Il successo dei lavoratori remoti inizia con il supporto IT
Gestire le crescenti esigenze tecnologiche dei dipendenti del telelavoro non è facile per nessuna azienda, ma può essere particolarmente difficile per le piccole imprese. Tuttavia, non deve necessariamente essere difficile. La chiave per gestire in modo efficace i lavoratori remoti è assicurarsi che abbiano la tecnologia di cui hanno bisogno per essere produttivi, facendo della sicurezza una priorità assoluta.
Tuttavia, fare ciò non è così facile come assicurarsi che i dipendenti abbiano dei computer portatili carini.
"Le nostre medie di sondaggi hanno dimostrato che il 92 percento degli intervistati dispone di computer e accesso a Internet sufficienti", ha dichiarato Rick Albiero, fondatore del Telecommuting Advantage Group, un'agenzia di consulenze alternative per gli accordi di lavoro. "Tuttavia, avere un buon computer a casa non è sufficiente, ma le organizzazioni devono anche stabilire se i telelavoratori possono utilizzare i propri computer o se devono avere computer dedicati per attività correlate al lavoro."
PC portatili e desktop potrebbe già essere compromesso o già pieno di virus, ha affermato Rick Phillips, direttore delle soluzioni infrastrutturali e servizi cloud gestiti presso Weidenhammer Solutions. Un altro motivo è che i computer personali non sono probabilmente dotati di risorse adeguate e non possono essere gestiti dall'IT dell'azienda dipartimento.
"È più efficiente e sicuro fornire al dipendente le apparecchiature che è possibile controllare dalle funzionalità amministrative IT centrali", ha affermato Phillips. Come minimo, Phillips raccomandava alle aziende di fornire ai telelavoratori un computer laptop o desktop con connessione Internet a banda larga all'ufficio e altri servizi per e-mail, condivisione di file, messaggi di testo, Voice over IP (VoIP), videoconferenza e accesso Web.
A seconda sul loro ruolo, alcuni telelavoratori potrebbero avere esigenze aggiuntive. Ad esempio, Phillips ha affermato che gli agenti di chiamata che lavorano da casa dovrebbero essere dotati di integrazione di telefonia informatica (CTI) e del software giusto in modo che possano utilizzare i loro computer per gestire le chiamate e integrarsi con le applicazioni CRM (Customer Relationship Management) in ufficio .
"I telelavoratori il cui lavoro si basa molto sulle riunioni dovrebbero anche essere dotati di collaborazione audio e video", ha detto Phillips. Ciò include il fatto che i loro computer includano una webcam o una fotocamera digitale, una scheda video, un software client per videoconferenze e un microfono e altoparlanti funzionali.
Le aziende che consentono il telelavoro dovrebbero anche fornire risorse relative alla sicurezza per assicurarsi che i loro dati e dispositivi siano protetti .
Phillips ha affermato che la sicurezza è la sfida numero 1 per le piccole e medie imprese (PMI) nel consentire una forza lavoro mobile e di telecomunicazioni. I telelavoratori lavorano spesso in luoghi pubblici, come caffetterie, biblioteche, aeroporti e hotel, dove le reti Wi-Fi sono tipicamente non protette e quindi aperte a chiunque nel raggio di azione.
"È relativamente facile per qualcuno non solo accedere a file aperti su il computer di qualcun altro che si trova su un sistema Wi-Fi condiviso, ma per accedere e scaricare anche i file memorizzati sul computer ", ha detto Albiero. "Programmi come Cain e Abel, Ettercap e Wireshark permettono a qualcuno di rubare i tuoi dati attraverso le reti pubbliche." Mentre alcune località hanno implementato misure di sicurezza per proteggere le loro reti, come richiedere una password, Albiero ha avvertito che non è un approccio di sicurezza sufficiente.
Per affrontare efficacemente i problemi di sicurezza posti dai telelavoratori che lavorano negli spazi pubblici, Albiero ha suggerito che i portatili sono dotati di un sistema di sicurezza Wi-Fi che richiede una password separata per chiunque su un segnale Wi-Fi condiviso che tenta di accedere al dispositivo di un telelavoratore. Per chi ha accesso alle connessioni Ethernet, un'altra soluzione sta utilizzando un router da viaggio che si collega a una presa Ethernet per fornire un firewall hardware contro altri utenti sulla rete, ha detto Albiero.
Un'altra soluzione economica è l'implementazione di una rete privata virtuale (VPN), una misura di sicurezza che crittografa i file sul computer e tutti i dati scambiati su Internet; questa crittografia rende inutilizzabili i dati codificati a chiunque non abbia accesso non autorizzato. "Una VPN sicura fornirà questa protezione mentre i dati sono in viaggio verso e dal tuo computer", ha detto Albiero.
In genere, gli utenti lanciano il client VPN installato sui loro dispositivi e quindi inseriscono le loro credenziali per l'autorizzazione. Utilizzando la rete pubblica, vengono quindi collegati a un centro dati remoto che fornisce una connessione privata, come se fossero collegati direttamente alla rete locale sicura della società.
"L'istituzione di una soluzione VPN garantirà l'accesso sicuro solo dal telelavoratore Phillips ha detto che
Per essere efficace, Phillips ha anche detto che le aziende dovrebbero assicurarsi che il loro provider di VPN abbia funzionalità di crittografia avanzate, in particolare Secure Socket Layer (SSL), un protocollo di protezione dati standard del settore che crittografa le informazioni scambiate da e verso un sito web. "Le VPN SSL offrono tale flessibilità e livelli di crittografia di trasmissione per essere sicuri e protetti."
Allan Pratt, uno stratega di InfoSec e istruttore di certificazione CompTIA Technology Association (CompTIA), ha affermato che se i dipendenti trascorrono molto tempo viaggiando o lavorando in spazi di lavoro pubblici, è meglio investire in VPN. "Le VPN possono essere acquistate per $ 10 al mese da fornitori commerciali o configurate tramite il datore di lavoro."
Il client VPN dovrebbe essere facilmente trovato dagli utenti, quindi ricordano sempre di usarlo prima di qualsiasi attività su Internet, per esempio. "Il dipartimento IT dovrebbe anche installare le apparecchiature dei dipendenti in modo che l'icona VPN sia prontamente disponibile sulla schermata principale", ha detto Pratt.
Pratt, un blogger per la sicurezza informatica e informatica di Tips4Tech, ha aggiunto che i problemi di sicurezza non si limitano a privacy della rete e protezione dei dati. Le aziende devono anche assicurarsi che i telelavoratori fisicamente proteggano i loro dispositivi per evitare costose conseguenze.
"Il furto definitivo è un grosso rischio per la sicurezza", ha detto Pratt. Un modo per mitigare il furto è richiedere una password prima che i dispositivi possano essere attivati. Pratt ha detto che gli utenti dovrebbero anche abilitare le schermate di timeout in modo che il loro monitor sia disattivato o passare a uno screensaver dopo un determinato periodo di tempo, quindi richiedere una password per accedere. "Ricorda sempre che le password migliori sono di 10 caratteri o più di lunghezza utilizzando lettere maiuscole e minuscole, numeri e caratteri speciali."
Per proteggere fisicamente i dispositivi, Albiero consigliava serrature per cavi per laptop se si dovesse mai uscire. "Se sei in un bar e bevi caffè, devi andare in bagno, è troppo allettante lasciare il tuo laptop da solo 'solo per un minuto." "
Ancora, per le misure di sicurezza essere efficaci e gestire meglio i dipendenti del telelavoro, gli esperti dicono che le aziende dovrebbero rendere le problematiche legate alla sicurezza parte del processo di formazione.
"Come parte dell'addestramento all'addestramento di un dipendente, dovrebbe essere istruito sui motivi per non utilizzare le apparecchiature da ufficio a luoghi pubblici se non c'è il Wi-Fi non protetto ", ha detto Pratt. Ha anche consigliato alle aziende di insegnare ai dipendenti del telelavoro come utilizzare correttamente gli strumenti di sicurezza per assicurarsi che vengano gestiti correttamente (ad esempio, i telelavoratori dovrebbero essere istruiti su come e perché dovrebbero avviare il loro client VPN prima di aprire un browser). Inoltre, Pratt ha detto che i dipendenti dovrebbero essere addestrati per essere consapevoli di ciò che li circonda al fine di prevenire il furto totale. "Anche per un momento e persino in un luogo che si pensa sia sicuro, un dispositivo può essere rubato."
Phillips ha affermato che le aziende dovrebbero anche istruire i dipendenti sulle procedure di sicurezza, come il backup dei file e le migliori pratiche di prevenzione della perdita dei dati. Inoltre, quando si tratta delle regole e dei regolamenti del telelavoro, sia i dipendenti che l'IT dovrebbero trovarsi sulla stessa pagina. "La tua organizzazione deve avere un protocollo conosciuto che sia pienamente compreso sia dal tuo team di gestione, sia dal dipendente del telelavoro."
Ha aggiunto: "Rendilo un punto risorse umane per sviluppare e attuare un programma di formazione specifico per le forze di telecomunicazione, in particolare per quanto riguarda le normative sulla conformità e i requisiti del business.Non consentire ai dipendenti di mettere inconsapevolmente l'azienda in una situazione di conformità delicata."
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