Da fare o delegare: quali sono i compiti più importanti?

Come imprenditore, stai probabilmente destregliando un sacco di diversi compiti su base giornaliera. Marketing, sviluppo del business, servizio clienti, contabilità, Web design e altro ancora rientrano nella tua competenza - ma forse non dovrebbero.

Secondo un sondaggio sulla gestione del tempo da parte di The Alternative Board, la maggior parte dei proprietari di piccole imprese lavora di più le ore settimanali di quelle che vorrebbero, e la maggior parte di quelle ore sono impiegate nel loro lavoro piuttosto che su di esso - cioè, sprecando tempo prezioso nelle minuzie quotidiane invece di progredire e far crescere il business. Alcune cose che gli intervistati hanno dichiarato di perdere più tempo includono:

• Email
• Responsabilità amministrative
• Comunicazioni non programmate
• In attesa di informazioni
• Attività che sono state "delegate verso l'alto" a loro dai dipendenti

Come gli imprenditori intervistati, Nancy Hua, CEO della società di ottimizzazione di app per dispositivi mobili Apptimize, passava la maggior parte del suo tempo "di lavoro" su questi tipi di attività e salvava le attività importanti per il suo tempo personale, dopo l'orario lavorativo.

"Facevo le mie attività quotidiane - riunioni, assunzioni, amministrazione, e-mail - durante il normale orario di lavoro, e poi dalle 17:00 all'1: 00 quando lavoravo su qualsiasi cosa richiedesse una pianificazione e una strategia più rigide, estese", ha detto Hua Business Notizie quotidiane. "Il costo di questo approccio è che lavori costantemente e spesso non sei nelle condizioni ottimali quando fai il lavoro più importante e di valore inestimabile."

Anche se gestiscono un business ben attrezzato, gli imprenditori tendono a lasciare molto più terreno di lavoro sui loro piatti di quanto sia necessario. Perché questo dilemma interessa così tanti imprenditori? Il vice presidente di TAB, David Scarola, ritiene che sia una questione di mancato conferimento.

"La maggior parte degli imprenditori non delegano quanto dovrebbero", ha detto Scarola, la cui società offre servizi di coaching e consulenza aziendale. "Passano molto tempo a fare cose che potrebbero pagare qualcosa con uno stipendio molto più basso da fare. Non hanno nessuno a cui rispondere. Cioè, non hanno nessuno [sopra di loro] che li ritenga responsabili. Questo si presta a lavorare sodo, ma non a [lavorare] in modo intelligente. "

Quindi, come decidi quali compiti tenere e quali delegare o esternalizzare? I leader aziendali hanno condiviso le loro opinioni sull'assegnazione delle priorità e hanno capito cosa è veramente importante per passare il tempo.

Riduzione delle responsabilità

Se si tratta seriamente di tagliare le attività non necessarie dalla tua giornata, la prima cosa che devi fare è facile confondersi con la delega.

"Prima o poi, tutte le attività non delegate in modo esplicito finiscono sul piatto del proprietario", ha detto Geoff Woo, CEO della compagnia di integratori di nutrienti Nootrobox. "C'è una tonnellata di housekeeping aziendale per tenere aperte le porte, per non parlare delle nuove iniziative necessarie per far crescere il business, perché c'è così tanto sul piatto, è facile sentirsi come se stessi correndo su una ruota del criceto di compiti. "

Hua ha osservato che in molti casi, sei l'unico che ha il contesto aziendale completo e alcune decisioni potrebbero essere bloccate in attesa del tuo contributo. Ma devi essere in grado di fidarti del fatto che la tua squadra pensi come te e imparare a comunicare - o anche a comunicare in modo inequivocabile - l'uno con l'altro per mantenere la palla in movimento quando non sei tu a gestire un compito. Ciò è particolarmente vero se sai che c'è qualcosa in cui un'altra persona ha più esperienza di te, ha detto Hua.

Per iniziare questo processo, devi identificare ciò che Scarola chiama attività "platino" - quelle che sai che dovresti passare maggior parte del tuo tempo, e solo tu puoi farlo. Una volta che hai capito cosa devi assolutamente fare, Scarola consiglia di creare un elenco "to-don" per aiutarti a decidere cosa deve essere delegato a un membro del team fidato oa una società di terze parti.

"Inizia a registrare le attività non essenziali che stai trascorrendo", ha detto. "Puoi iniziare a distribuirli nel tempo."

Allison Maslan, un business coach e un imprenditore seriale, ha affermato che qualsiasi attività che implichi il micromanaging (ad es., Frequenti revisioni delle prestazioni o incontri di aggiornamento dello stato) dovrebbe essere eliminata, così come qualsiasi comunicazione che non porti attivamente nuove attività o costruisca relazioni che aiutino l'azienda a crescere. Invece, ha detto che i proprietari di piccole imprese hanno bisogno di considerarsi un'azienda più grande, indipendentemente dalle loro dimensioni reali, al fine di restringere i compiti del "grande quadro" come le nuove chiamate commerciali, le relazioni pubbliche e la ricerca delle tendenze.

"Il fondatore ha bisogno di trascorrere del tempo lavorando sulla visione dell'azienda, costruendo relazioni chiave, facendo crescere la squadra ", ha detto Maslan. "Se stanno ancora cercando di fare tutto per restare magri ... o bruceranno velocemente o gireranno allo stesso livello per anni."

Affrontare le tue attività quotidiane

Ti chiederai da dove cominciare nella tua lista di cose da fare, o come fare tutto? Ecco alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a progredire senza sentirti troppo sopraffatto.

Crea un piano giornaliero e settimanale Gli imprenditori che creano e aderiscono a un programma sono quelli che sono in grado di ottenere il massimo durante il loro giorno. Scarola ti ha raccomandato di fare un elenco dei compiti più importanti che intendi fare per l'intera settimana ogni lunedì mattina. Da lì, puoi creare piani giornalieri e completare altre attività intorno a quelle critiche.

"Non iniziare a leggere e-mail e rispondere alle interruzioni quando entri in ufficio", ha detto Scarola a Mobby Business. "Esegui ogni giorno un elenco di attività intenzionali. [Quando ti impegni a fare qualcosa, blocca il tempo sul calendario specificamente per lavorare su quell'attività."

Mantieni il tuo spazio organizzato. Organizzazione ed efficienza vanno di pari passo mano. Prenditi il ​​tempo necessario per eliminare qualsiasi "disturbo" fisico e digitale nell'area di lavoro. Quindi, impegnarsi a mantenerlo in questo modo per farti risparmiare tempo e frustrazione quando completi i tuoi compiti.

"Esiste una vera relazione tra il disordine di compensazione - sia internamente che esternamente - e [produttività]", ha detto Maslan. "Dopo tutto, come puoi rispondere a una telefonata se non riesci a trovare le informazioni?"

Comprendi le minacce alla tua azienda (e agisci di conseguenza). Quando stai cercando di capire quale attività merita Per prima cosa, Hua ti ha consigliato di pensare alle tue principali minacce strategiche, cioè chiediti che cosa danneggerà di più la tua attività se non ti impegni immediatamente.

"Quando ci sono una dozzina di incendi intorno a te, è difficile resistere la tentazione di iniziare a colpire al fuoco più vicino ", ha detto Hua. "Ma ... devi concentrarti sulle principali minacce, anche se non sono ancora in fiamme, mi ricordo costantemente di ignorare il milione di problemi non ottimali che mi circondano per assicurarmi che mi stia caricando nella giusta direzione."

Limita il numero di "chiavi" da fare al giorno. Ora che hai ridotto l'elenco delle attività fino all'essenziale, potrebbe sembrare che ogni singolo elemento dell'elenco debba avere la massima priorità. Il trucco è di dare la priorità a quella lista e mantenere il numero di "cose ​​da fare" al minimo. Woo consiglia di scegliere un solo compito che deve essere fatto assolutamente al giorno.

"Ogni giorno, c'è una raffica di richieste che arrivano esternamente", ha detto Woo. "È facile essere sopraffatti, causando solo progressi marginali in ciascuna di queste attività. Vale la pena accantonare qualche minuto all'inizio della giornata per trovare l'unica, la cosa più importante da fare per il giorno e quindi eseguendolo. "

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