Scelta di un sistema telefonico aziendale: una guida per l'acquirente

Se stai cercando un nuovo sistema telefonico aziendale nel 2018, ci sono diverse domande a cui devi rispondere per prima.

1. Avete bisogno di un sistema telefonico completo che includa i telefoni fisici dell'ufficio, oppure la vostra azienda potrebbe cavarsela con un servizio di telefonia virtuale che si basa su dispositivi mobili invece dei tradizionali telefoni per ufficio?

2. Se hai bisogno di telefoni da ufficio, che tipo di servizio vuoi? È necessario scegliere tra un tradizionale servizio telefonico fisso, fornito da una compagnia telefonica locale o regionale, e un sistema VoIP (Voice over Internet Protocol), che viene eseguito su Internet ed è offerto da una moltitudine di provider.

3. Se scegli il VoIP, vuoi ospitare il sistema nella tua azienda (locale) o farlo ospitare dal tuo fornitore di servizi (basato sul cloud)?

Ti aiuteremo a rispondere a queste domande, ma se già conosci Di cosa hai bisogno e vuoi solo vedere i nostri consigli per i migliori sistemi telefonici aziendali, visita la nostra pagina delle migliori scelte.

Nota del redattore : Cerchi informazioni sui sistemi telefonici aziendali? Utilizza il questionario qui sotto e i nostri partner commerciali ti contatteranno per fornirti le informazioni di cui hai bisogno.

Se non sei ancora sicuro, continua a leggere. Ti spiegheremo i pro e contro questi tipi di sistemi telefonici:

• Sistemi di telefoni virtuali
• Linea telefonica
• VoIP
• Sistemi cloud e locali

Sistemi di telefoni virtuali

• Virtual i sistemi telefonici funzionano collegando un numero di telefono aziendale principale ai lavoratori remoti tramite i loro telefoni cellulari o domestici.
• Questi tipi di sistemi funzionano come una vasta soluzione di inoltro di chiamata, in cui le chiamate vengono trasferite al telefono designato di ciascun dipendente (cella o casa) quando un cliente o un cliente chiama un numero aziendale principale.
• Questi sistemi includono una varietà di funzioni, come receptionist, segreteria telefonica, inoltro chiamate, screening chiamate e fax online.

Pro: Questo tipo di servizio consente alle aziende con dipendenti che lavorano in sedi diverse dall'ufficio dell'azienda di presentare un volto professionale in ogni momento. Offre inoltre ai lavoratori in remoto l'accesso a una varietà di funzioni del sistema telefonico che i telefoni cellulari e i telefoni di casa non offrono.

Contro: I sistemi virtuali non sono sistemi telefonici a tutti gli effetti. Le tue chiamate vengono ancora elaborate sulla tua rete di telefonia mobile o domestica. Ciò significa che ti verrà addebitato il costo della chiamata sul sistema virtuale e utilizzerai i minuti del telefono o del telefono di casa.

Ideale per: Aziende con un folto gruppo di lavoratori remoti o aziende con un unico proprietario.

Tradizionale sistemi di rete fissa

• I telefoni fissi in questo caso sono sistemi telefonici tradizionali, generalmente supportati da una compagnia telefonica locale o regionale.
• I telefoni fissi, noti anche come reti telefoniche pubbliche commutate (PSTN), sono sistemi analogici che funzionano tramite la compagnia telefonica tradizionale cablaggio in rame.
• Per eseguire un servizio di rete fissa, è necessario l'hardware PBX locale (scambio di sportelli privati). Questo è l'hardware utilizzato per creare più estensioni e consentire funzionalità del sistema telefonico, come il trasferimento delle chiamate e le directory delle chiamate.
• Alcuni sistemi di rete fissa oggi sono considerati ibridi con i sistemi VoIP. Esiste una linea telefonica tradizionale che si collega alla rete dati di un'azienda. La rete di dati all'interno dell'azienda viene quindi utilizzata per connettere ogni singolo telefono.
• Molti sistemi di rete fissa vengono eliminati dai fornitori di sistemi telefonici.

Pro: I sistemi di rete fissa sono una soluzione affidabile e collaudata che molti

Contro: La maggior parte dei fornitori di sistemi telefonici si sta allontanando dalla rete fissa, rendendoli più difficili non solo da acquistare ma da riparare in caso di rottura.

Ideale per: Grandi aziende che avere il budget da pagare per loro e uno staff IT interno per gestirli e mantenerli. Necessario per le aziende senza accesso a Internet ad alta velocità.

Sistemi telefonici VoIP

• Invece dei cavi in ​​rame che impiegano i telefoni fissi, i sistemi telefonici VoIP utilizzano la stessa connessione Internet già utilizzata da un'azienda.
• I sistemi VoIP forniscono funzionalità che in precedenza solo le grandi aziende utilizzavano costosi hardware PBX. accesso a, ad esempio assistenti automatici, code di chiamata e integrazione del computer che consente di inviare messaggi vocali a caselle di posta elettronica e computer per essere trasformati in softphone.
• I sistemi VoIP consentono ai lavoratori remoti di accedere al sistema telefonico aziendale dai propri dispositivi mobili.

Pro: I sistemi VoIP forniscono un sofisticato sistema telefonico completo di tutti i campanelli e i fischietti. Questi sistemi sono facili da configurare e configurare e notevolmente più economici rispetto ai sistemi di rete fissa.

Contro: Questi sistemi si basano sulla tua connessione Internet. Quindi, se ti trovi in ​​una comunità con un servizio Internet macchiato, questo tipo di sistema telefonico non funzionerebbe per te.

Ideale per: Piccole aziende che desiderano la funzionalità di un sofisticato sistema telefonico a un prezzo ragionevole, e le aziende che desiderano che i dipendenti remoti abbiano accesso al sistema telefonico.

Se decidi che un sistema VoIP soddisfa le tue esigenze, ora hai un'altra decisione da prendere. Mentre tutti i sistemi di rete fissa richiedono l'alloggiamento delle apparecchiature necessarie all'interno dell'azienda, i sistemi VoIP ti offrono la possibilità di acquistare le tue attrezzature in modo definitivo e autonomo, oppure di noleggiare l'attrezzatura dal tuo fornitore di servizi e farla ospitare dal provider nel cloud.

Sistemi VoIP locali

• Con i sistemi locali, tutta l'apparecchiatura, che include l'hardware PBX per mantenere in funzione il sistema telefonico, è ospitata all'interno dell'azienda.
• I sistemi locali richiedono un grande capitale spesa, poiché acquisti in anticipo l'attrezzatura.
• Mentre paghi una tantum per l'hardware con un sistema self-hosted, paghi le tasse mensili per il tuo trunking SIP, o circuito PRI, che è ciò che consente le chiamate a
• Il personale IT è responsabile della gestione delle operazioni di manutenzione, riparazione e aggiornamento del sistema.

Pro: Hai sempre il controllo del tuo servizio. Stai facendo affidamento su te stesso per assicurarti che sia attivo e funzionante e configurato come preferisci.

Contro: C'è un costo iniziale significativo, dal momento che devi acquistare tutta l'attrezzatura. Inoltre, hai bisogno di qualcuno dello staff in grado di fornire assistenza e manutenzione del sistema.

Cosa dicono gli esperti: "Molti dei nostri clienti più grandi con necessità di alta disponibilità, alta sicurezza e personalizzazione finiscono con i locali [ sistemi], "Beth English, fondatrice della società di consulenza di comunicazione EE & Associates e attuale presidente del consiglio della Società di consulenti in tecnologia delle comunicazioni internazionali, ha dichiarato a Mobby Business. "Alcuni grandi clienti a livello aziendale scelgono spesso la soluzione basata sui locali perché potrebbero avere lo staff per supportarlo, hanno bisogno di molta personalizzazione, o sono molto preoccupati per la privacy."

Ideale per: Aziende che non si sentono a proprio agio nell'utilizzare il cloud e vogliono il controllo totale sul proprio sistema e l'accesso alle apparecchiature in ogni momento. Ottimo anche per le aziende con un team IT interno in grado di configurare e gestire un sistema VoIP. Inoltre, i sistemi locali sono più adatti per le aziende con requisiti normativi o di conformità che possono essere difficili da soddisfare nel cloud.

Sistemi VoIP basati su cloud

• Con i sistemi basati su cloud, non vi è alcuna manutenzione o hardware altro di telefoni di cui preoccuparsi. Il fornitore di servizi ospita, mantiene e aggiorna tutta la tecnologia PBX per te.
• Il cloud consente alle aziende in crescita di aggiungere facilmente nuove linee e offre un accesso rapido alle nuove funzionalità.
• Le aziende pagano in genere una tariffa mensile per base utente.

Pro: Non è disponibile l'hardware PBX o il servizio dial-tone per l'acquisto e la manutenzione. Il tuo fornitore si prenderà cura di te per te. Puoi configurare e configurare il sistema per la tua azienda, tutto dal tuo computer.

Contro: Non hai il controllo dell'hardware. Se il sistema si interrompe, è necessario affidarsi al proprio provider per risolverlo il più rapidamente possibile.

Cosa dicono gli esperti: "Se un'azienda non ha un grande staff e non ha nessuno che gestisca il suo sistema, è un'opzione davvero buona per andare con un'opzione ospitata", ha detto l'inglese. "[Le soluzioni telefoniche basate su cloud] eliminano il fastidio di dover mantenere il proprio sistema telefonico."

Ideale per: Crescere le aziende con un budget fisso che non dispone di personale IT per operare e mantenere Hardware PBX. Ottimo anche per le aziende che desiderano accedere rapidamente alle nuove funzionalità del sistema telefonico o avere più sedi e desiderano il proprio sistema su un'unica piattaforma.

Ora che conosci le basi, potresti essere pronto a prendere alcune decisioni. In tal caso, consulta le nostre migliori scelte per i sistemi di telefonia aziendale.

Domande frequenti sul sistema telefonico aziendale

Non sei ancora sicuro se hai bisogno di un sistema telefonico aziendale o se il VoIP è adatto a te? Nessun problema. Ecco alcune domande e risposte che possono aiutarti a prendere una decisione.

Q: Ho bisogno di un sistema telefonico?

A: La risposta semplice è sì. Dato che gran parte del successo di un'azienda dipende da come si presenta, tutte le aziende traggono vantaggio da una sorta di sistema telefonico aziendale.

"Riteniamo che indipendentemente dalle dimensioni o dal tipo, ogni azienda dovrebbe disporre degli strumenti e delle soluzioni necessarie per presentare se stessi in maniera professionale massimizzando al contempo la loro capacità di lavorare in modo efficiente e rimanere in contatto con clienti e colleghi ", ha affermato Jim Gustke, vicepresidente marketing di Ooma, fornitore di sistemi telefonici aziendali.

D: I miei dipendenti non possono e uso i nostri telefoni cellulari solo per scopi commerciali?

A: È sicuramente possibile se si desidera investire in un sistema telefonico virtuale. L'utilizzo di un sistema di telefonia virtuale consente di utilizzare il dispositivo mobile mentre presenta ancora un'immagine professionale.

Gustke ha tuttavia affermato che non consiglierebbe l'utilizzo di dispositivi mobili senza un sistema virtuale. "Anche se può essere intuitivo, i piani di telefonia mobile non sono semplicemente impostati per offrire le stesse funzionalità di business offerte dai sistemi di business phone appositamente progettati, ad esempio i telefoni cellulari non possono offrire un centralinista virtuale per rispondere alle chiamate e connettere rapidamente e facilmente i clienti con i contatti aziendali appropriati o fornire informazioni aziendali importanti come ore e indicazioni. "

D: Ho sempre avuto un sistema di rete fissa tradizionale. Sarò in svantaggio se continuerò a utilizzare questo tipo di sistema in futuro?

A: Il problema con i sistemi di rete fissa non è la loro funzionalità. Funzionano ancora a un livello elevato. Il problema più grande che incontrerai con i tradizionali sistemi di telefonia fissa è che non verranno più costruite nuove opzioni.

Melissa Swartz, fondatrice della società di consulenza per le telecomunicazioni Swartz Consulting, ha detto che l'industria si è allontanata dalla tecnologia di multiplazione a divisione di tempo utilizzato nei tradizionali sistemi di rete fissa, che ha portato alla fine della ricerca e dello sviluppo di questi tipi di sistemi.

"Non sono previsti ulteriori miglioramenti", ha affermato Swartz. "Il settore sta concentrando le risorse di ricerca e sviluppo su VoIP, comunicazioni unificate e architetture cloud."

Inoltre, ha affermato, non sono disponibili aggiornamenti software. Ciò significa che non avrai accesso a molte nuove funzionalità e funzionalità.

Infine, la competenza tecnica su questi tipi di sistemi legacy sta scomparendo, secondo Swartz.

"Le parti sono ancora in gran parte disponibili, ma diventerà sempre più difficile ottenere ", ha detto.

Q: Come faccio a sapere quale sistema telefonico e provider sono adatti alla mia attività?

A: La decisione dipende in realtà dalle risorse disponibili. È necessario prendere in considerazione il budget, se si è un'azienda in crescita, se si dispone di un personale IT in grado di gestire e mantenere un sistema telefonico interno e se si ha accesso a una connessione Internet ad alta velocità.

Quando si Sta scegliendo un fornitore di servizi telefonici, Swartz ha detto che è importante cercarne uno che offra molto più degli strumenti e delle funzionalità che desideri in un sistema telefonico. Ha detto che desidera un fornitore che abbia competenza tecnica, tempo e risorse per fornire il livello di supporto richiesto dalla tua attività.

"Non sottovalutare l'importanza del partner di supporto nella tua decisione - assicurati che la loro cultura aziendale sia compatibile con la tua", ha detto Swartz.

Q: Con i sistemi cloud, c'è solo una tariffa mensile, o ci sono altri costi Dovrei essere a conoscenza di?

A: Swartz ha detto che ci possono essere dei costi iniziali con i sistemi telefonici ospitati nel cloud. "In genere, devi ancora pagare i telefoni e i gateway che risiedono su una postazione [s], in modo da non evitare totalmente i costi iniziali a meno che il provider non ti" affidi "i telefoni."

Inoltre, alcuni I provider applicano tariffe di installazione e formazione.

D: Con un sistema ospitato su cloud, sto condividendo un server con altre aziende o c'è un server solo per la mia azienda?

A: Molti sistemi di telefonia cloud i provider offrono alle aziende la possibilità di utilizzare un server condiviso o di pagare un extra per il proprio server dedicato.

L'inglese dice che scegliere un server dedicato o condiviso dipende se si desidera che il sistema sia dedicato esclusivamente a te o se lo si vuole acquistare come un servizio sulla stessa piattaforma che il provider offre a tutti gli altri.

"Questa è una buona opzione per qualcuno che non ha molti requisiti speciali o ha bisogno di molta personalizzazione", ha affermato l'inglese sui server condivisi. "Se sei una grande [organizzazione] con esigenze complesse, questa non sarà una buona opzione."

D: La connessione su un sistema VoIP è valida come su rete fissa?

A: Mentre alcuni utenti potrebbero essere preoccupati della qualità di un sistema VoIP e di come suona, la tecnologia è arrivata così lontano che è quasi impossibile capire la differenza tra chiamate su rete fissa e su Internet.

"È altamente comparabile, se non addirittura meglio ", ha dichiarato David Lee, vice presidente dei prodotti della piattaforma per RingCentral, delle connessioni VoIP. "Molte compagnie aeree sono passate ai sistemi basati su VoIP e la maggior parte delle persone non può dire la differenza."

Tuttavia, per assicurarsi che la qualità delle chiamate rimanga chiara e forte, le aziende devono essere diligenti su come hanno impostato il loro rete dati, secondo l'inglese.

"È necessario mettere da parte una certa quantità di larghezza di banda per garantire che quella chiamata abbia qualità, e la chiamata vocale deve avere la priorità sull'altro traffico", ha detto l'inglese.

Q : Quali tipi di funzionalità sono disponibili in un sistema telefonico VoIP?

A: Mentre i sistemi telefonici ricchi di funzionalità erano precedentemente utilizzati solo dalle grandi aziende, le opzioni VoIP di oggi offrono alle piccole imprese gli stessi vantaggi. Ecco alcune delle funzionalità che possono essere più vantaggiose:

• Segreteria telefonica
• Segreteria telefonica a e-mail
• Segreteria telefonica a testo
• Trascrizione casella vocale
• Trasferimento chiamate
• Registrazione chiamate
• Code di chiamate
• L'opzione di numeri locali e verdi
• Risposta vocale interattiva
• Messaggistica istantanea interoffice
• Chiamate in conferenza
• Supervisori automatici
• Composizione interno
• Gruppi suoneria
• Assistenza alla rubrica
• Trasferimento di chiamata
• Internet fax
• Rapporto chiamate
• Monitoraggio chiamate
• Notifiche chiamate perse
• Videoconferenza
• Riunioni online
• Messaggistica istantanea
• Integrazioni con programmi popolari , come Microsoft Outlook, Salesforce e i servizi di Google

D: I dipendenti remoti possono accedere a un sistema telefonico aziendale?

A: La tecnologia VoIP offre ai dipendenti la libertà di prendere e effettuare chiamate di lavoro da qualsiasi luogo, senza necessità per un cellulare dedicato al business. I sistemi Business VoIP offrono applicazioni per smartphone e funzionalità di mobilità che offrono ai dipendenti tutte le funzionalità dei loro telefoni fissi sempre e ovunque.

D: Perché dovrei preoccuparmi se i miei dipendenti possono accedere al sistema telefonico quando sono fuori ufficio?

A: Le funzionalità di mobilità aiutano i datori di lavoro a dimostrare che i loro dipendenti sono sempre presenti per soddisfare le esigenze dei loro clienti. Mentre in precedenza i dipendenti potevano usare i loro telefoni cellulari personali solo per parlare con i clienti quando erano lontani dalle loro scrivanie, gli strumenti di mobilità del sistema telefonico aziendale consentono ai lavoratori di essere raggiunti senza fornire i loro numeri privati ​​quando vogliono essere contattati fuori dall'ufficio, Lee ha spiegato.

"Ti permette di rappresentare te stesso con la tua identità aziendale", ha detto.

D: Se la mia azienda ha più sedi, è importante se ho un sistema locale o un sistema basato su cloud?

A: Sebbene sia i sistemi locali che quelli ospitati possano supportare organizzazioni con più sedi, l'utilizzo di una soluzione ospitata può semplificare le cose, ha detto l'inglese. "Se hai molti siti distribuiti e hai bisogno di parlare insieme, è un modo per standardizzarli e consolidarli su un'unica piattaforma."

Ora che conosci i tipi di sistemi telefonici disponibili e ciò che ognuno offre, tu bisogno di determinare quale fornitore è meglio per voi. Per restringere le tue scelte, ti invitiamo a verificare le nostre migliori scelte per vari tipi di attività commerciali, nonché la nostra lista completa di fornitori se i nostri suggerimenti non corrispondono alle tue esigenze.

Una carrellata delle nostre migliori scelte, il nostro ragionamento per scegliere ognuno di essi e il nostro elenco completo di provider per i sistemi di telefonia aziendale può essere trovato qui.

Pronto a scegliere un sistema telefonico aziendale? Ecco una ripartizione della nostra copertura completa:

• I migliori sistemi telefonici aziendali 2018
• Miglior servizio telefonico
• Ideale per piccole imprese
• Ideale per piccoli uffici
• Miglior sistema telefonico virtuale
• Il meglio per le chiamate Centri

Nota del redattore: alla ricerca di informazioni sui sistemi telefonici aziendali? Usa il questionario qui sotto e i nostri partner commerciali ti contatteranno per fornirti le informazioni di cui hai bisogno.

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