Le riunioni aziendali più brevi sono più carine?

Gli incontri di lavoro sono molto simili a quelli di una torta di frutta - semplicemente non andranno via. Nemmeno la recente grande recessione potrebbe metterli giù per il conteggio. Ma ci sono ancora alcune buone notizie che arrivano dalle prime linee dei tagli aziendali, dei controlli dei costi e degli obiettivi di risparmio: mentre potrebbero non andare via completamente, gli incontri d'affari saranno probabilmente piccoli e brevi, secondo un nuovo studio.

Gli schemi di pianificazione delle riunioni in cinque principali destinazioni di viaggi d'affari negli ultimi quattro anni mostrano che le organizzazioni hanno reinventato le loro pratiche di approvvigionamento per adeguarsi ai limiti del budget aziendale di oggi, secondo uno studio condotto da ACTIVE Network, una società che fornisce tecnologia di gestione degli eventi.

Mentre lo studio mostra che le richieste di proposte di riunioni superano i livelli pre-recessione, le aziende stanno anche cercando di organizzare riunioni più piccole - riducendo il numero di persone che partecipano a eventi, spesso a meno di 50 anni e riunioni più brevi - riducendo la durata dell'evento stesso giorno o un giorno.

Stanno anche cercando di fare più pianificazione al volo, procurandosi servizi di riunione con meno tempo di consegna per poter accogliere la vigilia fluttuante nt budget.

Quando l'economia andò in crisi nel 2008 e nel 2009, le richieste di proposte elettroniche uniche mensili (eRFP) si riversarono nelle cinque città dello studio: Chicago, Las Vegas, Los Angeles, New York e Orlando. Ma durante i primi 10 mesi di quest'anno, i tassi eRFP in quelle città hanno superato i livelli del 2008 del 6%. Più significativamente, gli eRFP totali ricevuti nell'ottobre 2012 sono stati superiori del 46 percento rispetto al minimo di recessione nel 2009, illustrando la portata drammatica della ripresa.

La metà di tutti gli eRFP del 2012 tracciati nelle cinque città dello studio erano per riunioni di meno di 50 persone, con un aumento di 5 rispetto al 2008. Nello stesso periodo, il numero di eventi con 51-100 e 101-250 partecipanti è diminuito rispettivamente del 2% e del 3%. Il passaggio a riunioni più piccole, che consente di risparmiare sui costi di volo, hotel e cibo e bevande, richiede una strategia diversa per l'acquisto di hotel e luoghi.

Gli eventi di un giorno e di un giorno rappresentano ora più di un terzo (35% ) di eRFP, in aumento del 14 percento rispetto al 2008, mostrando una chiara migrazione da parte delle aziende per abbreviare gli eventi per ridurre i costi. Inoltre, gli eventi di due o tre giorni sono diminuiti dal 46 percento degli eRFP nel 2008 al 40 percento nel 2012. Si prevede che la tendenza alimenterà la domanda di applicazioni mobili che semplificano le attività di riunione, come il download degli ordini del giorno e il feedback delle sessioni, a Aiutare i partecipanti a fare di più con meno tempo.

"Le aziende apprezzano ancora l'incontro faccia a faccia, ma questo studio documenta come il panorama delle riunioni e degli eventi sia cambiato negli ultimi quattro anni", ha affermato JR Sherman, vicepresidente senior delle soluzioni aziendali di Rete attiva "Le organizzazioni stanno adottando strategie come tagliare le dimensioni degli eventi, passare a destinazioni locali e tenere riunioni più brevi al fine di ridurre e controllare i costi delle riunioni."

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