Che cos'è la gestione dei contratti?

La gestione dei contratti è il processo di gestione della creazione, esecuzione e analisi per massimizzare le prestazioni operative e finanziarie di un'organizzazione, il tutto riducendo il rischio finanziario. Le organizzazioni incontrano una pressione sempre crescente per ridurre i costi e migliorare le prestazioni dell'azienda. La gestione dei contratti si rivela essere un elemento di business molto dispendioso in termini di tempo, che facilita la necessità di un sistema di gestione dei contratti efficace e automatizzato.

I fondamenti della gestione dei contratti

Quando due aziende desiderano fare affari tra loro, un contratto specifica le attività intraprese da entrambe le organizzazioni e i termini attraverso i quali ciascuno adempierà le proprie parti dell'accordo. I contratti influenzano la redditività aziendale in modo molto ampio a causa dell'enfasi su entrate e spese. Quando un contratto è formulato male, un'organizzazione potrebbe perdere migliaia di dollari per un semplice tecnicismo a cui mancavano le risorse da identificare. Una gestione efficace dei contratti può alla fine creare un potente rapporto commerciale e aprire la strada a una maggiore redditività a lungo termine, ma solo se gestita correttamente.

Elementi di gestione dei contratti di successo

Non è sufficiente che un'organizzazione abbia professionisti in atto per gestire la gestione dei contratti. I dipendenti devono essere potenziati con la presenza di processi e compagni di software per soddisfare le crescenti esigenze di conformità e di analisi. Quando una strategia di gestione dei contratti viene implementata con successo, le organizzazioni possono aspettarsi di vedere:

• I benefici aziendali attesi e i rendimenti finanziari sono stati realizzati
• Il fornitore è cooperativo e reattivo alle esigenze dell'organizzazione
• L'organizzazione non incontra controversie contrattuali o sorprese
• La fornitura di servizi è soddisfacente per entrambe le parti

Attività che costituiscono una buona gestione del contratto

La fondazione per la gestione dei contratti si basa sulla realizzazione di attività post-aggiudicazione e upstream di successo. Durante la fase di pre-aggiudicazione, i dipendenti dovrebbero concentrarsi sul motivo per stabilire il contratto e se il fornitore può soddisfare i termini dell'accordo. È necessaria un'ulteriore considerazione per capire come funzionerà il contratto una volta assegnato. Evitare sorprese indesiderate richiede un'attenta ricerca e chiarezza di intenti nel contratto effettivo.

La gestione dei contratti richiede un livello di flessibilità per entrambe le parti coinvolte e una volontà di adattare i termini del contratto per riflettere eventuali circostanze mutevoli. I problemi sono inevitabili, il che significa che le organizzazioni devono essere preparate all'inaspettato ed essere in grado di adattare i termini del contratto quando necessario.

Le fasi della gestione dei contratti

I contratti svolgono un ruolo significativo nella crisi di fine trimestre e sono suddivisi in fasi per organizzare gli sforzi e strutturare il tipico processo contrattuale. Se eseguito manualmente, la creazione di un contratto può richiedere molto tempo. Il processo include i seguenti passaggi:

1. Richieste iniziali. Il processo di gestione del contratto inizia identificando contratti e documenti pertinenti a supporto dello scopo del contratto.
2. Contratti di licenza. La scrittura di un contratto a mano è un tempo -consumando attività, ma attraverso l'uso di sistemi di gestione dei contratti automatizzati il ​​processo può diventare abbastanza snello.
3. Negoziare il contratto Al termine della stesura del contratto, i dipendenti dovrebbero essere in grado di confrontare le versioni del contratto e annotare qualsiasi discrepanze per ridurre i tempi di negoziazione.
4. Approvazione del contratto. L'istanza in cui si verificano i colli di bottiglia è l'approvazione della direzione. Gli utenti possono combattere preventivamente questo problema creando workflow di approvazione personalizzati, tra cui approvazioni parallele e seriali per mantenere le decisioni in rapido movimento.
5. Esecuzione del contratto L'esecuzione del contratto consente agli utenti di controllare e abbreviare il processo di firma uso di eSignature e supporto fax.
6. Gestione delle obbligazioni. Ciò richiede una grande quantità di gestione dei progetti per garantire che i principali soggetti interessati soddisfino i risultati finali e che il valore del contratto non si deteriori durante le prime fasi di crescita.
7. Revisioni ed emendamenti Raccogliere tutti i documenti pertinenti alla stesura iniziale del contratto è un compito difficile. Quando vengono rilevati elementi trascurati, i sistemi devono essere in atto per modificare il contratto originale.
8. Controllo e reporting. La gestione dei contratti non implica semplicemente la stesura di un contratto e quindi lo spinge nello schedario senza un altro pensiero. Gli audit dei contratti sono importanti per determinare la conformità di entrambe le organizzazioni ai termini dell'accordo e qualsiasi possibile problema.
9. Rinnovo L'utilizzo di metodi manuali di gestione dei contratti può spesso portare a mancate opportunità di rinnovo e mancate entrate aziendali. Automatizzare il processo consente a un'organizzazione di identificare le opportunità di rinnovo e creare nuovi contratti.

Software di gestione dei contratti

Mentre la tradizione è normalmente quella di gestire i contratti manualmente attraverso cartelle e archivi di file CAB, la pratica è piena di inefficienze che possono solo sminuire dall'efficienza complessiva di un'organizzazione. L'integrazione con un servizio di gestione dei contratti automatizzato consente di liberare ore lavorative e automatizza innumerevoli processi associati alla gestione di un contratto, creando così più valore per un'azienda.

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