Come fare una fattura

Che tu sia Sei un appaltatore indipendente o un piccolo imprenditore specializzato nella vendita di servizi e attrezzature, è probabile che tu debba sapere come creare una fattura per delineare i servizi resi e i pagamenti dovuti. Le fatture agiscono come una forma di trasparenza aziendale e infondono un senso di fiducia nel compratore. Quando un'azienda che acquista regolarmente i servizi invia una fattura con una ripartizione delle attività eseguite e i costi associati, i consumatori possono essere certi riguardo a cosa vengono addebitati e come possono pagare il saldo.

Migliori pratiche di formattazione delle fatture

La formattazione di una fattura su un documento è semplice, proprio come una carta intestata aziendale. La struttura principale della fattura deve indicare chiaramente chi sta fatturando chi, come il destinatario può contattarti per domande o richieste di pagamento e come identificare questa bolletta dagli altri se fanno regolarmente affari con te.

Indicare lo scopo del documento

Specificare chiaramente che si tratta di una fattura per la raccolta di un saldo dovuto per i servizi resi. Per ottenere denaro il più rapidamente possibile, assicurati che il destinatario sappia che non è per la registrazione e richiede un pagamento immediato.

Informazioni sulla tua azienda

Inserisci il tuo logo e le informazioni sulla società in alto per indicare chiaramente chi sta inviando la fattura, insieme alle informazioni pertinenti necessarie per contattare l'utente nel caso in cui il destinatario abbia domande. Questo include numero di telefono, indirizzo del sito web, indirizzo fisico ed email.

Informazioni sull'acquirente

Specificare le informazioni di fatturazione dell'acquirente per indicare chi è tenuto a pagare l'importo della fattura.

Riferimento fattura

Includere ulteriore riferimento informazioni per il corretto monitoraggio delle bollette, come il numero di fattura e la data di fatturazione.

Importo della bolletta

Indicare l'intero importo della fattura, insieme a imposte e ulteriori informazioni sull'elemento pubblicitario.

Opzioni di pagamento

Raccontare compratori quali metodi possono usare per pagare i saldi in sospeso e se accetterete pagamenti parziali. Indicare quando è previsto il pagamento completo, ad esempio 30 giorni dopo la data di fatturazione originale.

Specificare il totale dei pagamenti e i termini

L'intero scopo della fattura è identificare il costo dei servizi e come il destinatario può pagare il saldo. Le fatture dovrebbero suddividere l'intero costo di una fattura in elementi pubblicitari, o i singoli servizi o acquisti di prodotti che costituiscono il costo finale. Ogni elemento pubblicitario indica il servizio eseguito o il prodotto acquistato e ne elenca il costo associato. Nella parte inferiore della fattura è indicato il totale dei pagamenti, che somma i costi di ogni singolo elemento pubblicitario insieme alle imposte.

Oltre a indicare il servizio reso e il costo associato, alcune fatture includono anche informazioni aggiuntive, come ad esempio i servizi di data sono stati eseguiti, le ore trascorse sul lavoro e il costo orario o per articolo che influenza il costo totale dell'elemento pubblicitario.

Se addebiti i servizi in base all'ora, indica la tariffa oraria e quindi moltiplicala rispetto al totale delle ore spese eseguire il servizio. La vendita di articoli funzionerebbe in modo simile, anche se con un costo per articolo.

Ad esempio, un'azienda di cura del prato fatturerebbe una proprietà commerciale per il costo della cura del prato in corso. Invece di indicare semplicemente la tariffa forfettaria di $ 250 per visita, avrebbero anche abbattere quel costo per indicare che la falciatura richiedeva otto ore di lavoro a $ 20 l'ora, per un totale di $ 200. Inoltre, cinque sterline di fertilizzante sono state applicate al prato a un costo di $ 10 per libbra per un totale di $ 50. Il totale finale è quindi pari a $ 250.

Le fatture includono anche una dichiarazione sopra o sotto il totale del pagamento che indica quali forme di pagamento sono accettabili. Identificare le forme di pagamento accettabili e fornire informazioni su come pagare per ciascun metodo. Alcune fatture includono una sezione rimovibile nella parte inferiore o superiore del documento in cui è possibile scrivere sulla carta i dati della carta di credito e rispediti al venditore per la ricarica.

Modelli di fatturazione

La creazione di una fattura da zero richiede molto tempo e potrebbe non sembrare il più professionale possibile. Piuttosto che creare la propria fattura, esistono molti modelli online per il download gratuito. Dopo aver ottenuto un modello, inserire i dati dove specificato per creare una fattura completa. Il sito Web di Microsoft Office contiene numerosi modelli di fattura gratuiti con una vasta gamma di layout e design per attrarre la maggior parte delle aziende. I modelli si possono trovare anche su Google Docs e Open Office.

Software di fatturazione

Se lavorare su un modello è ancora troppo dispendioso in termini di tempo o la tua azienda elabora numerose fatture in un dato giorno, il software di fatturazione e fatturazione si rivela più costoso e una soluzione efficiente nel tempo. Queste applicazioni creano fatture professionali in grandi quantità e consentono anche la fatturazione e-mail, la fatturazione automatica, i pagamenti parziali, le transazioni ricorrenti e l'elaborazione delle carte di credito. Il software che supporta ciascuna di queste funzionalità include BillQuick, kBilling e Quicken Home and Business.

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