Consigli e servizi per aiutare il tuo ufficio a diventare senza carta

Con l'abbondanza di applicazioni mobili, software online e piattaforme di archiviazione digitale, le aziende hanno molte opportunità per ridurre l'utilizzo della carta in ufficio. Fare non è solo rispettoso dell'ambiente, ma può anche aumentare l'organizzazione archiviando tutto in un unico posto - senza documenti.

Per facilitare il processo di andare senza carta, abbiamo chiesto agli esperti di condividere i loro migliori consigli.

Make it un'abitudine

L'utilizzo di carta e penna potrebbe sembrare un istinto, ma anche l'uso di carta senza carta può diventare una pratica naturale. Anche se non hai familiarità con un software / servizio, non aver paura di abbracciare i progressi tecnologici.

"Molte aziende sono resistenti a qualsiasi cambiamento nel loro modo di lavorare, incluso quello senza carta", ha dichiarato Alex Shevelenko, CEO e fondatore di RELAYTO. "Sebbene la cultura non possa essere cambiata da un giorno all'altro, il trucco qui è avere una soluzione alternativa che sia il più a basso impatto e facile da implementare."

Allenati a scegliere i servizi digitali ogni volta che puoi, ma non forzarlo . Potrebbe volerci del tempo, ma alla fine sembrerà una seconda natura.

Fai la transizione graduale

Andrej Godina, responsabile IT di Inform Communications, nota che puoi ancora usare carta e penna senza carta. Non devi rinunciare al tacchino freddo, e certamente non devi fare del tutto digitale.

"Il nostro obiettivo era rendere la transizione il più semplice, facile e agevole possibile", ha affermato. "Abbiamo concentrato i nostri sforzi su come diventare più efficienti, che a loro volta si manifesta attraverso la velocità di archiviazione e recupero ... Una volta che è possibile eliminare il dolore e l'attrito di andare senza carta, la promozione e l'utilizzo si prendono cura di sé."

Nota del redattore: Cerchi informazioni sul software di gestione dei documenti? Compila il seguente questionario per metterti in contatto con i fornitori che possono aiutarti:

Investire in una tecnologia migliore

Mentre alcune piattaforme digitali sono gratuite, come Google Docs e Basecamp, ce ne sono molte altre necessarie a un costo. Non esitare a scegliere un ottimo software o servizio perché è un po 'più costoso di quanto vorresti che fosse. Se si desidera ottenere prestazioni di qualità, è necessario investire in apparecchiature e programmi di qualità

App, software e servizi

È possibile ottenere un ufficio privo di supporti cartacei acquisendo familiarità e investendo in questi software e servizi.

App di scansione

Con le app di scansione, è possibile acquisire note, documenti, immagini e altro in modo che si trovino tutti in un'unica posizione digitale.

• CamScanner
• Evernote analizzabile
• Microsoft OneNote

Servizi firma elettronica

Invece di richiedere una firma scritta su carta, i servizi di firma elettronica consentono di firmare digitalmente.

• AdobeReader
• Hightail
• Anteprima

App per il tracciamento delle spese

Puoi tenere sotto controllo e organizzare il tuo spese per piccole imprese online utilizzando app per il tracciamento delle spese.

• Expensify
• Concur
• Wally

Per ulteriori informazioni, consulta queste cinque app per il rilevamento delle spese.

Servizi fax

Con servizi fax, è possibile inviare e ricevere fax tramite e-mail e archiviarli in modo digitale.

• Nextiva
• GotFreeFax
• SRFax

Per ulteriori informazioni , consulta le nostre migliori scelte per i servizi di fax online.

Software e servizi di gestione dei documenti

Sia che tu scelga di ospitare in hosting o in hosting su cloud, i sistemi di gestione dei documenti fungeranno da schedario digitale.

• M-Files
• FileHold Express
• Dainee

Per ulteriori informazioni, consulta le nostre migliori scelte per software e servizi di gestione dei documenti.

Servizi di archiviazione cloud

Condividi e archivia file di grandi dimensioni senza la preoccupazione di perdere o perdere .

• Zoolz
• Backblaze
• Carbonite

Per ulteriori informazioni, consulta le nostre migliori scelte per i servizi di archiviazione cloud.

Software di contabilità

Tieni traccia e monitora le tue finanze con il software di contabilità.

• QuickBooks
• FreshbooksXero

Per ulteriori informazioni, consulta le nostre migliori scelte per il software di contabilità.

Sistemi digitali di rilevazione presenze

Tu e i tuoi lavoratori potete tenere traccia delle ore digitalmente utilizzando i sistemi di rilevazione presenze.

• stratustime
• uAttend
• TSheets

Per ulteriori informazioni, consulta le nostre migliori scelte per i sistemi di presenze e orari.

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