FileHold Express Review: il miglior sistema di gestione documentale per le piccole imprese

La nostra ricerca e analisi 2018 dei sistemi di gestione dei documenti ci porta a raccomandare FileHold Express come il miglior sistema di gestione documentale per le piccole imprese. Abbiamo scelto FileHold tra le dozzine di documenti sistemi di gestione che abbiamo considerato. Per la nostra metodologia completa e un elenco più completo di sistemi di gestione documentale, visita la nostra pagina di scelta migliore.

Perché FileHold?

FileHold ha un'interfaccia intuitiva che è perfetta per le piccole imprese. Utilizza la stessa struttura di archiviazione di Windows Explorer, che facilita l'apprendimento e l'introduzione di nuovi dipendenti.

Facile da usare

Ciò che rende FileHold così attraente per le piccole imprese è che ha lo stesso aspetto dei programmi sono abituati. La struttura di archiviazione incorpora lo stesso approccio di cabinet, cassetto, cartella e sottocartella utilizzato da Esplora risorse. Una volta installato, i dipendenti dovrebbero essere in grado di aggiornarsi rapidamente.

Siamo rimasti colpiti dall'interfaccia pulita del sistema. A differenza di altri sistemi che sono ingombri di icone e immagini, tutto ciò che si vede quando si accede è la libreria di documenti che scorre lungo il lato sinistro della pagina e una barra di ricerca nella parte superiore. File, cerca e rivedi tutti i documenti da questa stessa pagina. Molti degli altri sistemi esaminati ti obbligano a passare da una pagina all'altra.

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Le cartelle MyFileHold del sistema sono estremamente utili . Si tratta di cartelle separate sulla libreria generale di armadi e cassetti per i documenti più utilizzati, i file estratti, eventuali avvisi o promemoria, i file a cui si è recentemente effettuato l'accesso e i documenti aggiunti di recente a il sistema. Ciò fornisce un'istantanea dei documenti su cui stai attualmente lavorando e degli elementi che richiedono attenzione immediata.

FileHold consente una buona quantità di personalizzazione. I dipendenti possono personalizzare parti del sistema in base alle proprie preferenze personali. È possibile personalizzare i collegamenti rapidi per una serie di attività, come l'aggiunta di file, il collegamento di documenti e il controllo dei file. Si scelgono gli attributi specifici dei metadati, come il tipo di documento, la versione, il numero di file collegati e l'autore, che si trovano accanto al nome del file.

È possibile archiviare i documenti nel sistema in diversi modi. È possibile trascinare e rilasciare i file già presenti sul computer o sulla rete, nonché eseguire la scansione dei documenti direttamente nel sistema. L'integrazione con Microsoft Office ti consente di aggiungere documenti su cui stai lavorando in Word, Excel, Outlook o PowerPoint con un clic di un pulsante.

Una volta nel sistema, un documento in una casella di posta. Qui, definisci i suoi attributi di metadati e scegli la posizione in cui vuoi che venga archiviato. FileHold offre una moltitudine di attributi che possono essere allegati a ciascun file, quindi puoi selezionare diverse proprietà per diversi tipi di documenti. Ad esempio, gli attributi per le fatture possono includere il cliente per la fattura e la data di pagamento, mentre una brochure può avere proprietà come chi l'ha creata e quando è stata aggiunta al sistema.

FileHold offre diversi modi semplici per trovare rapidamente i documenti che stai cercando. L'opzione più semplice consiste nel digitare le parole o le frasi che stai cercando in un documento nella barra di ricerca principale, che è simile alla barra di ricerca di Google. Questo cerca l'intera libreria di file. Tuttavia, invece di riportare solo i documenti con il testo esatto che hai cercato, questa opzione restituisce risultati che includono sinonimi, parole di derivazione e parole strettamente associate ai termini di ricerca originali. Quando i risultati vengono restituiti, puoi fare clic su un file e una casella di anteprima evidenzia le parole che stavi cercando, in modo da poter vedere rapidamente se è il documento che ti serve. Puoi anche eseguire ricerche avanzate che ti consentono di cercare i file in base agli attributi dei metadati.

Funzioni

Siamo rimasti particolarmente colpiti dai numerosi strumenti di collaborazione, che includono una funzionalità di check-in e checkout che impedisce a più persone di lavorare sullo stesso documento contemporaneamente. È anche possibile impostare avvisi che notificano automaticamente i colleghi quando i documenti vengono archiviati e ritirati o quando vengono apportate modifiche ai file.

Il software conserva un registro di controllo di tutti gli utenti che accedono a ciascun file e quando lo fanno, e i lavoratori possono rivedere le versioni precedenti dei documenti dopo aver apportato le modifiche.

Fortunatamente per le aziende con dipendenti remoti, il sistema è accessibile da qualsiasi luogo, tramite qualsiasi computer connesso a Internet o dispositivo mobile. Quando si effettua il login da remoto, il software consente di cercare, recuperare e lavorare su qualsiasi documento salvato nel sistema. Non tutti i sistemi auto-ospitati esaminati offrono questa estensione dell'accesso remoto.

Per garantire che i dipendenti vedano solo i file e i documenti che devono, FileHold offre una scelta di 11 ruoli di sicurezza, che vanno dalla sola lettura al sistema amministrazione. È inoltre possibile impostare autorizzazioni di accesso specifiche per interi cabinet e cartelle, nonché per singoli file.

Altre funzioni standard includono un calendario che tiene traccia delle attività non completate, l'opzione per collegare virtualmente i file nel sistema e il software di scansione che converte automaticamente il testo su documenti cartacei digitati in dati modificabili e ricercabili.

È possibile acquistare funzionalità opzionali a un costo aggiuntivo, incluse funzionalità di flusso di lavoro, l'opzione per creare account guest per utenti di sola lettura e funzionalità di firma elettronica.

Costo

Poiché FileHold è un sistema auto-ospitato, la maggior parte dei costi è solo una tantum. Il prezzo è suddiviso in più parti, con addebiti per il software, le licenze utente e l'installazione, l'implementazione e la formazione.

Il sistema è disponibile in due piani tariffari: FileHold Express e FileHold Enterprise. Il piano Express è progettato per le aziende con 20 o meno dipendenti, mentre il piano Enterprise ospita aziende più grandi. Entrambi i piani offrono la stessa esperienza utente, funzionalità e strumenti. La differenza è nella struttura dei prezzi.

Questi sono i costi una tantum per FileHold Express:

• Software server: $ 3,750 (include cinque utenti e sei mesi di supporto)
• Licenze aggiuntive: $ 200 ciascuno, fino a 20 utenti (include visualizzatori di documenti Web e desktop)

L'unico costo ricorrente è il supporto continuo. Hai la possibilità di pagare una quota annuale che ti dà aggiornamenti per il software e supporto tecnico continuo. Questo costo è pari al 20% della tariffa originale. Per le piccole imprese che necessitano di una piattaforma di gestione documentale completa con tutte le funzionalità essenziali, il piano Express è un buon valore a causa del costo una tantum.

Se il costo iniziale è troppo per le aziende alle prime armi, FileHold offre entrambi senza interessi finanziamento e opzioni di noleggio. La maggior parte degli altri sistemi analizzati non offre questi piani di pagamento.

Servizio clienti

Nel complesso, siamo rimasti molto soddisfatti del servizio clienti ricevuto da FileHold. Il modo migliore per raggiungere il supporto è tramite e-mail. FileHold ha risposto alla nostra richiesta di posta elettronica entro 10 minuti. Il rappresentante ha risposto a tutte le nostre domande in dettaglio, con collegamenti al sito Web con ulteriori informazioni.

Una volta che il sistema è attivo e funzionante, è possibile contattare il team di assistenza clienti di FileHold tramite e-mail o ticket di assistenza online. (Il servizio telefonico non è un'opzione.) Sul sito Web della società sono disponibili anche numerose risorse, tra cui una serie di guide per l'utente. Inoltre, il software include l'accesso integrato alle guide di aiuto.

Limitazioni

Il più grande svantaggio potenziale di FileHold è che si tratta principalmente di un sistema auto-ospitato, quindi devi avere il tuo server e avere bisogno di un Esperto IT a portata di mano che è esperto nel mantenimento dei server, il che può comportare costi aggiuntivi. È disponibile un'opzione cloud, ma non è ospitata da FileHold, quindi è necessario organizzare un servizio cloud di terze parti per ospitarla e pagare i costi per l'utilizzo.

Un'altra possibile lacuna è che l'assistenza clienti è disponibile solo via email e online. Anche se abbiamo ricevuto una risposta estremamente rapida quando ci siamo inviati via email, alcune aziende potrebbero essere state disattivate non potendo chiamare qualcuno per chiedere aiuto.

È anche importante notare che questo sistema non è compatibile con i computer Mac. Se il tuo ufficio è basato su Mac, ti invitiamo a prendere in considerazione il nostro miglior software di gestione documentale per dispositivi mobili, in quanto offre l'accesso completo da qualsiasi dispositivo abilitato al Web.

Pronto a scegliere un sistema di gestione dei documenti? Ecco una ripartizione della nostra copertura completa:

• Sistemi di gestione dei documenti: una guida all'acquisto
• Miglior software e sistemi di gestione documentale 2018
• Miglior software di gestione documentale
• Migliore gestione dei documenti a basso costo
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