Guida ai contratti di collocamento e al collocamento dei dipendenti

Come proprietario di una piccola azienda, è facile finire affogando nelle attività amministrative. Parte di ciò che ha reso la tua piccola impresa così di successo - la tua capacità di indossare cappelli multipli - può finire per diventare controproducente, prosciugandoti del tempo e delle risorse preziose di cui hai bisogno per concentrarti sul mantenimento delle operazioni.

Dal libro paga alla conformità fiscale, se stai iniziando un'impresa o sei al timone di un'organizzazione in crescita, ci sono alcune cose che semplicemente non avrai il tempo di occuparti di. Le organizzazioni professionali dei datori di lavoro (PEO) forniscono un modello unico di collaborazione che garantisce alle piccole imprese accesso a benefici a livello di Fortune 500, politiche e pratiche standardizzate per le risorse umane, supporto alla gestione del rischio e copertura retributiva dei lavoratori, oltre a una vasta libreria di risorse di formazione per educare dipendenti e partner su una serie di argomenti.

Più di 150.000 piccole imprese utilizzano le organizzazioni della pubblica amministrazione per ottenere l'accesso ai vantaggi e alle strutture delle risorse umane aziendali. È un settore che è cresciuto considerevolmente negli ultimi decenni e, solo negli Stati Uniti, più di 800 PEO servono le piccole imprese ovunque.

Un PEO differisce dalle società di outsourcing delle risorse umane o dalle organizzazioni di servizi amministrativi a causa del modello di collaborazione. Questo modello consente a un PEO di "possedere" centinaia di migliaia di dipendenti in migliaia di aziende negli Stati Uniti, riducendo i costi dell'assicurazione sanitaria e rendendo la standardizzazione delle risorse umane un processo facile. Se un PEO è giusto per la tua azienda dipende in gran parte dalle tue esigenze. La nostra guida all'acquisto ti aiuterà a determinare se un PEO è giusto per te e ti fornirà alcune buone domande e concetti da tenere a mente durante la tua ricerca.

Prima di immergerti nei PEO, i servizi che offrono e ciò che è meglio per la tua azienda, prendi in considerazione rivedere alcune rispettabili PEO nel tuo stato sul sito web dell'Associazione nazionale delle organizzazioni professionali dei datori di lavoro. Questo sito fornisce risorse per i proprietari di piccole imprese che desiderano saperne di più sui PEO. Fornisce anche un cercatore PEO, quindi puoi cercare società diverse, verificare le loro credenziali e compilare una lista di aziende che ti interessa contattare.

Nota del redattore: Cerchi informazioni sui PEO? Utilizza il questionario qui sotto, ei nostri partner commerciali ti contatteranno per fornirti le informazioni di cui hai bisogno:

Cos'è un PEO?

Un PEO offre alle piccole e medie imprese una gamma di servizi per le risorse umane. Ecco un breve elenco dei tipi di servizi offerti da un PEO:

1. Gestione delle risorse umane
2. Amministrazione dei benefici
3. Piani assicurativi
4. Sezione 125 piani
5. Gestione e elaborazione salari
6. Assicurazione di disoccupazione di Stato
7. Piani pensionistici 401 (k)
8. COBRA
9. Compensazione lavoratori
10. Programmi di sicurezza (conformità OSHA)
11. Formazione e sviluppo
12. Supporto reclutamento e outplacement
13. Conformità governativa
14. Conformità fiscale

Le piccole imprese hanno accesso a tutti questi servizi oa una selezione di servizi in base alle esigenze dell'azienda. La struttura del servizio PEO varia a seconda dell'azienda e ci sono diversi tipi di strutture di costo e opzioni di piano tra cui scegliere. In generale, i PEO addebitano alle imprese una tariffa forfettaria per dipendente o prendono una percentuale del totale delle buste paga per finanziare i loro servizi. Questo è, naturalmente, oltre ai costi forniti da te e dai tuoi dipendenti per l'amministrazione dei sussidi.

Un'altra cosa generale da tenere a mente sui PEO è la struttura della loro organizzazione. Mentre cerchi un PEO, scegline uno che offra un intero team di esperti per gestire le tue risorse umane, i salari, i benefici e le esigenze di rischio. Questo garantisce che riceverai supporto individuale quando ne hai bisogno e puoi lavorare con l'azienda per assicurarti di ottenere il massimo dal tuo servizio.

Pro e contro di un PEO

Mentre il modello PEO è un'opzione unica per le piccole imprese alla ricerca di servizi generalmente offerti solo da aziende più grandi, non è privo di insidie. Se ti istruisci su argomenti PEO comuni, dovresti essere in grado di trovare l'organizzazione giusta con il minimo vantaggio per la tua azienda.

Pro

1. Meno compiti amministrativi: Se ti alleni con un PEO, poi tutto il ronzio -queste attività aziendali legate alla tua attività saranno fuori dalle tue mani. L'idea è che questo ti offra più tempo per concentrarti sulle operazioni quotidiane della tua azienda.
2. Miglioramenti: Il modello PEO offre alle piccole imprese l'opportunità di iscriversi ai benefici che sono disponibili solo alle grandi società. Ciò significa che i dipendenti avranno spesso accesso a piani sanitari a costi inferiori rispetto a quelli direttamente con le compagnie assicurative. Ciò significa migliore copertura sanitaria, pensionistica e di compensazione dei lavoratori per la tua azienda e i suoi dipendenti.
3. Conformità legale: I PEO hanno professionisti qualificati il ​​cui compito è garantire che la tua azienda rispetti le normative statali e federali. Ciò include strutture fiscali, modifiche alla legge sulle risorse umane, conformità alla sicurezza dei lavoratori e altri fattori di conformità al rischio.
4. Acquisizione di talenti: Con vantaggi migliori e politiche HR più forti, dovresti essere in grado di attrarre i migliori talenti nel tuo settore. Se hai bisogno di aiuto per assumere qualcuno, far parte di un dipendente o addirittura licenziare un dipendente, i servizi PEO possono aiutarti. Forniscono anche altre risorse per pubblicare le offerte di lavoro online e gestire il processo di intervista.
5. Protezione legale: La maggior parte dei PEO fornisce protezione civile e assicurazione di responsabilità lavorativa nel caso in cui un ex dipendente citi l'azienda per discriminazione o risoluzione abusiva. Quando ti iscrivi con un PEO, collaborerai con una grande azienda che può aiutarti a fornire risorse in una battaglia legale.

Contro

1. Responsabilità di arrendersi: Se sei un piccolo imprenditore a cui piace avere il suo o le sue mani in ogni parte della compagnia, la partnership con un PEO potrebbe essere un duro aggiustamento. I PEO sono organizzati per sollevare dalle spalle il peso della tua attività, quindi tieni presente dove ti troverai e non sarà necessario una volta portato a bordo un PEO.
2. Modifiche dell'assicurazione sanitaria: Mentre sarai avere accesso a migliori benefici per la salute, tu e la tua piccola impresa siete alla mercé delle scelte del PEO. A seconda dello stato in cui ti trovi, il tuo assicuratore potrebbe cambiare durante il tuo contratto con un PEO. Le aziende saranno sempre alla ricerca delle migliori offerte.
3. Impersonali : la speranza è che il PEO che utilizzi tratti la tua azienda e i dipendenti come se fossero i suoi. Mentre questo è grandioso in teoria, le PEO sono ancora aziende molto grandi che servono migliaia di piccole imprese. È possibile che i tuoi affari e i suoi lavoratori potrebbero essere persi nello shuffle ad un certo punto. Mentre cerchi un PEO, cerca di capire il loro livello di impegno e valuta quanto saranno presenti nel fornirti i servizi. Ricorda che di solito puoi cancellare i tuoi servizi se fornisci la comunicazione giusta.
4. Impostazione e transizione : quando inserisci un PEO, alcune operazioni aziendali cambieranno. Ciò significa che potrebbe essere necessario tempo per te e i tuoi dipendenti per adattarsi a nuovi metodi e processi.

Che cosa cercare in un PEO

Ci sono molti PEO là fuori. Se pensi che la tua azienda abbia bisogno di un servizio PEO, preparati a fare i compiti. È importante stabilire prima le proprie esigenze come business in modo da avere un'idea di ciò che si desidera una volta che si inizia a parlare con società diverse.

Considerare alcuni grandi giocatori, ma anche guardare in modo regionale - solo perché un PEO non è un'organizzazione nazionale non significa che non possa fornirti i servizi di cui hai bisogno. Un buon punto di partenza è il sito web NAPEO dove è possibile cercare PEO per stato e visualizzare il loro accreditamento.

Se lo hai già fatto e stai considerando una serie di aziende, ecco alcune domande e idee da tenere a mente mentre monti la tua ricerca.

• L'industria PEO è accreditata? Esistono due tipi principali di accreditamento che dimostrano che il PEO ha una buona posizione finanziaria e dispone delle risorse per offrirti un buon servizio: certificazione IRS e accreditamento ESAC.
• Man mano che la tua attività cresce, il PEO sarà in grado di crescere con te? Quali tipi di servizi puoi aggiungere man mano che cresci?
• Qual è la struttura del contratto e la politica di cancellazione? È richiesto un contratto a lungo termine?
• Il PEO dispone di una squadra formata per conoscere le leggi federali, statali e locali sul lavoro?
• Che tipo di accesso degli utenti offre il PEO? Esiste un portale paghe online o un'app mobile?
• Che aspetto ha la struttura complessiva dei costi?
• Come possono i servizi su misura PEO soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda?
• Che tipo di servizio clienti offrono? Avrai accesso personale a un team di professionisti qualificati? C'è una linea di supporto IT che puoi chiamare in caso di problemi tecnici in una situazione post-orario di lavoro?
• Che tipo di supporto offrono? Alcune aziende offrono la chat live e le pagine delle domande frequenti oltre all'assistenza via e-mail e telefono. La tua azienda avrebbe bisogno di quelle vie di supporto?
• I PEO hanno referenze positive? Combinare le recensioni online e parlare con altri proprietari di attività può aiutarti a capire se il PEO pratica ciò che predica il suo team di vendita.

Considerando tutte le tue opzioni, fai del tuo meglio per ottenere informazioni di vendita soffici e nei fatti di ciascuna servizio. Se un'organizzazione è accreditata dall'ESAC e dall'IRS, e ha buone recensioni dei clienti, questo di solito significa che è un buon punto di partenza.

Domande frequenti PEO

Non è ancora chiaro su cosa fanno le PEO? Ecco alcune domande frequenti sui processi e le operazioni di un PEO.

Q. Le PEO sono generalmente utilizzate dalle piccole imprese?

A. Sì, i servizi PEO sono rivolti a organizzazioni più piccole che non dispongono di personale dedicato alle risorse umane. La società media NAPEO ha 19 dipendenti. Esiste anche un'ampia varietà di tipi di business che utilizzano i servizi PEO. Il NAPEO riferisce che le imprese, dai piccoli produttori alle aziende high-tech, utilizzano i servizi PEO. Inoltre, un ampio numero di professioni - tra cui medici, rivenditori, meccanici, ingegneri e idraulici - utilizzano i servizi PEO.

Q. Qual è la differenza tra l'utilizzo di un servizio PEO e semplicemente l'outsourcing dei servizi HR?

A. La più grande differenza è il modello di collaborazione. Quando esternalizzi i servizi per le risorse umane, non esiste un accordo di collaborazione. Quindi, anche se stai assumendo un servizio per gestire alcune o tutte le tue esigenze di risorse umane, sei comunque responsabile e responsabile per tutto il lavoro della società di outsourcing. Esistono vantaggi e svantaggi intrinseci al modello di collaborazione. Una cosa da tenere a mente è che nonostante il termine "collaborazione", non stai perdendo il controllo dei tuoi dipendenti. Invece, sono appena riorganizzati sotto l'ombrello della società PEO per scopi legali.

Q. Come funziona il contratto di collaborazione?

A. La collaborazione, indicata anche come leasing dei dipendenti, consente alle piccole imprese di mantenere il controllo quotidiano dei dipendenti. Tuttavia, l'UPE diventa il datore di lavoro ai fini fiscali ed è responsabile di tutte le attività relative alle risorse umane, quali il pagamento dei dipendenti e la fornitura dei benefici. Hai ancora il controllo dei dipendenti da un punto di vista retributivo, orario di lavoro e gestione. Il PEO assumerebbe la responsabilità sui problemi di benefici e conformità.

Q. Quale tipo di responsabilità incombe al fornitore PEO per conto dei suoi clienti di piccole imprese?

A. I servizi PEO si assumono tutte le responsabilità in relazione ai salari e alle imposte. Inoltre, le PEO condividono il rischio connesso all'occupazione di un'impresa. Ad esempio, la copertura da parte del datore di lavoro pratica l'assicurazione di responsabilità civile è spesso una parte dei servizi PEO.

Q. Perdi il controllo della tua attività utilizzando i servizi PEO?

A. No. Anche se lavorerai come partner con il tuo fornitore PEO, sarai comunque responsabile della tua azienda e di come viene gestita. I tuoi dipendenti sono sempre tuoi da dirigere. Il PEO è responsabile per i tuoi dipendenti dal punto di vista dei benefici.

D. Cosa significa se un PEO è accreditato?

A. L'Employer Services Assurance Corporation (ESAC) è un'organizzazione non-profit indipendente che è l'agenzia ufficiale di accreditamento del settore PEO. Un consiglio di amministrazione che comprende avvocati del settore PEO, CPA e direttori indipendenti che rappresentano più di 100 anni di esperienza normativa settoriale PEO integrata gestisce l'ESAC.

Il processo di accreditamento verifica la solvibilità finanziaria in corso di PEO e la conformità alle normative governative e agli standard del settore. L'accreditamento dei guadagni dimostra la stabilità finanziaria, la condotta etica degli affari e l'aderenza agli standard operativi e ai requisiti normativi di PEO.

Potete vedere quali PEO hanno ottenuto l'accreditamento visitando il sito Web ESAC. L'IRS inoltre certifica e accredita le organizzazioni pubbliche che hanno una buona situazione finanziaria.

Q. Avete qualche opzione per i piani di assicurazione sanitaria che offrite ai dipendenti? Oppure un PEO offre un solo piano?

A. La maggior parte dei PEO offre una varietà di piani che i loro clienti possono offrire ai dipendenti, tra cui PPO e opzioni altamente deducibili. Tuttavia, le tue opzioni saranno limitate a una o poche a seconda dello stato in cui ti trovi. La maggior parte dei PEO di solito utilizza alcuni assicuratori sanitari e richiede a tutti i clienti iscritti al proprio programma di assistenza sanitaria di utilizzare uno dei loro partner.

Conclusione

Queste sono le basi quando si tratta di cercare e analizzare un PEO per la tua azienda. Se sei interessato a saperne di più su organizzazioni specifiche, quali sono giuste per vari tipi di attività commerciali e quali servizi specifici PEO possono offrire alla tua attività, consulta le nostre migliori scelte per determinare se un PEO è giusto per te.

Pronto a scegliere una soluzione PEO? Ecco una ripartizione della nostra copertura completa:

• Le migliori organizzazioni professionali dei datori di lavoro 2018
• Guida ai PEO e al leasing dei dipendenti
• Miglior PEO per le piccole imprese
• Miglior PEO per le piccole imprese
• Miglior PEO per le startup
• Miglior PEO per aziende di medie dimensioni
• Miglior PEO per il servizio clienti

Nota del redattore: Alla ricerca di informazioni sui PEO? Usa il questionario qui sotto, ei nostri partner commerciali ti contatteranno per fornirti le informazioni di cui hai bisogno:

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