Consigli e servizi per aiutare il tuo ufficio a diventare senza carta

Con l'abbondanza di applicazioni mobili, software online e piattaforme di archiviazione digitale, le aziende hanno molte opportunità per ridurre l'utilizzo della carta in ufficio. Fare non è solo rispettoso dell'ambiente, ma può anche aumentare l'organizzazione archiviando tutto in un unico posto - senza documenti.

Per facilitare il processo di andare senza carta, abbiamo chiesto agli esperti di condividere i loro migliori consigli.

Make it un'abitudine

L'utilizzo di carta e penna potrebbe sembrare un istinto, ma anche l'uso di carta senza carta può diventare una pratica naturale. Anche se non hai familiarità con un software / servizio, non aver paura di abbracciare i progressi tecnologici.

"Molte aziende sono resistenti a qualsiasi cambiamento nel loro modo di lavorare, incluso quello senza carta", ha dichiarato Alex Shevelenko, CEO e fondatore di RELAYTO. "Sebbene la cultura non possa essere cambiata da un giorno all'altro, il trucco qui è avere una soluzione alternativa che sia il più a basso impatto e facile da implementare."

Allenati a scegliere i servizi digitali ogni volta che puoi, ma non forzarlo . Potrebbe volerci del tempo, ma alla fine sembrerà una seconda natura.

Fai la transizione graduale

Andrej Godina, responsabile IT di Inform Communications, nota che puoi ancora usare carta e penna senza carta. Non devi rinunciare al tacchino freddo, e certamente non devi fare del tutto digitale.

"Il nostro obiettivo era rendere la transizione il più semplice, facile e agevole possibile", ha affermato. "Abbiamo concentrato i nostri sforzi su come diventare più efficienti, che a loro volta si manifesta attraverso la velocità di archiviazione e recupero ... Una volta che è possibile eliminare il dolore e l'attrito di andare senza carta, la promozione e l'utilizzo si prendono cura di sé."

Nota del redattore: Cerchi informazioni sul software di gestione dei documenti? Compila il seguente questionario per metterti in contatto con i fornitori che possono aiutarti:

Investire in una tecnologia migliore

Mentre alcune piattaforme digitali sono gratuite, come Google Docs e Basecamp, ce ne sono molte altre necessarie a un costo. Non esitare a scegliere un ottimo software o servizio perché è un po 'più costoso di quanto vorresti che fosse. Se si desidera ottenere prestazioni di qualità, è necessario investire in apparecchiature e programmi di qualità

App, software e servizi

È possibile ottenere un ufficio privo di supporti cartacei acquisendo familiarità e investendo in questi software e servizi.

App di scansione

Con le app di scansione, è possibile acquisire note, documenti, immagini e altro in modo che si trovino tutti in un'unica posizione digitale.

• CamScanner
• Evernote analizzabile
• Microsoft OneNote

Servizi firma elettronica

Invece di richiedere una firma scritta su carta, i servizi di firma elettronica consentono di firmare digitalmente.

• AdobeReader
• Hightail
• Anteprima

App per il tracciamento delle spese

Puoi tenere sotto controllo e organizzare il tuo spese per piccole imprese online utilizzando app per il tracciamento delle spese.

• Expensify
• Concur
• Wally

Per ulteriori informazioni, consulta queste cinque app per il rilevamento delle spese.

Servizi fax

Con servizi fax, è possibile inviare e ricevere fax tramite e-mail e archiviarli in modo digitale.

• Nextiva
• GotFreeFax
• SRFax

Per ulteriori informazioni , consulta le nostre migliori scelte per i servizi di fax online.

Software e servizi di gestione dei documenti

Sia che tu scelga di ospitare in hosting o in hosting su cloud, i sistemi di gestione dei documenti fungeranno da schedario digitale.

• M-Files
• FileHold Express
• Dainee

Per ulteriori informazioni, consulta le nostre migliori scelte per software e servizi di gestione dei documenti.

Servizi di archiviazione cloud

Condividi e archivia file di grandi dimensioni senza la preoccupazione di perdere o perdere .

• Zoolz
• Backblaze
• Carbonite

Per ulteriori informazioni, consulta le nostre migliori scelte per i servizi di archiviazione cloud.

Software di contabilità

Tieni traccia e monitora le tue finanze con il software di contabilità.

• QuickBooks
• FreshbooksXero

Per ulteriori informazioni, consulta le nostre migliori scelte per il software di contabilità.

Sistemi digitali di rilevazione presenze

Tu e i tuoi lavoratori potete tenere traccia delle ore digitalmente utilizzando i sistemi di rilevazione presenze.

• stratustime
• uAttend
• TSheets

Per ulteriori informazioni, consulta le nostre migliori scelte per i sistemi di presenze e orari.

Costi di avvio: quanto denaro ti servirà?

Se stai pensando di avviare una nuova attività, potresti non sapere da dove iniziare con le tue finanze. Certo, avrai bisogno di una buona quantità di flusso di cassa per mantenere la tua azienda. Tuttavia, se sei organizzato e completo, puoi pianificare il finanziamento e tenere traccia del budget di avvio.

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