Dokmee Cloud Review: il miglior software di gestione documentale a basso costo

La nostra ricerca 2018 e l'analisi dei sistemi di gestione dei documenti ci portano a raccomandare nuovamente Dokmee Cloud come il miglior sistema di gestione documentale per le aziende con un budget. Abbiamo scelto Dokmee Cloud dalle dozzine dei sistemi di gestione dei documenti che abbiamo preso in considerazione. Per leggere la nostra metodologia completa e per un elenco più completo dei sistemi di gestione dei documenti, visita la nostra pagina di scelta migliore.

Perché Dokmee?

Dokmee Cloud è un sistema a basso costo da Office Gemini che può essere eseguito da qualsiasi computer o dispositivo mobile connesso a Internet. Il sistema basato su cloud ha cinque piani tariffari, compreso uno gratuito.

Costo

Le aziende con un budget saranno maggiormente attratte dal basso costo di Dokmee Cloud. Poiché non è disponibile alcun software da acquistare, si paga una tariffa mensile per il servizio anziché costi iniziali elevati.

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Ecco una ripartizione dei prezzi di Dokmee Cloud piani:

Piano 2 GB

• Libero
• Primo utente incluso
• Utente singolo
• Solo supporto email
• App mobile gratuita

10 GB Piano

• $ 29 al mese
• Primo utente incluso
• $ 15 per ogni utente aggiuntivo
• Supporto email
• App mobile gratuita

25 GB Piano

• $ 39 al mese
• Primo utente incluso
• $ 15 per ogni utente aggiuntivo
• Supporto email
• Mobile app

50 GB Piano

• $ 59 al mese
• Primo utente incluso
• $ 15 per ogni utente aggiuntivo
• Supporto email
• App mobile gratuita

100 GB Piano

• $ 99 al mese
• Primo utente incluso
• $ 15 per ogni utente aggiuntivo
• Supporto email
• App mobile gratuita

Ogni piano include tutte le funzionalità offerte da Dokmee Cloud. Anche il piano gratuito da 2 GB offre altrettante funzionalità quanto le opzioni più costose. Questo non è il caso della maggior parte degli altri sistemi che abbiamo considerato.

Ci piace che tu abbia diversi piani tra cui scegliere in base a quanto sei disposto a pagare. Mentre alcuni degli altri provider offrono una scelta di piani, pochi hanno questa varietà.

Facile da usare

Le piccole aziende rimarranno colpite dalla semplicità di utilizzo di questo sistema. Poiché è basato sul cloud, può essere installato e funzionante in pochi minuti. Non esiste alcun software da installare, mantenere o aggiornare, che può essere utile per le piccole imprese che non dispongono di personale IT.

Per garantire la protezione dei dati nel cloud, Dokmee ospita il proprio sistema in un centro dati sicuro con restrizioni accesso con keycard e monitoraggio video. Inoltre, per evitare che il sistema scenda, è presente un percorso elettrico a doppia distribuzione nel data center, un sistema di alimentazione ininterrotta con 24 ore di backup della batteria, un generatore di riserva in loco con interruttore automatico di trasferimento e stoccaggio del combustibile in loco. Tutti questi fail-safe possono darti un po 'più di sicurezza che i tuoi dati non saranno solo archiviati in modo sicuro ma anche accessibili quando ne avrai bisogno.

L'interfaccia del sistema è particolarmente attraente. La pagina iniziale è piena di riquadri dai colori vivaci per ogni sezione, come Cartelle / File, Ricerca, Scansione, Carica file, Posta in arrivo del flusso di lavoro e Rapporto di controllo. Questa configurazione è tra le più facili da navigare di tutti i sistemi di gestione dei documenti che abbiamo analizzato.

Per archiviare i documenti, Dokmee Cloud utilizza un tradizionale approccio cabinet-and-folder. Puoi creare tutti gli armadi e le cartelle che desideri all'interno di essi. Puoi archiviare i documenti caricando o trascinando i file dal tuo computer e scansionandoli direttamente nel sistema.

Per semplificare l'aggiunta di file, Dokmee Cloud si integra con Microsoft Office. Con questa integrazione, puoi salvare i file su cui stai lavorando in Word, Excel o Outlook in armadi e cartelle con un clic di un pulsante.

Anche la ricerca di file è semplice. Oltre a esplorare i cabinet e le cartelle per individuare i documenti, è possibile effettuare una ricerca avanzata che consente di trovare i file in base a diversi fattori, come il tipo di file, la data di inserimento nel sistema e parole chiave specifiche all'interno del contenuto.

Funzioni

Anche se si tratta di un sistema a basso costo, offre molte funzioni utili. Sebbene la soluzione basata su cloud non disponga di tutti gli strumenti inclusi nel sistema self-hosted di Dokmee, ha i più preziosi.

Uno dei maggiori vantaggi di questo sistema è che, poiché è basato sul cloud, è accessibile da qualsiasi computer con una connessione internet. Indipendentemente da dove ti trovi, avrai pieno accesso al sistema.

Puoi anche accedere al sistema dall'app mobile Dokmee, disponibile su dispositivi Android, iOS e Windows. Fornisce l'accesso a tutti i file e consente di aggiungere note ai documenti, visualizzare versioni precedenti e inviarli tramite e-mail. L'app Dokmee è tra le più impressionanti che abbiamo trovato durante la ricerca sui sistemi di gestione dei documenti.

Le restrizioni di sicurezza e il registro di controllo forniscono controlli rigorosi su chi ha accesso ai tuoi file. Per garantire che i dipendenti vedano solo i documenti che devono, è possibile impostare restrizioni per gli armadi a cui possono accedere. Inoltre, il registro di controllo conserva i registri dettagliati di quando i file vengono visualizzati e da chi, nonché quali modifiche hanno apportato.

È inoltre possibile modificare i documenti all'interno del sistema. È possibile apportare modifiche ai file, visualizzare versioni precedenti, unire file e tagliare, copiare e incollare file e cartelle. Questi strumenti eliminano la necessità di aprire i documenti in un programma separato quando è necessario apportare modifiche.

Altre funzionalità includono la possibilità di eseguire la scansione di documenti nel sistema nei formati PDF, TIFF o JPG; l'opzione di impostare i flussi di lavoro per tenere traccia dei progetti e dei compiti e andare avanti; e la possibilità di creare una cartella preferita per i documenti che usi regolarmente.

Servizio clienti

La nostra esperienza con il servizio clienti di Dokmee è stata positiva. Per ogni domanda, il rappresentante ha fornito risposte dettagliate che ci hanno lasciato una chiara comprensione di come funziona il sistema. Siamo rimasti soddisfatti del tempo impiegato dal rappresentante per rispondere alle nostre domande. A differenza di altri fornitori che cercavano di portarci fuori dal telefono, era chiaro che il rappresentante di Dokmee voleva assicurarsi di aver capito cosa offriva il sistema.

Dokmee fornisce anche aiuto sulla chat dal vivo, una funzionalità non tutti i suoi concorrenti offrire. Lo abbiamo testato facendo diverse domande in momenti diversi durante il giorno e ogni volta le nostre domande hanno risposto immediatamente. Nella nostra esperienza con altri provider che offrono chat dal vivo, le nostre domande a volte sono rimaste senza risposta, oppure ci è stato detto che nessuno era disponibile e inviare per posta elettronica la nostra richiesta.

L'assistenza clienti è disponibile via telefono, email o live chat tra le 8:00 e 11 pm CT dal lunedì al giovedì e dalle 8:00 alle 19:00 di venerdì. Pochissimi dei fornitori che abbiamo esaminato offrono assistenza a tarda notte.

Nel sistema è integrata anche una guida utente completa. Risolve domande su cose come come accedere e creare armadi di file, e come caricare file e creare flussi di lavoro.

Limitazioni

La più grande limitazione di Dokmee Cloud è che non ha tutti i campanelli e fischietti offerto non solo dai suoi concorrenti, ma anche dal proprio sistema locale. Alcune delle funzionalità che manca sono la possibilità di impostare restrizioni di accesso per cartella e file e di utilizzare uno strumento OCR. Inoltre, non si integra con programmi diversi da quelli di Microsoft Office.

Un altro svantaggio è che, a seconda del piano scelto, potrebbe non essere disponibile il supporto telefonico. Tuttavia, la mancanza di alcune funzionalità e supporto è il compromesso per un costo così basso. Se queste caratteristiche extra sono importanti per te, ti invitiamo a prendere in considerazione un altro sistema di gestione dei documenti. Tuttavia, se lo fai, preparati a spendere molto di più per questo.

Pronto a scegliere un sistema di gestione dei documenti? Ecco una ripartizione della nostra copertura completa:

• Sistemi di gestione dei documenti: Guida all'acquisto
• Miglior software e sistemi di gestione dei documenti 2018
• Miglior sistema di gestione documentale
• Miglior gestione dei documenti per le piccole imprese
• Miglior gestione dei documenti mobile

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