Scelta di un servizio di videoconferenza: una guida per l'acquirente

La videoconferenza è diventata uno strumento indispensabile per le aziende, che collega dipendenti e partner remoti in un modo che le chiamate telefoniche e le e-mail non sono in grado di soddisfare. La sottigliezza della comunicazione non verbale e il tono della voce dei partecipanti migliorano la chiarezza e la significatività della conversazione. Negli affari, questa può essere la differenza tra un affare fatto e un'opportunità persa.

La scelta del giusto servizio di videoconferenza per la tua azienda è importante. Quanti partecipanti siederanno regolarmente alle tue chiamate? Devi integrare altre applicazioni, come Google Documenti, da condividere con altri utenti? Quanto spesso intendi utilizzare videoconferenze? È necessario considerare tutti questi fattori prima di prendere una decisione. Acquistare tutte le campane e i fischietti potrebbe rivelarsi uno spreco di denaro, ma attenersi a un servizio gratuito potrebbe non fornire tutte le funzionalità richieste.

Per aiutarti a restringere le tue scelte, Mobby Business ha compilato il seguente guida alla selezione di un servizio di videoconferenza adatto alle tue esigenze.

Sei già pronto a scegliere un servizio di videoconferenza? Ecco una ripartizione della nostra copertura completa:

• Miglior servizio di videoconferenza 2018
• Miglior servizio di videoconferenza globale per le imprese
• Miglior servizio di videoconferenza economico
• Miglior servizio di videoconferenza per molti partecipanti
• Miglior Cloud- Strumenti di collaborazione basati su video e telefonia mobile

Come scegliere il servizio di videoconferenza giusto

Come per qualsiasi altro acquisto, è importante sapere che cosa è necessario per uscire dal servizio di videoconferenza prima di scegliere quello giusto per tu. Aziende diverse hanno esigenze diverse; ad esempio, una grande azienda potrebbe aver bisogno di collegarsi in dozzine di partecipanti contemporaneamente, mentre un'azienda più piccola potrebbe richiedere solo conferenze one-to-one. Ecco cosa dovresti tenere a mente in aggiunta al tuo budget.

• Numero di partecipanti: Considera quanti partecipanti possono partecipare regolarmente a queste conferenze. Alcuni servizi ti consentono di connettere una manciata di partecipanti gratuitamente, quindi se non hai bisogno di connettere molte persone, potresti non aver bisogno di pagare molto, semmai. Altri servizi sono specializzati nel collegare un gran numero di utenti; alcuni consentono anche a utenti illimitati di partecipare alla conferenza. La gamma è ampia, quindi sapere ciò che ti serve prima di iniziare a cercare può risparmiare un sacco di tempo e aiutarti a determinare quanti soldi dovresti prendere in considerazione.
• Facilità d'uso: Non importa quanti partecipanti stai ospitando se non riescono a capire come utilizzare il software. Assicurati di selezionare un servizio di videoconferenza intuitivo e facile da navigare. In caso contrario, è possibile avviare presentazioni senza che i partecipanti siano osservatori o perdere un'opportunità di connettersi del tutto. Non lasciare che un'interfaccia utente ostile sia l'unica cosa che trattiene la tua attività.
• Tipi di riunioni: Alcuni dei servizi di fascia più alta ti consentono di avviare stanze diverse a seconda del tipo di riunione. Ti piacerebbe ospitare domande e risposte sul forum aperto dove tutti possono dare feedback? Stai dando una presentazione o una conferenza e preferisci che gli altri partecipanti siano disattivati? Sapere quali tipi di riunioni si ospitano in genere o se si ospita una serie di riunioni, cercare un servizio in grado di soddisfare tutte le vostre esigenze.
• Esperienza mobile: L'intero punto di videoconferenza è quello di essere in grado di connettersi alle persone da remoto, e talvolta, ciò significa collegarsi da un dispositivo mobile. Molto simile all'interfaccia utente in generale, ti consigliamo di provare un servizio di videoconferenza sui tuoi dispositivi mobili, sia tablet che smartphone, per assicurarti che i partecipanti che si connettono attraverso il cellulare abbiano un'esperienza altrettanto positiva di quelli che si connettono tramite desktop.
• Registrazione video / audio: A volte, è utile salvare i punti salienti di una riunione per dopo. Garantire che il servizio di videoconferenza abbia funzionalità di registrazione video e audio è essenziale se si desidera tornare indietro e riprodurre riunioni o conferenze. Se i partecipanti non sono bravi a prendere appunti, forse un archivio online degli incontri passati li farebbe bene. È inoltre possibile salvare frammenti di riunioni per materiali introduttivi o di formazione per nuovi dipendenti.
• Condivisione schermo: È possibile migliorare notevolmente le riunioni e le presentazioni rendendole più interattive e la condivisione dello schermo è una componente centrale per mantenere i partecipanti coinvolti. Se devi spiegare i punti più fini di una presentazione o mostrare a un dipendente remoto come accedere a determinati documenti, la condivisione dello schermo può aiutarti a farlo più rapidamente.
• Integrazione delle applicazioni: Molte piattaforme di videoconferenza consentono l'integrazione di terze parti applicazioni di terze parti, come Microsoft PowerPoint. La condivisione del software che possiedi già in un sistema di videoconferenza può aiutarti a importare presentazioni e documenti. Inoltre, molti servizi hanno capacità di prendere appunti, e alcuni consentono ai partecipanti di entrare in azione con note proprie. Considera quali applicazioni devi utilizzare all'interno del tuo sistema di conferenza e determina l'influenza che i partecipanti devono avere su una riunione.
• Assistenza clienti: Ultimo ma non meno importante è la qualità del servizio clienti di un'azienda. Probabilmente vale la pena dare una chiamata al servizio clienti prima di decidere di collaborare con un'azienda in modo che tu possa avere un'idea di come ti tratterà. Quando qualcosa va storto, vorrai una linea di supporto tecnico che risponda in modo rapido e accurato e ti tratta con la serietà e il rispetto che la tua attività merita.

Una volta determinate le tue esigenze, è utile sfogliare le prove gratuite disponibili e giocare con i sistemi. Molti servizi di videoconferenza offrono prove gratuite che durano da una settimana a un mese; alcuni offrono persino prove gratuite fino a quando viene utilizzata una certa quantità di dati. Non è necessario entrare in cieco quando le aziende offrono così tante serie di test. Approfitta delle prove gratuite e assicurati che un servizio soddisfi le tue esigenze e risolva in modo soddisfacente le tue priorità prima di acquistare.

Consigli degli esperti

Prima di andare avanti nella ricerca del servizio di videoconferenza giusto, ecco alcuni consigli degli esperti del settore su cosa tenere a mente e quali domande porre. Seguendo questi suggerimenti è possibile evitare alcune delle più comuni insidie ​​delle aziende con le videoconferenze.

Verifica la compatibilità con altri servizi
"Se utilizzi più di uno strumento, assicurati che interagiscano tra loro. Ci sono molte cose proprietarie là fuori, non comprare servizi o prodotti che ti limitano, perché è particolarmente un problema quando qualcuno al di fuori della tua organizzazione usa un servizio diverso. " - Michael Helmbrecht, chief product and operations officer presso Lifesize

Valuta il livello di supporto.

"Quando consideri i fornitori di software di conferenza, assicurati che offrano il livello di servizio clienti e supporto tecnico. Bisogno di qualcosa Cosa succede se hai un problema? Qualcuno è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per guidarti nella risoluzione dei problemi? L'addestramento è fornito prima del tuo primo incontro web? " - Dennis Collins, direttore senior del marketing presso West Unified Communication Services

Che cosa riserva il futuro

La videoconferenza ha ampliato le comunicazioni umane in un modo che il telefono ha fatto più di un secolo e mezzo prima . Allo stesso modo, le tecnologie emergenti oggi hanno già la promessa di migliorare e rivoluzionare la videoconferenza come la intendiamo noi. In particolare, incorporare la realtà aumentata (AR) o la realtà virtuale (VR) nelle videoconferenze può rendere un'esperienza coinvolgente più coinvolgente.

"Penso che AR e VR abbiano molte promesse", ha detto Helmbrecht. "Oggi si trovano in applicazioni molto specifiche, ma penso che la tecnologia, in particolare sul lato indossabile, si svilupperà.Il prossimo pezzo di bridging per AR e VR è solo un contenuto molto più ricco ... ed è più interattivo pur avendo una visione immersiva e esperienza video coinvolgente. "

Immagina di stare in uno spazio virtuale con i tuoi colleghi di lavoro, discutendo di operazioni in mezzo a un mare di grafici interattivi, schemi e prototipi. AR e VR aprono il mondo della videoconferenza alla possibilità di collaborare su vaste distanze geografiche come se i partecipanti fossero fisicamente nella stessa stanza. Questo futuro si sta rapidamente avvicinando mentre la tecnologia si sviluppa; la videoconferenza diventerà solo una parte integrante delle attività commerciali nell'era digitale.

Alcune interviste sulle fonti sono state condotte per una versione precedente di questo articolo.

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