5 Semplici modi provati per migliorare le tue abitudini di email


5 Semplici modi provati per migliorare le tue abitudini di email

Ti senti come se le tue e-mail stessero prendendo il sopravvento sulla tua vita? Se passi tutto il tempo dentro e fuori dall'ufficio leggendo e rispondendo ai messaggi, probabilmente hai ragione. Ma la buona notizia è che ci sono alcuni modi semplici e veloci per ottenere il controllo sulla tua casella di posta che ti farà sentire molto più produttivo e molto meno stressato.

Pronto per una revisione e-mail? Segui questi cinque suggerimenti provati.

Potresti pensare che ti stia facendo un favore iscrivendoti a newsletter e-mail pertinenti, ma potresti trovarti meglio a trovare altri modi per tenerti d'occhio senza intasare la tua casella di posta . Ricevere un sacco di e-mail ogni giorno è già travolgente, e se sei un accumulatore di abbonamenti, stai solo rendendo le cose più difficili per te.

Secondo uno studio di Harris Interactive, i dipendenti non possono tenere il passo con più di 50 e-mail in un giorno, ha riferito ABC News. Il sondaggio, che ha messo in discussione circa 2000 americani americani, ha rilevato che solo il 6% dei dipendenti ha dichiarato di poter portare più di 50 email al giorno. Lo studio ha anche rilevato che un dipendente su cinque si sente sotto pressione a causa del sovraccarico di e-mail.

Eliminando alcuni o tutti gli abbonamenti di cui non hai assolutamente bisogno, potresti anche ridurre parte dello stress si verifica come risultato di una casella di posta sempre piena.

Può sembrare ovvio, ma controllare le e-mail ogni 5 minuti può farti sentire stressato e renderti meno produttivo. Se controlli costantemente e rispondi alle e-mail ogni volta che viene visualizzata una nuova notifica, non avrai mai un lavoro ad alta priorità. Tuttavia, lasciare le persone appese nella tua casella di posta non va bene nemmeno per gli affari. Invece, prova a programmare specifici blocchi di tempo durante il giorno per aprire e rispondere alle e-mail.

Uno studio pubblicato sulla rivista Computer in Human Behavior ha esaminato i lavoratori che si limitavano a controllare la posta solo tre volte al giorno. Lo studio ha scoperto che questi lavoratori erano meno tesi, meno stressati e più produttivi di quelli che hanno lasciato le loro notifiche e hanno controllato costantemente le loro e-mail per tutto il giorno, secondo il New York Magazine.

Se sei preoccupato di non ricevere messaggi urgenti dai clienti o aggiornamenti importanti del tuo capo, prova a configurare i filtri nella Posta in arrivo per avvisarti solo quando arrivano quelle email significative. Salva il resto dei tuoi messaggi per le interruzioni e-mail assegnate.

Quando sei fuori dall'ufficio, sia quando torni a casa dopo una lunga giornata, quando è il fine settimana o anche quando sei in vacanza - assicurati di aver disattivato le e-mail. Con la maggior parte dei dipendenti che utilizzano smartphone legati alle e-mail di lavoro, può sembrare impossibile sfuggire alle responsabilità e allo stress dell'ufficio, ma gli studi dimostrano che restare connessi è in realtà dannoso per la propria salute.

Secondo un sondaggio di Workplace Options , Il 59% dei lavoratori americani usa i propri dispositivi mobili per fare lavoro dopo il normale orario di lavoro, secondo quanto riportato da Fortune.com. Un altro sondaggio, tratto da Good Technology, ha rilevato che il 68% delle persone controlla la posta elettronica del proprio lavoro prima delle 8:00, il 50% lo controlla a letto, il 57% lo fa durante le uscite in famiglia e il 38% addirittura controlla la posta elettronica a tavola. Tuttavia, questo può causare non solo stress sulla vostra salute mentale; può causare anche problemi fisici. Oltre ai problemi psicologici, controllare l'e-mail al di fuori dell'orario di lavoro può anche portare a problemi gastrointestinali e cardiovascolari, secondo uno studio della rivista Chronobiology International riportato da Fortune.com.

Va bene il check in se ti aspetti un aggiornamento importante, ma è meglio per te se puoi evitare di restare in ufficio in orari non lavorativi.

A volte la migliore strategia di posta elettronica è sapere quando non utilizzare l'e-mail. Se stai facendo avanti e indietro con il tuo capo o un collega che non richiede una riunione faccia a faccia ma sta prendendo tempo prezioso via e-mail, approfitta del sistema di messaggistica istantanea della tua azienda. Puoi anche utilizzare altre opzioni di chat come Slack o Gchat. L'Instant Messaging (IM) può togliere un po 'del tempo di attesa dalla tua conversazione e tenerti lontano dalla tua già stressante casella di posta.

Secondo un rapporto di The Radicati Group, l'uso della messaggistica istantanea da parte delle aziende continua a crescere; il numero di account di messaggistica istantanea in tutto il mondo ammontava a 3,2 miliardi nel 2015. E viene spesso utilizzato nelle stesse situazioni in cui molte persone normalmente si affidano alle e-mail. E secondo The Guardian, molti imprenditori hanno scoperto che il passaggio alla messaggistica istantanea ha ridotto lo stress e semplificato le comunicazioni interne quotidiane. Ad esempio, Steven Drost, amministratore delegato di Stipso, ha affermato di essere solito svegliare fino a 100 e-mail ogni giorno, ma dopo aver passato a IM ha stimato che la sua casella di posta era circa il 60 percento in meno piena, secondo The Guardian.

Naturalmente, l'instant messaging può anche essere una distrazione. Quindi utilizza le opzioni del tuo client chat impostando il tuo stato su occupato o non disponibile quando sei in riunione o lavori su un progetto che richiede la tua completa attenzione.

A nessuno piace leggere a lungo, lavoro- e-mail correlate, quindi non sprecare il tuo tempo inviando email wordy, sia.

Secondo uno studio di MailTime, più una mail è lunga, meno i destinatari probabilmente lo leggeranno. Il sondaggio ha rilevato che il 19% delle persone non leggerà un'e-mail più lunga di un paragrafo, il 51% non leggerà oltre il secondo paragrafo, 76 non leggerà un'e-mail più lunga di tre paragrafi e l'84% non leggerà email più lunghe di quattro paragrafi. Quindi, se vuoi risparmiare tempo e assicurarti che il tuo messaggio sia effettivamente efficace, tienilo breve.

Questo include anche le email in avanti; L'invio di enormi e disorganizzati fili è schiacciante per i tuoi collaboratori e dipendenti, ha detto Forbes. Cerca invece di individuare i dettagli importanti e di inviare solo ciò che è necessario (e a chi - non essere troppo generoso con il pulsante Rispondi a tutti).


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