a condizione che sia necessario per l'efficienza e la sicurezza sul posto di lavoro.
Ma non sono solo le politiche di comportamento dei dipendenti che possono portare a problemi. Alon Rotem, consulente legale presso il servizio legale online Rocket Lawyer, ha ricordato ai datori di lavoro che le conseguenze della non conformità con le attuali leggi sull'occupazione in merito a questioni come l'assenza, la classificazione dei dipendenti, gli stipendi e le ore lavorative possono essere disastrose.
" facilmente creare mal di testa per i reparti delle risorse umane ", ha detto Rotem, la cui azienda ha recentemente lanciato una soluzione di benefici sul posto di lavoro denominata Benefici legali. "Anche le politiche per le risorse umane altrimenti conformi possono mettere in difficoltà i datori di lavoro se non vengono applicate correttamente. Nella maggior parte dei casi gli errori derivano da una semplice mancanza di conoscenza della legge rispetto a qualsiasi piano nefasto da parte del datore di lavoro per scoraggiare i loro lavoratori."
I comuni passi falsi includono linee guida imprecise per le politiche salariali e orarie in quanto riguardano gli straordinari e le interruzioni, così come le misclassificazioni esenti / non esenti che si riferiscono alle descrizioni del lavoro, ha affermato Rotem. Idealmente, le tue politiche dovrebbero essere controllate da un professionista legale, ha detto, ma per lo meno, dovresti gestirle dai veterani del settore delle risorse umane per assicurarti che non ci siano bandiere rosse.
"Le leggi che regolano il rapporto datore di lavoro-dipendente sono continuamente aggiornati e le aziende sono ben informate di rivedere e aggiornare regolarmente le loro politiche di conseguenza ", ha affermato Rotem. "La politica deve essere applicata coerentemente a tutti i dipendenti: l'ingiusta applicazione di una politica delle risorse umane può devastare il morale dei dipendenti e creare gravi problemi di responsabilità legale per i titolari di aziende".
Una volta verificate le politiche per la conformità con lo stato e leggi federali, il passo successivo è quello di garantire che tutti nella vostra azienda siano chiari sulle regole e le loro conseguenze. Ciò significa fornire a ciascun dipendente un preavviso e un accesso costante a qualsiasi politica delle risorse umane, nonché l'opportunità di porre domande. Infine, quando si parla di problemi spinosi dei dipendenti, i datori di lavoro possono quasi sempre trarre vantaggio dall'applicare buon senso e compassione alla situazione, ha affermato Rotem.
Per maggiori dettagli su importanti leggi sul lavoro da tenere d'occhio, consulta questo articolo Mobby Business .
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